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用「落落長」文字簡報早過時—「3圖1表」畫的比說的更有力

用「落落長」文字簡報早過時—「3圖1表」畫的比說的更有力

王友龍(《會圖解思考的人更厲害》作者)

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達志

2014-12-05 09:23

小趙在一家公司擔任業務員,有一天下午,剛從外面回到辦公室,得知自己「精心」撰寫的PPT銷售簡報被經理退回,心裡感到納悶。他再檢查一遍,覺得邏輯前後一貫,論述有理,轉身問了隔桌的同事佩芬。佩芬看了一下小趙的簡報,跟小趙說:「你的簡報每一張幾乎都是文字,落落長,沒有圖解的內容,這個應該就是問題所在。」

於是年資較久的佩芬幫小趙逐頁檢查簡報,教他一些製作圖解的技巧,讓小趙獲益不少,果然,修改後的簡報不僅沒有被經理退回,小趙還被誇讚了一番。

 

其實,簡報「落落長」的寫法已經過時,職場上班族需要的是製作圖解式簡報的能力,透過視覺化的溝通,提升簡報被採納的機率,也是增強自己競爭實力的好方法。

 

其實不難發現,從產品說明書到商業用的簡報、企畫書等,現在都善用圖解或圖表做為溝通與說服對方的主要工具,而將PPT提案簡報製作成一份圖解式的文書,會有兩大好處:

 

1.提升溝通成功的機率︰這是最重要的目的,運用邏輯化圖表,掌握全局與細節,見樹又見林,直指問題核心,讓對方同意採納己方的建議。

 

2.高傳達力︰透過友善與高親和力的視覺化圖表介面,可讓對方一看就懂,印象深刻。

 

善用「3圖1表」 為簡報加分

 

製作圖解式簡報的第1步,就是要能分析出一篇文章的架構,了解內容的重點在哪?其次,找出文章段落或文句之間的「圖形軌跡」,尋找與蒐集可製作成圖解的素材;找出來之後,再將這些文字或數字的素材,做成視覺化的圖解;如果是與數字有關,可做成「長條圖」、「圓餅圖」等統計圖形,其它則依資料的情況,製作成簡報常用的是「3圖1表」。

 

3圖指的是「關聯圖」「地圖」與「象限圖」3種圖解,1表指的是「表格」,說明如下:

 

關聯圖

關聯圖屬於抽象概念的圖解說明,是一種闡明流程或從屬、因果關係的圖解技術,基本構成有3重點,如下:

 

 

製作方法如下:

 

①先在資料中,找出分散在不同段落中的「關鍵字」,而這些關鍵字應該是依附在一個主題之下,選擇的標準是依重要性、與主題的關聯強度與相關資料的充實度來決定。

②找出這些關鍵字之間的邏輯關係,可能是一種因果關係或作業流程。

③運用上述3種關聯圖工具符號繪製成圖解。

④最後再做「視覺化」的美編工作,注意版面的均衡原則。

⑤在版面最上方的中央位置放置主題文字,可用粗體的大字體顯示;完成後,就能呈現一種視覺上的方向與層次感,成為一份具有「圖解力」的提案簡報。

 

如果你在PPT橫式版面中,想使用關聯圖呈現一種流程,可從視覺焦點所在的左方做為開端(第一個圖框的放置位置),而後朝右方進行水平移動;如果項目較多,再往下換行開始,直到抵達最下方的終點位置(最後一個圖框的放置位置)。如下圖的提案簡報流程。

 

如果想呈現從屬關係,例如:組織圖、系統圖,可讓關聯圖自上而下(箭頭/線條往)下展開。

 

 

地圖

 

「地圖」是一種具有地理位置概念的分布圖,可塑造一種視覺的空間感,你可上網下載台灣、世界或某一國家/地區的地圖,放在簡報中,以呈現當地的資訊。

 

地圖的圖解技巧是在地圖的相關位置旁,以箭頭或線條拉出數字、統計圖表或輔助性的說明文字,而這些資訊都應該與你要說明的主題密切相關。

 

用地圖呈現資訊的好處是經由圖像化的編排,更有視覺化的效果,在實務運用上,可用在海外新市場的開擴、分公司經營情況……等簡報主題。

 

