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下午三點後戰鬥力降低?4個訣竅提高效率

撰文: SmartM人才培訓網 日期:2018-01-05 分類: 管理

經過一整天的工作,下午三點後,工作量已有所減少,多數工作者會開始進入倦怠期,覺得疲累想睡,卻又還不到下班時間,強打著精神工作,實際上效率已經大幅降低。在下午三點到下班之前,上班族該如何運用,讓這段低效率時間發揮更大效益?fast company整理出四個訣竅。

文/SmartM/黃靜涵

 

1.執行與社群媒體相關的工作任務

 

下午三點後,工作量降低,一鬆懈下來,很容易就順手拿起手機開始滑臉書等社交媒體。既然會因為社群媒體分心,何不就將社群媒體相關的工作移到三點後來做?


美國工作管理公司CoSchedule數據顯示,在下午發貼文或進行社群媒體的宣傳工作,與用戶的互動會大幅增加。因為三點後,工作告一個段落,許多上班族會稍微忙裡偷閒一下,瀏覽臉書、Instagram,看看短影片或朋友的動態,因此趁這段時間處理社群媒體相關的工作,一舉兩得,善用自己低效率的時間,還能使社群媒體的經營有高度的回饋。

 

2.舉行小型團隊會議,減少分心時間

 

將會議安排在下午,可以避開團隊工作的尖峰時段,也可有效在團隊成員或同事低效率的時間,拉回他們的工作意識。下午時段,可能不只是自己會慵懶、分心,同事們可能也有一樣的問題。若在這個時段將大家集合起來,開個工作檢討、小型會議,激盪想法或交流意見,除了能減少團隊人員的分心時間,還能喚回下午的工作精神。此外,若將會議舉行在離辦公位置較遠的地方,還能讓團隊人員在走至會議室時,稍微活動筋骨、醒醒腦。


建議若要舉行或參與小型的團隊會議,可以安排在下午時段,除了能避免在早上消耗掉太多工作能量,也能讓下午精神不振的自己或同事,再提起精神,回到工作的情境中。

 

3.收發電子郵件,執行較瑣碎的事務

 

Fast Company建議,可在低效率的時間收發電子郵件,做些瑣碎的工作任務或例行的公事。時常處理電子郵件事務的Google工作者便提出一個訣竅︰一天只要規劃將近30分鐘的工作時段收發信件,然後其他時間都做更有意義的工作。


別讓頻繁收發電子郵件的動作消耗工作能量,將瑣碎任務移到效率較低的下午時間來做,這樣一來,高效率時段能完成更多重要工作,也較不會因為重要性較低的事務分心。


一項追蹤電子郵件開信率的研究發現,開信的尖峰時段大多位在即將要下班的時段,也就是三點到五點之間,因此對於收發信件,或重要性較低的任務,其實移到下午的時段來做也是提升效率的工作訣竅之一。

 

4.簡單規劃明日的行程,為隔天做準備

 

美國常撰寫企業管理與領導力相關書籍的作家Manning, John Shepherd認為,在下班前十分鐘簡單規劃明天的行程,可讓自己更好地安排重要任務執行的順序,不被明日突如其來的工作綁架,避免雜亂的待辦事項打破原有的時間規劃。


先規劃明天的行程,也能讓自己知道每天都完成了什麼工作,激發自己對工作的成就感,而不僅僅只是完成一項任務。
 

原文連結 
延伸閱讀:避免工作一團亂,5訣竅擬出高效率待辦清單
參考資料:fast company 

 

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