在今天看見明天

找對問題 才能解決問題—矩陣圖綜觀多面向 找出最佳企畫方案

找對問題 才能解決問題—矩陣圖綜觀多面向 找出最佳企畫方案

唐祖湘

管理

達志

2014-12-11 09:20

小余在一家傳播公司擔任活動企畫,進公司半年多,一直跟在前輩身旁學習,組長看他表現不錯,最近要他獨挑大樑,為一家大型企業策畫一個全台自行車環島旅行的活動,他苦思幾天後,挑燈夜戰好幾個晚上,終於交出一份心目中理想的企畫書。

「組長一定沒想到,我才入行半年,企畫內容就能寫得這麼周詳吧!」小余自信地想著,一邊昂首走進組長的辦公室,等著接受讚美,卻只見組長皺著眉,對著他手中的企畫書指指點點:「怎麼只規畫1條環島路線呢,如果這條路況出問題要怎麼辦?另外,你有考慮到報名參加的人是自己前往,或者要安排交通接駁車嗎?各自的優缺點是什麼?還有,單車贊助廠商最好多找幾家比較再決定,OK?」一連串的質疑,讓小余幾乎招架不住,對組長連聲道歉後,把企畫書拿回去重寫,「原來有這麼多面向要考慮!問題是牽涉這麼多人事物,我要從何開始分析呢?」坐在辦公桌前,小余陷入深深沉思中。

 

小余的煩惱,相信也是許多新手與資深企畫共同的困擾,要從錯綜複雜的現象中,將各種可能牽涉的因素整理出來,歸納出最佳方法,光靠天馬行空的想像力實在不容易;此時,不妨藉助數學上矩陣的形式,把與企畫目標有對應關係的各個因素列成矩陣圖(Matrix Diagram),將有助釐清問題一臂之力。

 

適合剖析多重因素的關聯性

 

矩陣圖的概念原本來自19世紀英國數學家凱利,經過管理學者多次實用的改良與擴展,後來延伸至行銷企畫領域也可以應用,成為今日大家熟悉的矩陣圖面貌。

 

中國生產力中心、黎明管理顧問講師林木波表示,矩陣圖是一種透過多重因素思考,將問題明確化的方法,其基本原理為:在複雜的問題中,往往存在許多成對的交互作用因素,將這些成對因素尋找出來,分別排列成「行」和 「列」(或稱縱軸和橫軸),各成對因素的交叉點形成所謂的「關聯」,因關聯具有不同的程度,例如:強烈關聯、一般關聯、無關聯,各種不同程度的關聯,提供給企畫者不同的參考價值,進而找到解決問題的方向。

 

也因此,矩陣圖的繪製觀念是建立在把需要分析問題的因素分為雙數群(如A群和B群),把屬於因素群A的因素(al、a2、a3、a4…、am)和屬於因素群B的因(bl、b2、b3、b4…、bn)分別排列成行和列,在行和列的交點上表示著A和B的各因素之間的關係,這種關係可用不同的記號予以表示,有助於釐清問題作判斷。

 

矩陣圖還分為L型、T型、Y型,如果不知道要從何下手繪製,以下幾個參考步驟,可循序漸進找到適合的矩陣型態:

 

Step1:確定問題:首先確定要解決什麼問題,例如:企畫常面臨「活動要在哪個場地辦」、「合作廠商要選哪一家」,一般民眾生活中也可能碰到「房子要買在哪裡」,只要有兩種以上選擇(A)與考量因素(B),就可以用矩陣圖分析。

 

Step2:選擇對應的因素群:找出與該問題相關的因素群,也就是選擇與考量條件,例如「活動要在哪個場地辦」,列出場地A、B、C、D,考量條件則是交通、租金、環境、停車、安全等,此步驟為繪製矩陣圖的關鍵,選擇與考量條件項目愈多,問題分析愈徹底。

 

Step3:選擇適用的矩陣圖

若是2個因素群,則選用 L 型矩陣圖,3個對應因素群,則選用 T 型或 Y 型矩陣圖,4個對應因素群,則選用 X 型矩陣圖。

 

Step4:分析評估因素群的關聯性

利用個人經驗或團體集思廣益,針對因素群之間相關性進行討論,並用符號標示各自相應的關聯程度。例如:用●表示良好(強烈相關),◎表示中等(中等相關),△表示普通(弱相關),無關則不標符號等。

 

Step5:作出決定:根據該圖因素群之間關聯性,依企畫者需求來解讀,找出問題的最佳解決之道,作出決定。

 

 

3大矩陣圖實例解說

 

   1. L型矩陣圖 : 尋找新產品發表會會場

會場1

 

 

 

 

會場2

 

 

會場3

 

 

 

 

會場4

 

 

 

 

 (選擇)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

交通  

 

租金

 

環境

 

停車

 

安全

 

設備

                        (考量條件)

 

圖示︰●表示良好(強烈相關),◎表示中等(中等相關),△表示普通(弱相關),不標符號表示無關。

 

解讀:

       (a) 會場2 :具有最多項強烈相關,只有交通不便,但停車空間夠可以彌補。

       (b) 會場3 :雖然交通、租金、環境都中等相關以上,但位置偏遠,安全不OK。

       (c) 會場1與會場4:中等相關與弱相關居多,較缺乏競爭力。

                       

結論:選擇會場2

 

 2. T型矩陣圖 : 突破業績的改善方案

    

                (可行性)                            (效果、貢獻)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

方案1

 

 

方案2

 

 

 

方案3

 

 

 

方案4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

圖示︰●表示良好(強烈相關),◎表示中等(中等相關),△表示普通(弱相關),不標符號表示無關。

 

解讀:

           (a)方案1 :有時間、投資、技術等多項強烈相關,可行性最佳,雖短期內利益不是甚佳,但深具未來性。

           (b)方案2 :雖市場與技術佳,對公司知名度也有幫助,但投資金額較龐大,且未來性不夠。

           (c)方案3 :投資金額較少,但需要花較長的推動時間,且業績不是很好。

           (d)方案4:推動時間較快,有益公司知名度,但其餘表現較弱。

          

結論:考慮該方案各項發展均衡,尤其未來性佳,故採用"方案1"(原因依各公司判斷標準而不同)

   

3. Y型矩陣圖 : 評估適合活動舉辦地點

圖示︰●表示良好(強烈相關),◎表示中等(中等相關),△表示普通(弱相關),不標符號表示無關。

 

解讀 :

     (a)地點1:交通、租金與面積尚稱理想,但位置偏遠,安全上有疑慮,暫不列入考慮。

     (b)地點2:雖面積大,租金優惠,但交通不便,可能只適合產品發表會,但要另安排交通。

     (c)地點3:面積不夠大,不適合辦演唱會、展覽會等人數多的活動。

     (d)地點4:各項條件表現平均,但租金較昂貴,預算充裕時,可列入考慮。

  

 

延伸閱讀

不但是媒體,還入侵電商與人力銀行!看臉書成功稱霸的 4 大關鍵

2018-03-20

頂尖業務會從客戶的「託辭」找到需求

2018-03-19

頂尖業務不跟客戶說要介紹產品

2018-03-19

每天善用5公分文件清理法 讓你工作不分心

2018-03-16

將待辦清單做分類,就能有效解決惱人的任務

2018-03-16