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如何單憑一張紙,讓開會更有效?

如何單憑一張紙,讓開會更有效?
(圖片/shutterstock)

桑原晃彌

管理

1064期

2017-05-11 10:58

統一用A3規格的紙做簡報,不但省去四面八方閱讀者的時間,也能精實會議流程,若再將事實狀況與問題列表,就能達到「用眼睛管理」的高效率管理模式!

建立自己獨有的能力是一件好事。不過,創造出只有自己才能做的工作,絕對稱不上好事。工作最重要的,就是預先整理好,以便負責人不在或放假,萬一突然遇到緊急狀況時,隨便一個人都可以接手,這也是不浪費他人時間的表現。

在豐田有一個不成文的規定,就是要將文件資料簡單彙整在一張A3大小的紙上,因為這麼做有四個好處,一、起草人能充分思考:要去除多餘內容、只寫下重點,起草人就必須確實分析現狀、解析主要原因,也必須反覆深入思考對策。經由這樣的作業,起草人可以學到善用智慧,在腦中整理自己的想法,並磨練自己的表達能力。

二、不浪費閱讀者的時間:閱讀厚重的文件不但花時間,連說明也需要很長的時間,真的是集浪費之大成。三、可大幅減少決策所需的時間:提綱挈領的文件,可加快判斷速度。

四、讓會議討論更踴躍:豐田的董事會最少開兩個小時,而且會議中沒有任何的閒聊廢話,彼此針對各式各樣的課題,交換來自四面八方的意見。

一九九九年一月的《哈佛商業評論》日文版(DIAMOND Harvard Business Review)曾刊登一篇以「豐田未落入和官僚主義畫上等號的龐大紙上作業陷阱」為題的論文,其中提到:幾乎在所有的狀況下,工程師都會用A3紙的單面,寫出簡短且論點明確的報告。

 

讓在場者一眼掌握狀況


報告格式統一,問題定義、負責的工程師與部門、分析結果及提案,都有固定書寫位置,每個人看了都能一目了然。這種標準格式,也有助於工程師確認報告是否已涵蓋所有重要部分。

不論是工作還是資訊,重要的是要仔細整理,讓任何人都能立刻了解。這些文件不須是優美的文章,要求的是有說服力的句子,就算拿掉一個標題,也要精簡到可以用一句話表示賣點。

在一九八○年代,美國麻省理工學院將豐田生產系統化為體系,作為生產管理的方法之一,並命名為「精實生產」(Lean Production,Lean意指沒有贅肉)。

 

豐田的進度管理更進一步認為,必須建立一套讓人就算想漏看也沒辦法的架構。這種作法稱為「用眼睛管理」。

大家經常認為現場狀況很難懂。然而,要讓不太了解現場的總經理或經理,只要到現場走一圈,就知道那裡在做什麼,並掌握狀況,此點很重要。


將進度、問題列表改善


說到品質,就是讓不良狀況浮上枱面而不加以隱藏。說到數量,就是相對於計畫,明確掌握目前是處於超前還是落後。這麼一來,每個人都可以了解不順利的情況與生產的進度等,才能指出問題點與對策重點,大家也才能一起思考改善方案。

要實踐用眼睛看的管理,需要花上一段時間。但等到每個人都可以一眼看出狀況時,接下來花在改善上的時間,就會大幅縮短。在引擎的組裝工廠,有位員工在製程中途一定會做一個將引擎體舉起來的動作。因為引擎體很重,所以他看起來汗流浹背、很努力的樣子。

豐田生產系統創始人大野耐一詢問負責介紹的管理幹部:「為什麼他的工作那麼繁重?」管理幹部答不出來,於是大野耐一又叫來領班問同樣問題。領班回答:「因為滾輪輸送機壞了,沒辦法,只好用手拿起來。」

大野耐一對領班說,「你叫一個人去做滾輪輸送機應該做的工作,到底要幹嘛?立刻去把輸送機修好!」他也對管理幹部指示如下:「因為製程中應該做的作業無法一眼看清楚,所以覺得有問題時,只能每次找人來問。你去想辦法建立一套只要看標準作業表,就可以一目了然的機制!」

豐田的進度管理很重視眾人的智慧:與其讓一位天才一口氣前進一百公尺,倒不如讓一百個人,每人各前進一公尺,這樣更能培育人才,組織也更穩定,才能創造更有韌性的競爭力。
(本文摘自第一、三章,洪依婷整理)

 

 

作者 桑原晃彌

● 經濟、經營管理專業新聞工作者、 獨立新聞工作者

● 在 Cultivating Management 股份有限公司擔任顧問

● 著有《開運!名經營者名言錄》、《改 變從速度開始‥馬克‧扎克伯格的 成功密碼》、《華倫‧巴菲特創造巨 富的七大法則》等

譯者 李貞慧

出版 大是文化

出版日期 2017/05

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