在今天看見明天

老闆凹你加班不給錢?上班打卡一定要注意的6件事:這樣做一次領回5年加班費

陳業鑫 律師

管理

shutterstock

2020-10-05 09:51

出勤紀錄為雇主核發勞工薪資及延長工作時間工資之重要依據,尤其在計算延長工時工資(加班費)的情形下更是不可或缺。為避免勞工雙方對於計算工作之起訖時間發生爭議,置備勞工簽到簿或出勤卡實有其重要性。

 

雇主一定要幫勞工準備出勤紀錄嗎?

 

當然要,而且這是雇主的法定義務,不能以員工自主管理或責任制為由推託。

 

依勞動基準法第30條第5、6項規定,雇主應置備勞工簽到簿或出勤卡,逐日記載勞工出勤之時間計至分鐘為止,而且這個出勤紀錄要保存5年

 

出勤紀錄一定要是紙本打卡方式作成嗎?

 

不一定,依勞動基準法施行細則第21條規定,勞工的出勤紀錄,包括以簽到簿、出勤卡、刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統或其他可資覈實記載出勤時間工具所為之紀錄,都是合乎法律規定的方式。

 

雖然出勤紀錄可以用數位電子方式作成,但雇主因勞動檢查之需要或勞工向其申請時,還是應該以書面方式提出。

 

如果勞工沒有打卡,勞檢時,雇主無法提出出勤紀錄,罰誰?

 

雖然實務上可能發生勞工不打卡或忘記打卡的狀況,但一旦勞檢員上門,雇主無法提出每一位勞工5年內逐日記載至分鐘為止的出勤紀錄,或是出勤紀錄有欠缺不符合勞基法第30條第5、6項規定要件,主管機關會依同法第79條第2項規定,處新台幣9萬元至45萬元罰鍰。

 

記者、外勤業務、駕駛員及在家、遠距工作者,也必須有出勤紀錄嗎?

 

是的,只要是是用勞動基準法行業的勞工,雇主皆有責任為其置備出勤紀錄。當然,上述外勤勞工工作情況一般不在辦公室或工廠等雇主可以控管的場所內,出勤紀錄的作成確實與一般在辦公室或工廠等場所工作的勞工較為不同。

 

勞動部亦體認此一實際情況,訂有「勞工在事業場所外工作時間指導原則」,讓這些外勤勞工也可以因地制宜作成出勤紀錄,無須返回辦公室打卡,又能讓雇主免於被裁罰的窘境。

 

其內容大致如下:

 

一、記者等作者

 

1.因媒體工作性質特殊,常在事業場所外從事工作,或無須返回事業場所簽到退,致雇主不易認定工作時間及不易記載其出勤情形,有關一日正常工作時間之起迄、延長工作時間(加班)之處理及認定方式,應以書面勞動契約約定,並訂入工作規則。

 

2.媒體工作者常因突發之新聞事件,於正常工作時間結束後接獲雇主要求延長工作時間進行新聞處理,勞工延長工作之起迄時間,以各種形式記錄,如發稿紀錄、行車紀錄或勞工自行製作之紀錄,並輔以通訊軟體、電話、對話或其他方式告知雇主,雇主應記載之。

 

3.勞資雙方得約定勞工加班免經雇主事前同意,於完成工作後,勞工應將工作起迄時間紀錄交付雇主,雇主應記載勞工回報之實際加班之時數。

 

二、在家工作或遠距工作等電傳工作者

 

1.本指導原則定義為「電傳勞動」,指勞工於雇主指揮監督下,於事業場所外,藉由電腦資訊科技或電子通信設備履行勞動契約之型態。

 

2.電傳勞動工作者工作時間之分配,應由勞雇雙方約定並依約履行。又電傳勞動工作者自主性高,較易自由調配工作時間及休息時間,有關實際出勤情形及確切休息時間,應由勞工自我記載(如工作日誌等),並透過電子設備(如線上登錄系統等)記錄後電傳雇主記載。

 

3.因電傳勞動工作者工作場所多半非在雇主之事業場所,雇主對於勞工之延長工作時間難以管控或為反對之意思表示,有關延長工作時間,應採事前申請或約定等方式為之。

 

