萬能秘書1人管3人的行程—把工作化繁為簡的便利貼圖解法

很難想像，身為秘書的蔡麗瓊，1人要負責管理2位主管的行程，再加上本身的工作，她等於是1個人要轉成3個人腦袋，而透過圖解的工作方法，就是蔡麗瓊能夠同時讓3個腦袋運作順暢的祕密武器。

圖解內化成工作力  輕鬆管理繁瑣事務

根據蔡麗瓊的經驗，工作圖解化與表格化有3項功能，分別是：

1.易於蒐集資料。蔡麗瓊認為，圖解可以幫助她把原本發散的工作問題，從申論題，簡化成填充題或選擇題，思考會再聚焦。

2.易於資料整理與分析；

3.易於檢核工作進度與錯誤。譬如她製作了各部門工作進度的表格，每當主管問她：還有哪些待辦事項、哪些工作已完成？她都能快速地整理出資料給主管。

除了擔任秘書，蔡麗瓊也曾經擔任過兩任的秘書協會理事長，常常需要替協會舉辦大型會議活動，這時表格又會發揮了極大的功用。一開始，蔡麗瓊都會先列出1張工作分配表，包含進行會議需要做哪些工作，每一個工作的完成日期，主要負責人與協助者，然後把表格放至雲端，隨時更新。

透過1張表格，蔡麗瓊便能清楚掌握每一小組的工作進度，想要確認什麼事，也能立即知道可以詢問誰。同時，每一工作小組也會製作自己的工作圖表，用來掌控所有狀況。譬如設備組想尋找適合辦活動的場地，就會製作表格，記錄每家飯店會議廳可提供的場地、設備、時間與金額等細項。

小小便利貼 3大好用功能

除了工作表格化，其實蔡麗瓊有不少的圖解工作方法跟便利貼有關，她運用便利貼的不同尺寸與顏色延伸出一套獨特的圖解工作方法。包括：

1.製作有條不紊的行事曆

蔡麗瓊笑說，不同顏色的便利貼對她而言，有不同的功能，綠色是記錄她原本的工作項目，藍色是她個人的行程記錄，黃色是一位主管的行程與交辦事項，粉紅色則是另一位主管的。

透過便利貼搭配顏色的工作方法，蔡麗瓊可以有條不紊地快速整理出2位主管與她的3份工作行事曆，可以快速知道每一件工作的歸屬人。同時，透過便利貼的方塊影像，還能加深蔡麗瓊的記憶度。

有時蔡麗瓊還會把主管的交辦事項，每1件事分別用1張便利貼寫下，假如主管講了10項，她就寫10張便利貼，然後先把這10張便利貼排出工作的前後次序給主管看，確認沒問題，她再用手機拍下來做記錄。

事實上，每1張便利貼就像1格方塊，用便利貼排列工作順序就像在拼圖，如此圖像化的過程，不僅容易增加人的記憶度，思考脈絡也會更清晰。

2.製作工作進度表

圖解的另一項功用是協助掌控自己與它人的工作進度。

蔡麗瓊曾經為了幫主管掌控好某一個專案的進度，而製作了一個有趣的工作路線圖表。蔡麗瓊回憶，當時公司的工程部正在進行一項軟體的改版，過程中遭遇許多難題，當時她的主管之一是最高負責人，她為了協助主管掌控進度，特地請工程部將接下來要完成的工作項目逐一列出，並逐一寫上預計可完成的日期。

接著蔡麗瓊把這些工作項目，一樣寫在1張小小的黃色便利貼上，再按照預計完成的時間順序，模仿大富翁遊戲的路線圖，把1張張的黃色便利貼貼成1張工作路線圖，再用粉紅色便利貼大大的寫上結案日，與主管允諾的激勵事項，貼在路線圖的終點處。

每當工程部門完成一項工作，等於達到一個關卡，蔡麗瓊就會在哪一張黃色便利貼寫上「OK」，如此一來，主管便能一目瞭然所有進度。沒想到，這張路線圖還間接激勵了同仁的工作士氣。

3.製作表格

身為秘書，蔡麗瓊經常需要蒐集與彙整各部門的資料與工作進度，再整理成報告給主管看。為了讓主管快速地看懂報告，她都會想辦法多用表格來呈現報告內容。這時，便利貼還能協助她製作表格。

首先，製作表格要先決定X、Y軸各要有幾個格子，每一個格子該放哪些項目？剛開始，蔡麗瓊用電腦，或親手用筆畫，結果常常覺得不對，就要再塗改，或拼拼貼貼，「不僅很花時間，有時還會移動錯誤，」蔡麗瓊直言。

後來，蔡麗瓊運用便利貼，每一張都寫不同的項目，譬如專案名稱、工作事項、主負責人、協助者、進度等，再把項目分成X或Y軸貼在A4紙上，看看選項的排列順序與邏輯對不對。若不對，她只要把便利貼撕下來，就能再重新排列，即使要新增項目也很容易，等一切確認好，她再將資料打進電腦建立檔案。

從蔡麗瓊的工作方法，不難發現圖解已經內化成為她的思考習慣，再複雜的工作內容，只要透過圖解化、表格化，便能一目瞭然。讓蔡麗瓊即使同時負責管理3個人的時間與工作進度，一樣得心應手，也很少發生混亂的狀況。

Profile蔡麗瓊

現職：專業秘書、台北市專業秘書暨行政人員協會財務長、HRC Inside講師

經歷：精實整合行銷公司市場調查研究員、財團法人國際合作發展基金會資深專案經理、台北市專業秘書暨行政人員協會理事長

學歷：台灣大學農業推廣研究所

蔡麗瓊的圖解工作方法：

1.整理開會資料，運用圖解思考，用圖表進行彙整報告。

2.先利用便利貼，確認圖表的X、Y軸的子項目。

3.表單講求不複雜，寧可多畫1張表，也不要在同1張表塞太多的資訊。

4.若用Excel畫表，每一格子填一個項目，還可運用篩選功能做資料分析。

5.表單需要隨時更新資料，才不會失去彙整的意義。

利用便利貼 也能貼成一套工作流程

透過圖解化，易於檢核工作進度與錯誤

資料來源：《7位頂尖秘書教你職場行政成功術》，商周出版