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提案時,如何讓別人對你說讚?—「CRF原則」讓你簡報更有說服力

提案時,如何讓別人對你說讚?—「CRF原則」讓你簡報更有說服力

編輯部

職場

達志

2014-12-08 09:22

「想說的話無法順利傳達給其他人知道」、「被認為是強詞奪理」、「不知道
到底想說什麼」……如果你是有這類煩惱的人,希望你能在腦子裡記住「CRF原則」,這是一種能增加溝通時說服力的原則。

「CRF原則」就是想要向其他人傳達某些訊息時,如果結論(Conclusion)、理由(Reason)和事實證明(Fact)這3件事可以形成一個體系,那就可以增加說服力。此外,如果依照CRF這個順序來敘事的話,容易被理解的程度也將大幅提升。

 

傳達訊息講求簡單扼要

 

那些沒有說服力的簡報或敘述,多半是因為缺少了CRF這3要素中的其中一個吧!另外,那些冗長的簡報,許多也是因為CRF的順序有些不對勁的關係。

 

首先,結論(Conclusion)就是最終想要傳達給對方知道的訊息。

 

總之,到底想要傳達什麼?

希望對方做什麼?

 

盡量讓訊息簡單明瞭。透過一開始時,就利用很簡潔的方式把結論傳達給對方知道,不但可以將想說的話明確傳達外,還可以控制讓敘述不會過於冗長。

 

接著整理出3個理由,提示對方你是如何導出這樣的結論、主張。如果想要說服他人,例如「在公司採購電腦時,必須購買D公司的手提電腦」,就可以舉出「從成本面來看最有利」「支援體系也很充分」「可以配合用途,輕鬆創造出各種產品組合」等重點。而這些理由一定可以直接作為結論、主張的後盾才行。

 

如果一開始有5、6個理由的話,要先將這些理由分類整理之後,再濃縮成3個。

 

如果理由七零八落且拖泥帶水的話,不但聽者會感到厭煩,有時佐證的理由也不容易被對方理解。

 

最後,要提出支持這些理由的事實或資料(Fact)。如果是提出「從成本面來看最有利」這項理由的話,就可以準備同樣性能的電腦價格比較表等資料,來作為簡報時的佐證說明。

 

把「事實」搬出來更有說服力

 

有沒有足以佐證事實的資料,說服力可是會大大不同。

 

缺乏說服力的簡報多半都是缺少「事實」這個部分。沒有佐證的事實,只是用冗長的理由來作說明,這樣一來,有時會被認為這只不過是「一廂情願」或是「強詞奪理」罷了。

 

重點在於將理由及佐證事實,以系統方式呈現,客觀傳達有事實根據的分析。

 

針對佐證的事實部分,並非單純列出一堆事實或資料數據而已,還必須下功夫,將資料製成圖表並加以分析,以容易閱讀的方式呈現。

 

另外,如果只有一個佐證事實或數據資料而顯得單薄、不夠充分時,也可以增加事實,以便增加說服力。

 

即使當我們在作電腦價格比較時,如果只有現階段的比較表的話,可能會有些相反意見出現,例如會被認為「是不是剛好現在比較便宜呢?」這時,可以利用過去5年間的價格變化,以及支援服務成本等總成本的比較表之類的資料,強力佐證「從成本面來看最有利」的這個理由。希望大家在構思簡報的架構時,可以嘗試運用CRF原則。

 

整理思緒是事前該準備的功夫

 

利用CRF原則進行簡報時,我們發現,如果只是神來一筆或是突發奇想的話,是無法善用這項原則的。

 

必須先用邏輯推理的思考方式整理自己的思緒之後,再利用CRF原則作最後的總整理。所謂簡報的事前準備,就是指這一項工作。

 

雖說作簡報時的說話方式、肢體語言,甚至手勢等外在因素也很重要,但如果可以確實利用CRF原則,將簡報內容好好排列組合的話,即使表達方式有些生硬,但想要傳達的內容,應該還是可以完全表達清楚。


資料來源︰《圖解 3分鐘搞懂邏輯思考法》,商周出版

 