三、外勤業務員

 

1.外勤業務員可能僅有部分時間在固定之事業場所,或經常性在外工作,其主要工作時間常須配合客戶時間,例如僱傭制保險業務員、不動產仲介經紀人員等。

 

實務上,致雇主不易認定工作時間及不易記載其出勤情形。有關一日正常工作時間之起迄、延長工作時間(加班)之處理及認定方式,應以書面勞動契約約定,並訂入工作規則。

 

2.出勤情形之記載方式,非僅以事業單位之簽到簿或出勤卡為限,可輔以其他可資證明勞工出勤時間之紀錄文件或資訊檔案。勞工延長工作時間後,得以電腦、電話、對話、通訊軟體或其他方式記錄起迄時間,交付或告知雇主,雇主應記載之。

 

3.外勤業務員於正常工作時間結束後,因工作需要接獲雇主要求延長工作時間時,於完成工作後,應將結束時間回報雇主,雇主應記載交付工作之起迄時間。外勤業務員於正常工作時間結束後接獲客戶要求提供服務,應回報並徵得雇主同意,於工作完成後再將起迄時間回報雇主記載之。

 

 

四、遊覽車、貨車駕駛等汽車駕駛員

 

1.汽車駕駛,包括客車、貨車及主管之駕駛,其工作時間以實際工作時間為準,包含熱車時間、駕駛時間、驗票時間、等班時間、洗車時間、加油時間、保養時間、待命時間、上下貨時間或其他在雇主指揮監督下從事相關工作之時間。

 

2.駕駛得不受雇主之指揮、監督,並得自由利用之時間,為休息時間。

 

3.客戶如要求增加行程,駕駛應回報並徵得雇主同意,於完成工作後,以勞資雙方約定之方式回報雇主,雇主應記載勞工延長工作時間紀錄。

 

4.駕駛因行駛路線長短不一,交通離尖峰狀況差異甚大,其工作時間及休息時間與一般固定工時之勞工有別。

 

依勞動基準法第35條但書所定「連續性」工作,因具有一旦執行工作即無法中斷之特性,事業單位如有符合前開但書規定之情形,得於勞工工作時間內另行調配休息時間,該休息時間仍應至少一次給足30分鐘。

 

雇主是否確依勞動基準法第35條規定給予勞工休息時間,得由勞動契約、工作規則、工作日誌等資料或訪談勞工以為判定。

 

5.至於未行車之等候時間,是否屬工作時間及其工作時間如何計算,應先釐清該時段內是否受雇主指揮監督,並得否自由利用,例如遊覽車駕駛載運遊客至某景點後,遊客下車至景點遊憩2小時,該2小時期間,駕駛得自行利用者,得不認為是工作時間。至於有些許遊客停留於遊覽車上,該期間駕駛實際上無          法自行利用,應屬工作時間。

 

6.汽車駕駛工作時間之紀錄,除輔以行車紀錄器、GPS 紀錄、派車憑單(派車單)外,亦可輔以客戶簽收紀錄以為佐證。主管座車之主管,亦應負有記錄駕駛工作時間或簽認工作時間紀錄之義務。

 

在勞資爭議訴訟中,出勤紀錄扮演什麼角色?

 

出勤紀錄為雇主核發勞工薪資及延長工作時間工資之重要依據,尤其在計算延長工時工資(加班費)的情形下更是不可或缺。為避免勞工雙方對於計算工作之起訖時間發生爭議,置備勞工簽到簿或出勤卡實有其重要性。

 

2020年1月1日施行的勞動事件法第38條規定:「出勤紀錄內記載之勞工出勤時間,推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務。」,即「工時推定」條款。

 

此條款對雇主營運衝擊極大,基於下列六點原因,可說是勞動事件法全文中,衝擊企業勞資關係最大的條文:

 

1.因為每位勞工在每個工作日都必須作成出勤紀錄。

2.出勤紀錄置備責任在雇主。

3.雇主有義務保存五年。

4.出勤紀錄應逐日記載至分鐘。

5.工時是工資計算之重要依據,尤其是加班費。

6.不只勞動事件訴訟須提出出勤紀錄,勞檢亦必檢查。

 

