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「拜託幫我處理一下」...該怎麼應對厚臉皮同事?

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達志

2018-07-19 17:38

在團隊中遇見喜歡要求別人幫忙的同事,是工作中常見的遭遇。但當對方的要求並不合理,自己也有自己的事要忙,分身乏術無法提供幫助,該如何溫和而堅定的拒絕對方,又不讓對方對你留下不好的印象呢?

文/SmartM/張采蘋


長期關注職場領域,同時也是領導溝通公司The Humphrey Group的創辦人Judith Humphrey,有感於工作者常苦於不知道如何拒絕同事,提出溫和說不的三個步驟,幫助工作者拒絕不合理的要求。

 

步驟一:停下手邊的事,聽對方要說什麼

 

遇到喜歡麻煩別人幫忙的同事,若無情地拒絕,可能會影響和諧氣氛;若對方的職務比較高,可能或造成自己日後的困擾。因此,當同事開口詢問,我們首先應該要給予對方「被尊重」、「被同理」的感受。就算已經知道對方想說什麼,也不應在對方陳述完困擾之前就打斷、拒絕。


若能夠停下手邊的工作、專心聆聽,則可以讓對方感受到傾訴的對象很尊重自己遇到的難題,也認真地在為自己想辦法,能夠感同身受。這樣的心態可以減低對方被拒絕之後的尷尬,為下一步的拒絕鋪路。另外,工作者也可能在聆聽的過程中,發現對方的工作可能的確有自己可以幫忙或感興趣的部分,甚至知道有更好的替代方案,不但不用經歷拒絕的尷尬,更能真的幫助到同事,增加自己在職場的人脈資本與親和力。

 

步驟二:客觀描述為什麼不行,不要找其他藉口

 

當聽完對方的要求,工作者若決定自己沒有辦法幫忙,就可以直接跟對方說自己沒有辦法幫忙,可能是因為時程表不合,或沒有相匹配的能力。但謹記不要向對方說出「因為我待會還要跟客戶見面」或自己「又要開會,又要接小孩,又要跟上司確認專案的進度」,因為前者會讓人感覺不受重視,後者則帶有指責的意味。若隨意捏造藉口,更可能穿幫。太過詳細的資訊,或者太直白的推拖,都不是好的拒絕方式,中性、理性,且簡單的拒絕,較不容易使對方把拒絕看作「針對個人的否定」,也就不容易造成雙方的尷尬。

 

步驟三:表達善意,簡單的鼓勵舒緩氣氛

 

在拒絕過後,工作者除了離開現場,有更好的處理方式。說出拒絕後,我們仍舊可以向對方表示善意,或許是向表達自己的鼓勵,又或者是向對方推薦更能夠幫助對方的人選。無論前面的鋪墊工作進行得多順利,被拒絕的一方仍舊是經歷了鼓起勇氣求助而沒有獲得幫助的難堪。因此,在步驟二之後,工作者若能夠以溫和、鼓勵性的語氣表達自己的支持,可以舒緩氣氛,並解除對方的尷尬。
 

原文連結
延伸閱讀:辦公室衝突,讓雙方有台階下的4個技巧
參考資料:fastcompany

 

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