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不要小看定期召開的會議、年終評估,這些事情很重要,提前做好準備可提升效率

仲崇玉

管理

達志

【線上書展72折】可複製的銷售鐵軍:打造最強業務團隊的22條法則

2020-02-05 14:51

有些日常管理不屬於日常事務,但會定期發生,那就是「常規」的範疇。
這些事很重要,可以提前準備,提高效率。

很多人覺得自己總是很忙,卻很難界定自己的貢獻。推薦兩個慣常但實用的辦法:一是樹立典型,二是建立常規。「管兩頭,帶中間」是千古不變的道理。找出最好的二○%,揪出墊底的一○%,處於這兩者之間的人貢獻就最大,正是他們節省了大量的管理時間和管理成本;建立常規是把常規事情流程化,這樣一來就使授權變得很容易。而你自己可以去管一些邊界不清的、只有你或在你的位置才能做成的事。

 

凡事一旦擁有確定的處理常式,就都是常規的事,甚至可預見的風險也屬於常規之列。就像人體情緒激動就會心跳加快,遇到風險本能地逃避,都屬於常規反應之列。常規的事情最大的好處就是省心、省事、效率高。

 

日常管理者面對的大部分工作都是常規的事情。依據這個常規,所有的事情最終都會完成,例如申請和報銷費用、活動計畫的申請和落實、招募和解雇流程、升職加薪的申請和審批流程、客戶檔案的建立和維護流程,還有內部的資訊流向流程等。

 

有的業務銷售經理還建立每天和團隊成員溝通的習慣,這也是一種常規。如果和團隊成員日常溝通的內容中有每天必然重複的部分,那麼這些內容也是常規內容。

 

藥物副作用報告,應當說是可預見的風險,也應當是醫藥銷售團隊日常管理的常規之一。面對這些問題的發生,食品藥物監管局有明確的流程來管理,所以一旦發生,只要按照規定流程處理就可以了。

 

以人體為例。人在跑步之後,呼吸和心跳自然加快;隨著體內熱量的產生,不等大腦發出指令,汗腺自動開啟,開始散熱。預見強光,眼睛自動瞇起;突遇過冷過熱,馬上縮手,根本就是下意識反應,無須思考,這都是身體的智慧。給日常管理的啟示就是把常規的事情盡量交給潛意識,形成思維定式。將會給一線管理效率帶來極大提升。

 

周會是每周發生的事情,不屬於日常事務,但是很有規律,每周都有。每個月的業績檢視,雖非日常,也很規律,一旦資料收齊,便可分析業績,找出優劣。每季度都發生的事情當數區域計畫以及獎金計算了。為了總結過去一個季度的得失,確定下一季度的活動,可能會召開周期會議。有年中評估嗎?公司開年度大會嗎?開表彰會嗎?加薪嗎?這些都不是日常事務,但是都很有規律,也都屬於常規事務。

 

不是日常管理但定期發生的事情,也屬常規範疇。指出這一點有什麼意義?因為那些不是每天都有,但是是定期發生的常規事情,往往都很重要,例如周會、月會、周期會、年中評估或年終評估、公司年會等。這麼重要的事情,需要充分準備嗎?答案是不言而喻的。

 

可是,事到臨頭,很多人都會發現自己準備不足,為什麼?原因很多,其中一個原因就是沒有把這些事情當成常規事務去管理。

 

如果年初就知道年底會有年終評估,你會不會記錄團隊成員的每一個進步?會不會記錄他們承諾的行為改變和因此發生的變化?如果仔細記錄這些重要的改變,會不會在年底做評估的時候更具體、更有效?當然會。現實是,年終評估的時候,對下屬的評價想多寫一句都難,而且總是泛泛而談,如同跑流程。這樣的評估如何能贏得團隊的重視和信心呢?

 

既然年初就知道公司年會上總是有經驗分享的環節,那為什麼不在年初就在團隊裡寫出腳本,讓每個團隊成員用整整一年的時間去演繹自己的故事呢?主動創造故事,總好過臨時編就的,甚至是「隨機應變」的經驗吧?

 

如果很早就知道下一個周期會上要討論業績成長問題,為什麼不現在就開始布局,開拓一些新的成長點呢?例如挪出一部分錢去開發新客戶、新市場,為下一個投入計畫打下一個成長的基礎,爆發出新的活力。

 

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