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如何善用PDCA 避免犯同樣的錯?

如何善用PDCA 避免犯同樣的錯?

人不是機器,在工作與生活上難免會犯錯,尤其沒做事前計畫,只憑想法和感情進行工作,便容易發生許多失誤,如果在適當時候,能夠停下來分析出「為什麼會犯錯」的原因,肯定就不會一再重複同樣的失敗。這時候,PDCA循環就可以派上用場,因為它可是人們避免重複犯錯的一帖良方!

4步驟做好做滿

PDCA的要義為:Plan=計畫、Do=執行、Check=回顧、Action=改善。日本作家兼企管顧問鈴木真理子,本身也是VitaminM公司的董事長,曾在其著作《效率Up!準時下班的77個工作神技》提到,職場上很多人只會一直不斷重複Do這個步驟,但這樣的人完全沒有學到教訓;相反地,若是認真地回顧核檢Check狀況,到了下一回,就會因為想要改善情況而訂立相關計畫來Action。換言之,PDCA每項步驟若能徹底執行,就可以避免重蹈覆徹。

真的影響這麼大嗎?鈴木真理子拿學生時代的考試為例。如果使用電腦閱卷答案卡作答,光是一個答案格畫錯,就有可能從100分變成0分。所以,要是考試時間為60分鐘的話,就得在一開始時考慮好時間分配,先用50分鐘將問題做完一遍,剩下的10分鐘則用來檢查,一旦發現錯誤就能及時修正,這剩下的10分鐘Check,如果沒有切實做到,並且馬上Action把錯誤補救回來,前面花那麼長時間答題,就算都答對了也就前功盡棄,你能說這樣不重要嗎。

從豐田電話留言 發現防錯抓錯都在行

讀書是如此,在工作上,完整執行PDCA步驟對於避免失誤的影響就更加明顯,日本知名企業豐田公司,便以PDCA作為改善工作流程與防止重複犯錯的最佳利器,以下這個新人的處理方式,就是豐田員工應用PDCA 於日常工作的實際案例:

從這個例子可以發現,PDCA不但可以讓你在工作上不再犯同樣的錯,透過一次次

循環執行,還可以找出新的錯誤,但前提是,每一個步驟都要充分去做,不僅必須事先計畫準備充分,並徹底切實執行,還要不斷回顧檢討與調整,缺一不可。

聯發科建立「除錯資料庫」 研發的重要資源

PDCA使用並不限於產業,即使是高科技業也因此而受惠,像晶片設計龍頭聯發科,是出了名的「PDCA愛用者」,董事長蔡明介曾經訂出所謂「快速事事PDCA」的規矩,也就是每件事都要用最快的速度進行一整套流程,公司新進員工都至少經過一整個下午的PDCA教育訓練。在回顧業績表現時,即使營運達標,仍會要求從計畫、執行、檢討、改善方案等流程重新回顧,看看目標是否訂得太保守,忽略了潛在的金礦區。

更重要的是,聯發科善用C、A的階段,每當手機晶片研發過程中出現卡關時,能針對不同的問題,歸納出具體可行的改善方案,而開發順利的過程經驗,也會自此被列為「標準作業流程」,多年累積下來,聯發科也有了一整套的手機晶片研發「除錯資料庫」,成為開發新產品的重要資源。

因此,無論你從事什麼行業,經手處理的任務是大是小,都可以利用PDCA循環找出問題,避免一再犯錯,即便只是小事,若能努力、用心去下功夫,工作成果也能最佳化,這麼簡單且隨時可用的工具,可千萬別錯過了。

 

【範例】

新人小A進入豐田企業工作,每天都需要應付一些來電,很多情況下都需要對方留言,不過小A有時會忘記轉達,或是遺漏留言中一些重要的訊息,例如對方的單位、名字等,針對這樣的缺失,小A將容易遺漏的訊息做了彙整,並嘗試做了一張有既定格式的留言紙,上頭列有對方的姓名、所屬單位、來電意圖、電話號碼與留言內容,小A使用了一段時間,遺漏訊息的狀況果然減少了,留言的錯誤不再出現。

但不久,小A又發現另一個問題,那就是留言紙沒有寫出來電時間,以及是誰接到這通電話,所以拿到的人會有些困惑,於是他又將其調整為加上年、月、日與幾點幾分,並在最下方署名電話由誰接聽,這樣更加一目了然。小A自己又試了1個月,發現沒有再出現什麼問題,在跟主管商量後,將自己改善過後的留言紙推薦給同課的同事,於是同事們也開始使用這個設計且修改過的留言紙來填寫來電留言。

可是一段時間後,又出現新的問題,那就是豐田企業裡頭有不少外籍員工,他們日語不是很好,有時會看不懂留言的內容,所以小A再次對留言紙做了改善,設計出英語版與日語版的留言紙,在課內試用2個月後,在整個部門做了推廣。

在「電話留言」這件看似與正常工作不直接相關的事情,小A就使用了兩次的PDCA!

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第1次是:

小A針對缺失,將容易遺漏的訊息做了彙整,做出一張有既定格式的留言紙(Plan),然後使用了一段時間(Do),發現留言紙沒有寫出來電時間,拿到的人會有些困惑(Check),於是針對紙條進行改善,自己又試了1 個月,沒有再出現什麼問題(Action)。

第2次是:

小A在跟主管商量後,將自己改善過後的留言紙推薦給同課的同事(Plan),同事們使用這個留言紙填寫來電留言(Do),但發現外籍員工有時會看不懂留言的內容(Check),小A再次調整留言紙,設計出英語與日語兩種版本,在課內試用2個月後,在整個部門做了推廣(Action)。

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