下圖是某家直銷公司5個直銷據點的營收概況分析,只要在地圖的相關位置旁,用箭頭拉出表格或文字做說明;至於表格或文字的內容應依據最上方的主題來設計,只要揭露主要的訊息即可,以免版面過於繁雜。

 

 

象限圖

 

象限圖又稱為「定位圖」,是一種具有XY軸座標性質的資料分布圖,可分為「單一象限圖」與「四象限圖」兩類;前者適用於X軸或Y軸具有文字或數字的排序性質,可畫分出刻度,例如:產品的價格帶(數字)、消費者的偏好程度(文字說明);後者又稱為「十字定位圖」,是一種說明敵我競爭態勢的圖解,做法如下:

 

A.單一象限圖

 

①先定義好X軸與Y軸,假設Y軸為價格帶,就要先畫分好價格帶的範圍,包  括:價格帶的上限、下限與中間的刻度畫分。

②定義X軸為項目排列,例如:品牌名稱;如有市場占有率(MS)的資料(有些產品會有政府單位或相關公會的實際統計資料),可依品牌市占率的排名依序向右排列,並標示①②③…..等。

③將每個品牌的產品價格範圍,以垂直線條或細長的橢圓形加以標示,並用粗線或有顏色的橢圓形強調我牌X產品的所在位置。

④註明Y軸的刻度單位,例如:單位:萬元。

如下圖,品牌X代表我牌,橢圓形狹長,表示有較廣的產品線價格帶,品牌A有兩個橢圓形,表示有兩種不同系列的產品線︰走低價位的A1與走高價位的A2系列;至於品牌B則填補了A1與A2中間的價格帶缺口。

 

 

B.四象限圖

 

①從市場資料抓出相互對比的名詞或形容詞等關鍵字,定義X軸與Y軸的兩端,這些定義應該符合產業與產品的專業用語,例如:在房車產業中,以「年輕世代/成熟世代」來定義消費者的族群特質,做為X軸的兩端,而以產品的功能屬性──「個人/家庭」定義Y軸的兩端。

注意X軸與Y軸的定義,最好是分屬於兩種不同的層面,像上例中的「消費者」與「產品屬性」,如此,可以讓四象限圖的「視野」較為廣闊,不會只侷限在某一層面。其它較常用的定義,還有「產品訴求」(例如成份、功能……) × 「消費者心理」例如年輕、時尚感……)層面。

②將我牌與競爭品牌用圓圈顯示,內含品牌文字的圓形「圖框」,並將數量控制在3~7個左右。

③依專業的直覺判斷或市場調查資料,移動競爭品牌的圓形圖框到四象限中的特定位置,如果X軸與Y軸的定義恰當,你應該會看到這些圖框會散布在3~4個象限內;如果有圖框幾乎重疊的現象,則要回頭檢視與調整當初的X軸與Y軸定義。

④將我牌的圖框放到相對應的位置上,並以不同的顏色顯示。

 

下圖是6個品牌的四象限圖,X軸表示產品的屬性,右方是效率高/低,左方是可靠性高/低,Y軸表示產品的消費者,上方是年輕族群,下方是成熟族群;同時以圓圈面積大小,顯示產品的市場占有率大小,在圓圈內的數字則代表市場占有率的排名。

 

 

表格

 

「表格」是一種延展性強、簡單易懂的圖解方式,由垂直「欄位」與水平「列位」構成,方格中可輸入文字或數字;如果是輸入文字,表格就具有清單或一覽表的功能,可依重要程度自上而下排列;如果是輸入數字,表格就具有排序比較的功能。

 

以「2008年國產車生產統計一覽表」為例,製作表格的方法是:

 

①先定義好欄位與列位,例如:欄位代表國產車的排名與廠牌(1.國瑞、2.中華…..

  等),以所有車種的生產數量做為排名依據,依序向右排列,列位則代表3個車種,自上而下排列。

②在表格的最右邊與最下方,設計一個「合計」的欄位與列位,顯示每個廠牌與

  車種的生產總數量,並在合計的數字下方,以括號顯示占有率的百分比(%)。

③將每個廠牌的3個車種生產數量輸入到相對應的方格中。

④加總所有合計的欄位與列位百分比,一定正好是100%(最右下方的方格)。

 

想運用表格呈現完整的資訊,關鍵在於欄位與列位的定義要適當而明確,任一邊的定義失當,所揭露的資訊將不夠完整或導致錯誤的結論。

 

 

 

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