在今天看見明天

商業書信 請不要生意腔

2013-12-28 18:24

每次打開電子信箱,準備寫英文e-mail時, 腦袋會不會一片空白?英文溝通已經成為全球化社會的必備工具,英文書信往來即是很重要的一環。但是,常常有人覺得自己的英文信,不是辭不達意,就是又臭又長。其實,只要善用一些訣竅,就會讓一切不一樣。學會以下幾種小技巧,讓你的英文信件看起來專業又漂亮!

超專業英文e-mail 只要6招
 
招數1:可以用We 就不要用YOU
每一封e-mail往來,都是你和收信人之間的交流。很多人以為寫商業e-mail就應該用「生意腔」,於是 把本來有感情基礎的e-mail寫得官樣。
 
每次e-mail往來不就是跟對方進行了一次交談嗎?只不過是把交談的介面放在e-mail上而已。多用一 些簡單明瞭的句子,用我/我們做主詞,這樣才能讓e-mail讀起來熱情、友善,像朋友交談那樣簡單、 自然、親切又人性化。
 
招數2:一針見血:可以清楚就不要模糊
寫email最忌諱文謅謅,要打電話給人就用call,要去拜訪人就說visit,不要用模模糊糊的 contact。
 
招數3:可以1個字就不要2個字
大部分商業人士跟你一樣,每天都要閱讀大量e-mail。所以e-mail一定要寫得簡明扼要。與主題無關 或者無助於e-mail的目的內容,請毫不留情的捨棄。 
 
招數4:用對方看得懂的關鍵字
每個行業都有自己的行話,e-mail溝通時候要確定別人懂不懂你的 行話,也盡量不用華麗詞藻。西方的語言習慣,他們更願意使用簡 練而樸實的語言;比如"We look forward to a bright and glorious future of cooperation",就不如直接寫成"We hope to have the opportunity to work with you in the future.",這樣才更加符合西方人的語言習慣。

招數5:有技巧的表達  永遠讓人覺得you're helpful
同樣一件事說法不同,得到的回應就不同,有技巧的說法讓人樂於為你效勞。
 
招數6:標題就能透露專業性
也許很多人都沒有意識到,e-mail的標題是很重要的一個部分,你的郵件給對方的第一個印象就是 透過標題來完成的。如果標題沒有內容,看起來像群組垃圾郵件,命運就是直接進入垃圾桶。
 
 
 
避開肚臍眼 不要一直I、I、I
一種作家,寫起文章來每一句的開口都是「我」,文章讀起來,就是「我我我我我」,有人笑稱這 些人「肚臍眼作家」。講英文的時候,假如每一句話不是"I"就是"we"或"my"開頭,講一段自我介 紹,超過10個"I",這就表示英文程度還停在「肚臍眼階段」。
 
讓英文進化一下吧。避開肚臍眼英文,方法很多,以下有5種句型,可以讓你少用"I",用熟了就不 必擔心你自己講的是肚臍眼英文,這一關,很快就過。
 
 
 
職場英文e-mail 5種萬用金句 複製貼上好好用
你寫一封英文e-mail要多久? 英文e-mail寫作其實有一些共通格式(format),把以下一些經典句 型記熟,寫一封詢問意見、安排行程的信,只要3、5分鐘就夠了。
 
 
 
圖片來源:Bogdan Suditu
 
 

延伸閱讀

對油畫堅持 十多年不懈的寫意

2020-01-21

來自敦睦艦軍人女友的一封信:甘願被隔離,但社會讓我感覺「你怎麼死沒關係,不要拖累我」

2020-04-28

從北一女潑酸案到殺鐵路警案,為何精神病患犯罪爭議大?法律所教授解析:若問題出在法律本身,責備法官毫無幫助

2020-05-01

漲多就是最大利空!「銅板股大戶」用這5項選股邏輯 挑出下一檔低價強棒股

2020-09-09