若勞資雙方發生爭議,進入訴訟程序時,加班有無及時數如何認定,依勞動事件法第35條規定,出勤紀錄為重要證據方法,且為雇主置備及提出義務。再依勞動事件法第38條工時推定效力,若出勤紀錄顯示工時高於正常工時,則雇主否認指派勞工加班,由雇主舉證,若雇主無法舉證就會敗訴。

 

例如雇主與勞工約定上午9點上班,下午6點下班,中午午休1個小時,但勞工每天上午7點打卡到班,晚上8點才刷下班卡,若勞工主張每個工作日均加班4個小時,因為出勤紀錄上記載出勤時間確實長達12小時,扣除雇主已給付月薪的正常工時8小時,依勞動事件法第38條規定推定,勞工早到遲退的4個小時都是「經雇主同意而執行職務」,若雇主無法舉反證證明勞工並沒有加班,就會被法院判決命如數給付勞工請求的加班費。

 

依最高行政法院最高行政法院在某醫院案(107判211)及某國際商銀案(108判173)判決中表示,雇主如認為員工事實上未加班而出勤紀錄卻顯示有延長工時的狀況,如上開早到遲退勞工的情形,最遲在次月結算前一月份薪資及加班費前,就要會同員工及時更正異常出勤時間。

 

例如勞工在8月分的出勤紀錄上顯示超過正常工時逗留在公司時間有40小時,則最遲在9月5日結算8月份薪資及加班費前,就要會同該勞工更正異常出勤紀錄上的時間,讓員工自行註記並無加班提供勞務之事實,而是處理私務或單純逗留。

 

若雇主放任員工隨意出勤,而紀錄上顯示超過正常工時,又未給付加班費,除了被勞檢查獲時將為主管機關依勞動基準法第24、79條第1款規定罰2-100萬元罰鍰外,勞工提起訴訟請求給付加班費時,依勞動事件法第38條規定,若雇主未能舉反證推翻的話,以上述員工為例,法院最多將會判決雇主給付該名勞工回溯5年的加班費,將是一筆驚人的金額。

 

如果偽造出勤紀錄,有什麼後果?

 

某保全公司勤務部胡姓經理,負責核算所聘保全人員每月值班時數及薪資,在高雄市政府勞工局實施勞動檢查後,為順利通過勞動檢查,以免受罰,竟在未經公司所屬保全人員同意或授權之情形下,擅自以影印保全員簽名,再將之剪貼在之駐點工作人員簽到單,後持以複印,續於複印而來的簽到單上工作時數欄內填載與各人實際工作情形不符之上下班時間、時數,後來被高雄地檢署起訴,並被高雄地方法院判刑有期徒刑6個月。

 

若勞檢被查獲雇主未依法置備出勤紀錄或出勤紀錄不符合法律規定要式者,只能坦然接受被主管機關裁罰的結果。千萬不要為了逃避被主管機關裁罰,鋌而走險偽造出勤紀錄,嚴重者將有刑事責任,不可不慎。

 

作者簡介_陳業鑫律師

台灣唯一曾歷練法官、勞動局長、金控公司董事職務的律師,有著自各個角度觀察勞資糾紛的豐富經驗,現為執業律師,以勞動法、金融法及證券交易法等為主要執業領域,目前並擔任臺北律師公會勞動法委員會主委。

 

作者最新大作《懂一點法律,勞資不對立,管理不犯錯》:每個人都看得懂、立即可用,簡單掌握勞資法規重點

延伸閱讀

想請生理假,主管竟要求「沾血試紙」證明?一年有3天...關於「生理假」一定要知道的5件事

2020-09-22

勞保基金恐在2026前破產,除了多繳少領延後退以外,政府還能做什麼?

2020-09-08

老闆員工都要看!勞動事件法1月1日上路,上下班打卡該注意哪些事?

2020-01-02

82歲台電老兵》樂山顧雷達、救彰化風機!「台灣電力國寶」的傳承大計

2020-09-03