CRF原則

Conclusion  Fact  Reason

結論(主張)理由(根據)佐證事實(事實、數據資料)

唯有先具備這3項要素之後,才能創造出具有說服力的主張。

 

結論  公司決定購買D公司所生產的筆記型電腦

理由  成本便宜  支援完備  規格多樣化

佐證事實  價格比較表  支援體系評價表  擴充性能分析

*佐證事實的數據可以對應單一理由或多個理由皆可。

 

重點一目瞭然的圖表製作方法

 

簡報時,除了運用「CRF原則」讓自己說話更有說服力之外,簡報內容的呈現也是一項有利說服聽眾的工具。有時我們也會利用線圖或數據資料等,製作一些圖表,但因為圖表中常會塞入許多資訊,閱讀的人常疑惑該看圖表的哪個部分比較好呢?這張圖表究竟想要呈現什麼呢?究竟圖表該如何製作,讓人一目了然?透過以下例子,你就更能抓到要領了。

 

步驟1:利用放大字體 突顯出重要訊息

 

假如圖表中,只是列出一堆數字,那麼到底該讀哪個數字才對呢?實在讓人有點搞不清楚。為此,我們必須下功夫來製作1張讓人容易理解的圖表。藉由變換顏色、放大字體、以箭頭標示等方式,標示出圖表中應該要看到的重點。

 

在下圖中,我們以電腦價格比較表為例,告訴大家要如何改進圖表。表格顯示,D公司的價格是眾家廠商中最低的,所以將這個部分加上網底來加以強調。

 

如果能做到這個地步,其實重點就已經滿容易理解了,但如果希望表格能更清楚的話,怎麼做才比較好呢?

 

將表格「圖表化」才會清楚易懂

在業務部分所預設的低階到中階規格的機場中,D公司在價格上,的確具有明顯優勢。平均來說,有10%以上的價差。

單用數字表現的表格                          圖表化,清楚易懂

低階規格電腦平均價格比較                低階規格電腦平均價格比較     

          

 

低階規格電腦

D公司

60,900

N公司

79,900

M公司

78,600

A公司

99,300

C公司

85,900

 

步驟2:將訊息圖表化  更淺顯易懂

 

如果只是一張列滿數字的表格,或許大家確實能從中了解到「D公司的電腦比較便宜」這件事。但到底便宜多少?一時間,卻很難從視覺上清楚呈現(參P.109下圖)。

 

這時的重點就在於「希望透過圖表傳達哪些內容」。在這張圖表上,想要傳達的訊息就是「D公司的電腦比較便宜,而且便宜了10%以上」這件事,那麼就讓我們想辦法下苦功,製作一張能清楚傳達訊息的圖表。

 

首先,要修改一下條狀圖。儘管這樣的圖表已經很容易理解,但還是有不夠清楚的地方。因為我們要強調D公司的價格是最便宜的,所以可以調整一下條狀圖的順序,從價錢最便宜的D公司開始排下來。這樣一來,「D公司的價錢是最便宜的」這件事情,就可一目瞭然。

 

整理圖表,讓主張「淺顯易懂」

依照價高低,由低到高,重新排列,「D公司的產品價格最便宜」就可一目了然

低階規格電腦平均價格比較

比較

D公司

60,900

N公司

79,900

M公司

78,600

A公司

99,300

C公司

85,900

 

更進一步改良,讓價差更「清楚」呈現。

低階規格電腦平均價格比較

 

步驟3:用百分比呈現 比較起來更有感覺

 

但這樣到底還不算是非常完美。雖然經過剛才的修正,我們可以了解「便宜」的這項重點,但「到底有多便宜」卻無法一目了然。

 

因此,為了讓便宜的程度能清楚呈現,我們還需要再下點功夫。和D公司的價格相比,其他公司的價錢到底高多少呢?關於這點,可以用百分比的方式來呈現,並以黑白色系強調,讓重點更加顯而易見。

 

但如果因為在意圖表的美感而不斷修飾的話,一不小心就會泥足深陷,反而失去該有的方向。

 

千萬不要忘記我們的大原則:「圖表是用來佐證和支持所想要表達的主要訊息的工具」。

 

 

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