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把電話筆記當成本寶典 億元採購大任靠她

把電話筆記當成本寶典  億元採購大任靠她

謝富旭

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1011期

2016-05-05 09:51

一位六年級後半段生,二度就業婦女,僅有高職學歷,周遭同事也比她年輕,竟能出線執掌年營收逾二十億元上市公司的採購大權,平凡的她如何闖出不凡的職場路?

翻開大江生醫策略採購部經理林秀薇的學經歷,儘管平凡,卻是許多在基層打拚上班族的一面鏡子,很容易讓人引起共鳴!


就與一般上班族一樣,她並沒有漂亮的學歷或經歷,育達商職畢業的她,曾在餐飲連鎖店當過兩年儲備幹部。結婚生子後,找了一份很多「二度就業」女性頗常接觸的工作——電話行銷,賣起坐月子餐。


「月子餐的電話行銷是這樣的,第一次打電話給客戶被拒絕,我們會再擇機打第二次、第三次……,打到客戶生產為止!」林秀薇回憶,「那時候,我可能因為剛當媽媽的關係,業績做得還不錯!」她隨即被公司重用,協助布建大台北區以外的配送網絡,也因此認識了供應商之一的大江生醫主管。


當時大江生醫在徵採購人員,便探詢林秀薇的意願,「大江當時(九年前)的規模與今日不可同日而語,但老公說,做健康食品原料開發感覺比較有潛力,採購工作也比較單純,兩家薪資差不多,就去試試看吧!」

 

但進入大江生醫,橫在她眼前的,是一場場遠比她想像要複雜的任務與挑戰。「那些原料通常都是一長串陌生的英文名字,只有一個個去硬記、去問、去了解;不這樣的話,會被供應商牽著鼻子走。」林秀薇說。

 


發揮偵探精神  從技術文件挖到採購法寶

 

「很多人以為,採購主要的工作就是殺價。但我認為做好採購工作,第一是調查能力,其次是溝通,再來則是協調能力。」林秀薇總結九年多在大江的採購經驗指出。


「採購免不了會要求供應商降價,重點是要讓人心服口服,如果亂殺價打壞與供應商的關係,反而有損公司的長期競爭力。」林秀薇從一介基層採購人員做起,還歷練過品管、廠長,如今執掌全公司採購大權,晉身公司一線主管,靠的就是「把採購當偵探」的工作態度!


一位優秀的偵探,往往憑著直覺找到破案線索!林秀薇分享,每當她採購到直覺「怎麼那麼貴」的材料時,總是會請教公司其他專家的意見。她舉例:「我們曾買了一批萃取物,單價貴得令人咋舌,研發(單位)說主要是用在睫毛膏上。我想一支睫毛膏不就幾百元,這原料貴得沒道理。」她便一面上網「調查」,另外也洽詢其他供應商及市場價格,「詢價後發現,真的還有很大的降價空間!」


當然,上Google搜尋並無法解決所有的問題,林秀薇不嫌麻煩,會從讀起來像天書一樣的技術文件中,找到幫公司省錢的「法寶」。林秀薇指出,她就曾多次以COA(原料品質檢驗報告)中的蛛絲馬跡,找到品質一樣、價格更低廉的供應商。「有些供應商會刻意隱瞞製造商的名字,只露出批號或料號。如果看得夠仔細,就可以從類似的編碼中,找到最源頭的供應商,不必給別人多賺一手。」

 

膽大心細臉皮厚  採購量小也要爭取降成本

 

有了抽絲剝繭的「偵探」能力還不夠,林秀薇指出,很多採購人員把自己視為「坐辦公室的」,甚至是別人巴結的對象,往往不願放下身段去拜託別人,這種採購頂多只有六十分。


大江一年採購金額數以億元計,看似很大,但產品線繁雜,品項多如牛毛,大部分單一品項的採購數量其實不多。很多採購人員為了省麻煩,往往依循既有的供應鏈系統調貨。


然而,每當林秀薇找到更上游的原料供應商,即使明知採購量不大,她還是會「厚臉皮」地為公司爭取降低成本的可能。她說,當過電話行銷的她,被掛電話、被拒絕宛如家常便飯,多打幾通電話也沒有損失。


除了不因採購量小「妄自菲薄」,以及不怕被拒絕的「膽大」心理素質,林秀薇認為「心細」也是採購人員不可或缺的特質。多年來,林秀薇用電話洽談公事,會一邊講,一邊隨手寫筆記,記錄談話的重點。這個看似無足輕重的工作習慣,每當研發單位向她詢問某原料的價格與供應狀況時,林秀薇說,「如果腦中閃過『我好像曾經接洽過』,就會回頭去翻筆記,節省調查的時間。」


「一位職場長輩對我說,人的頭腦主要是用來思考及做決策的,不是用來記錄瑣事的!」林秀薇說,這是她養成電話洽公做筆記的習慣,最重要的一個推進力。


林秀薇九年多前進大江生醫時,只是一介基層採購人員,她不僅善盡自己工作崗位的本分,而且主動協助生產部門、研發部門解決問題。

 

突破學歷心結  不怕用能力比自己強的下屬

 

大江行銷企畫部經理陳彥任指出:「曾經某種原料在生產過程中,損耗率高達二五%,『薇姊』雖沒有工程背景,但也與工程師一起想辦法改善流程,最後她的點子成功地大幅降低耗損率!」

 

林秀薇坦承,待在這家精英輩出、而且平均年紀僅三十二歲的高端生技公司,自己曾因學歷不高非常自卑,但是大江生醫總經理林詠翔對她說:「不要害怕任用能力比你強的下屬,因為能力強的下屬所創造出的功勞,還不是歸部門、歸部門長官的!」讓她釋懷許多。

 

多年來,林秀薇養成每天提早半小時到班的習慣;工作遇到問題,也會找公司內行人問到懂。

 

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