開會本身其實並不無聊，它是一群人討論攸關他們身邊事物的動態交流過程。但是為什麼會議開起來總是那麼乏味呢？因為我們把其中一項令人感興趣的要素拿掉了，那就是衝突。
開會本身其實並不無聊，它是一群人討論攸關他們身邊事物的動態交流過程。但是為什麼會議開起來總是那麼乏味呢？因為我們把其中一項令人感興趣的要素拿掉了，那就是衝突。
我大學時修過戲劇創作，也因為興趣的關係，自己寫了一些劇本，在修課及練習的過程中，我發現戲劇和開會有很多共通點。
我們知道好電影都有衝突點，它是整部戲的精華所在，也是觀眾融入劇情的原因。不管衝突的類型是什麼，人與人也好〈《星際大戰》中天行者路克與黑武士〉、人與自然也好〈《大白鯊》中布拉迪船長搏鬥大白鯊〉，或是人跟自己也好〈《美麗境界》中約翰．納許與自我內在的掙扎〉，只要故事缺乏衝突性，觀眾就失去興趣。
但是電影和開會之間又有什麼關聯呢？這麼想好了，大部分的電影都是兩小時加減二十分鐘左右，多數會議也都是兩小時加減二十分鐘。想像一下，如果我問主管比較喜歡開會、還是看電影，他們可能會覺得我在開玩笑。但是開會其實應該比電影更有趣，因為開會比電影更能讓人熱切參與，如果你沒有先看前面易普公司的故事，就直接翻到這裡的話，你可能會覺得很可笑，所以先容我解釋一下。
開會vs.電影
首先，會議是互動的，但是電影不是。開會時，你可以打斷別人的話：「我覺得你應該重新思考這個決定............。」但是你不能打斷電影中的演員說：「你這個傻瓜，千萬不要走進那個房子，你會被砍的。」看電影時，你是被動的觀眾，而不是參與者。
第二，會議與生活密切相關，但是電影卻不是如此。會議中的決策攸關我們日後必須花費的時間及精力，但是看完電影後，我們的生活並不會有實質的改變，我們不需要因為電影做出任何改變。
但是，為什麼我們還是會樂在被動參與、毫無關係的活動中呢？因為編劇和導演早就知道，如果他們不在故事中添加衝突，沒有人會想看。而且，他們也曉得必須在電影開始前十分鐘就加入引人入勝的高潮，這樣觀眾才會願意欣賞兩小時的電影。
加點新鮮感
在會議中加入高潮的關鍵在於計劃的鋪陳，會議開始十分鐘內，應該要給與會者一點刺激，讓他們了解會議重點。這可能需要主席舉例說明，如果決策錯誤會有哪些風險，或是強調目前公司已經感受到哪些競爭威脅等等。另外，也可以訴諸與會者對公司目標的投入，或是對顧客、員工、社會的影響等等。如果這些聽起來有點不著邊際或是過於牽強，可以想想下面的例子。
主席開始開會討論費用控管的問題，開場白多半是：「好，各位，我們現在的花費比預算多出一二％，我發現大家在交通費上花得特別凶，以後請大家好好控管，以符合公司規定。」
比較有意思的開場白則是：「好，各位，今天我們要討論預算刪減的問題，這一點也不好玩，但是有很多人對我們怎麼花錢很感興趣。競爭者希望我們亂花錢，他們當然也在找方法節省不必要的支出，顧客也不想多付錢支應我們不當的開銷，家人也希望我們加薪，而不是徒增交通、娛樂預算，所以我們趕快討論這個議題，因為我真的希望我們使用公司資源的方式和投資人及股東的想法一致。」
員工並不期待哈姆雷特般的跌宕起伏，而是需要參與討論的理由，這正是會議主席該做的事。但好笑的是，有些主席卻刻意排除或是淡化會議的高潮及衝突點，這樣反而讓員工對會議失去興趣。
有人可能會很疑惑，我是在鼓吹團隊內部的衝突，以提升開會的樂趣嗎？沒錯，正是如此。而且我鼓勵主席和與會者一起發掘這些衝突點。
發掘衝突點
一群聰明人聚在一起討論要事時，免不了會有歧見，化解這些歧見才能讓會議變得更有意義、更有趣。
避免爭論或歧見，不僅讓會議了無生趣，也解決不了事情、甚至導致失敗，而且往往事後造成更多無意義的個人糾紛或是意見不合。所以，會議主席必須發掘大家無法達成共識的重要議題，而且當大家都不願正面討論時，主席要逼大家討論，即使會因此不受歡迎也必須如此。
當我與一些主管及團隊合作時，我會逼自己找出衝突點。而且事後大家一定會來告訴我：「謝謝你讓我們有機會把事情攤開來講。以前因為一直迴避這些問題，會議根本開不下去，但其實大家都知道問題出在哪。」
事實上，假裝沒有問題比把事情攤開來還令人難受，而且不把事情拿出來討論，卻在私底下發牢騷，讓人更無法接受。
本文出自天下雜誌出版《別再開會開到死》
書名：別再開會開到死 ／Death by Meeting: A Leadership Fable about Solving theMost Painful Problem in Business
作者：派屈克•蘭奇歐尼
譯者：洪慧芳
出版社：天下雜誌出版
出版日期：2017年3月1日
