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年度計畫好繁雜 到底該如何下手?>>>>換上麥肯錫腦擺脫重蹈覆轍

洪晟芝

管理

2018-12-14

在美國社會學習理論家朱利安.羅特的認為中,如果總把失敗歸因於外部、旁人,或其他「不可抗力因素」,等於把事情的結果丟給機運決定,就是屬於「外控型」,內心的確比較好過,但只是一種短暫的「舒適感」,問題並不會獲得解決;相反的,如果認定「結局能被自己的努力而改變」,則屬「內部控」,他相信能改變、能解決,要堅持到底。答案在「自律」兩字。

每到了年底,免不了得將年度計畫檢視一番,但你是不是常常發現,該做的、想做的都沒有如期完成?年初訂的KPI,到了年底也只達到一半?

 

日本著名的趨勢專家,同時也是麥肯錫日本分公司前總經理大前研一曾說︰「除非具體改變行動,否則光靠決心改變不了任何事情。」如果不希望重蹈覆轍,就必須付諸行動,好好學習如何訂定可超達標的年度計畫!

 

但如何才能創造比以往更好的工作成果?改變行動、改變頭腦,學習像個麥肯錫人一樣思考,用麥肯錫頭腦擬定年度計畫。

 

 

金字塔原理架構年度計畫

 

研擬年度計畫最重要的原則是「勿好高騖遠、目標合理、具有挑戰性」。如何避免好高騖遠,如何設定合理的目標呢?不妨試著運用麥肯錫「金字塔原理」,以符合邏輯、有條理的方式,架構出年度計畫。

 

這個金字塔結構內的各個觀點是以結論為頂點,透過往上、往下及橫向的邏輯思維建立關聯性:

1. 頂點︰結論,就是問題(主題)的答案。

2. 縱向關係:為自上而下形成「為什麼如此?」(Why so?);由下往上為「造成什麼結果?」(So what?)的連結。

3. 橫向關係:MECE分析法,即「Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive」的縮寫,意思是「互不重複,全無遺漏」; 也就是在針對與問題相關的各種資訊進行分類時,做到各部分之間「互不重複」、各部分加總的整體「全無遺漏」。

掌握上述3大要件,可為繁雜且不知如何下手的年度計畫,建構條理分明且容易管理的架構(圖1)︰

 

1. 目標(金字塔頂端)︰設定年度計畫將達到的目標。

2. 探究(縱向關係)︰針對訂定的目標探究執行要點與執行方法;為什麼訂定這樣的目標?要達到目標有什麼辦法可行?仔細驗證過程、仔細評估想法,避免以既定印象或直覺反應下結論,並確保能達成目標。

3. 檢視(橫向關係)︰思考對目標產生影響的關鍵因素,確認各個觀點不會相互牴觸;同時透過整體周延的檢視,避開疏漏及盲點。

 

「天空、下雨、帶傘」 決定行動方案

 

即便計畫架構再健全,倘若沒有採取行動,再棒的計畫也無法達到目標,只是空談。但付諸執行千萬不要悶著頭亂做一通,需要有方法、有步驟。無論是美國康乃爾大學筆記,還是日本東大生筆記本, 或是埃森哲顧問公司的「重點表單」、麥肯錫顧問公司所採用的「天空、下雨、帶傘」的概念,皆藉由「黃金三分割法」的架構, 建構出「以行動為基礎的思考方式」(圖2)。

 

 

麥肯錫人所受的基本訓練就是「思考」及「解決問題」,打破思考框架,從更寬廣的面向去探討各種可能,找出最核心的關鍵議題,植入執行力。

 

麥肯錫顧問透過「事實→解釋→行動」的順序來思考,找出有效率且貫徹執行的「天空、下雨、帶傘」3原則(圖3)︰

 

運用麥肯錫「金字塔原理」擬定年度計畫、透過麥肯錫「天空、下雨、帶傘」3原則決定行動策略,透過了解麥肯錫的腦袋, 學習麥肯錫思維,你可以落實「麥肯錫式工作術」,提升工作效率,成功達標。

 

 

本文摘自今周特刊《好習慣的刻意練習》

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