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預計1小時結束的 會議有SOP嗎?開會2小時 成本耗多少?

李紀橖
2017-12-14
管理

預計1小時結束的 會議有SOP嗎?開會2小時 成本耗多少?

李紀橖
2017-12-14
預計1小時結束的 會議有SOP嗎?開會2小時 成本耗多少?
管理

根據哈佛商學院與倫敦政經學院所做的「執行長在忙什麼?」研究調查發現,執行長大約花了85%的時間在其他人身上。其中,會議占據了6成的工作時間,其餘25%不是在接電話、進行電話會議、就是忙著處理公共事務。

開會2小時 成本耗多少?

據統計,美國每天要召開1,100萬次各種會議,經理們花在會議上的時間要占工作時間的40~70%。

開會總是時間和人力的耗費,所以應該計算成本。日本大陽工業公司每次開會都用以下公式計算成本,也就是會議成本=每小時平均工資的3倍×2×開會人數×開會時間(小時)。

這是因為勞動產值高於平均工資,所以要乘以3,又因為參加會議中斷經常性的工作,損失要以2倍計算。如此算來,開會的成本的確很高。

總把不對的人抓進會議室

然而,要提高會議的效率,首先就要先知道會議的敗筆在哪?

1. 會議的型態不對:

許多會議從議程到會議室的布置,負責人往往沿襲老套陳腐的做法,理由是:「以前都是這麼做的。」如果要讓會議變得更有效率,你就得找出能夠讓與會者產生互動的新方法。

另外,有些會議,一次塞了許多議題,反而讓整場會議失焦,再者就是「為開會而開會」,徒具形式。

2. 會議的人不對:

召開一個有效的會議,需要具備的條件有很多,包括會議的規畫、目標的確認、議題的訂定、預期達到的成果、成員的選擇、開會時間的規畫、議程的安排、資料的提供、場地的選擇、進行的掌控、費用的控制,以及會後的處理等等,其中會議主席是最關鍵的靈魂人物,主席是否具備主持會議的能力對於會議的成敗影響最大。

一旦主席會前沒準備,而且缺乏引導控制會議的能力,就注定會議難以有效率。

甚至,主席先表達意見,都是會議進行最大的敗筆。這是因為,一旦主席每次在會議一開始就先說出自己的想法與做法,接著才問大家有沒有意見。可能最初的時候會有人提出點意見,但很快的就被主管給否決掉,大家都是會察言觀色的,這種情形只要發生幾次,就不會再有人提出意見了,即使主席的意見是錯的,也不會有人提出,這個會議就會變成主席的獨角戲。

另外,與會的成員不對,或素質不佳,也很容易拖累會議的進行。如,重複內容發言,眾多陪會者重複表態,對於許多問題反覆研究,卻不能形成決議,或者會報不得要領,像流水帳。

3. 會議的時間不對:

會議之所以浪費時間,常常是因為預留太多時間,其實僅須設定必要的時間即可,假如一件事只需要7分鐘來談,就別預留10分鐘,就跟老媽經常告誡的一樣:別在盤子裡放進多得吃不完的食物。雖然額外多出3分鐘聽起來沒什麼,但這種時間超支的習慣會累積成數小時的浪費。給自己超過所需的時間,就等於把寶貴的鐘點隨意拋進垃圾箱。

因此,要想提高會議效率,唯有正視上述3大問題,才能有效縮短開會!

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