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克服上台吃螺絲、失憶、緊張的囧樣—萬用金句直接秀 英文簡報技巧再升級

克服上台吃螺絲、失憶、緊張的囧樣—萬用金句直接秀  英文簡報技巧再升級

樂墨

教育

2012-10-03 17:01

當世界變平了,不論國際貿易商機之開拓或跨國企業內部的會議,大都以英語做為溝通橋樑,如何精進英文簡報的能力,將是提升自己在職場能見度與發展潛力的重要關鍵。

英文企管名師郭易認為,簡報成功的關鍵不僅止於投影片炫目與否,或主講者的服裝、手勢是否得宜,而是從一般所謂的簡報5P:事前計劃(Plan)、準備(Prepare)、練習(Practice)、表演(Perform)到事後檢討(Playback)的完整流程中,確實執行每一步驟。

 

事前多準備,應變才不驚

 

在事前計劃階段,簡報者一定要先了解Who、Why、What、When、Where及How的5W1H,也就是了解聽眾背景、簡報目的、需求內容、適合時間、場地勘察及工作安排,並做好成本評估。

 

此外,充份地練習也是簡報成功的致勝要素,最好能在會場實地彩排並錄影,觀察缺失並改進缺點。如果場地與器材問題難以克服,起碼也要對著鏡子練習並錄音,才能達到效果。

 

架構完整重於花俏設計

 

很多人喜歡把簡報做得很炫,又是彩色又是動畫,弄得投影片比主講者還吸睛。郭易表示,投影片簡潔精準即可,毋需太複雜,像蘋果創辦人賈伯斯以往主持新品上市發表會時,投影片向來簡單到不行,但憑藉個人演說魅力,依然把發表會弄得有聲有色。

 

不過,投影片具有幫助聽眾掌握重點,以及提醒主講者的功用,特別是英文簡報很重視架構的完整性,因此郭易建議投影片製作時可以掌握下列7大法則。

 

1個主題:每張投影片只有一個重點,可協助聽眾聚焦。

 

2分說明:每張投影片的內容大約花2分鐘說明,時間太短淪為走馬看花,聽眾不易留下深刻印象;時間太長則易流於冗長,聽眾容易閃神。

 

3層分類:投影片頂多分為大、中、小3層,層次太多會顯得複雜,聽眾不易理解。

 

4大象限:投影片內容分類以左右二分法,或是上下左右4大象限,依重要性由上而下,再由左至右排列,所以最重要的分類置於左上方,其次放在左下方,最不重要的則置於右下角。

 

5環效果:投影片內容以簡潔精準、具公信力、內容享受、具吸引力,最後目標就是贏得認同,一環串一環,環環相扣。

 

6種資料:資料來源可來自知名理論、統計數據、成功案例、專家說法、圖表證明,最後加上一句響亮的標題,例如:xx醫美,讓您一輩子都美。

 

7乘以7:為避免簡報畫面龐雜,最好控制在7行(加減3行),每行字數控制在7字(加減3字),這項原則也適用於中文簡報。

 

好的破冰是成功的第一步

 

場地準備好了、投影片準備好了,接下來就是簡報說明過程,涵蓋了Introduction開場介紹(佔10%)、Body主要內容(佔80%)、Conclusion結論與Q&A(合佔10%)3大部份。

 

1、Introduction:包括自我介紹、破冰開頭(Ice breaker)、大綱介紹(Outline)及好康分享(Attactions),其中破冰開頭對英文簡報或演講很重要,往往影響聽眾後續聽講氣氛。

 

郭易建議破冰設計的3大重點為,令人好奇、感到震憾及與主題相關,具體方式不拘,可以說個故事、拿出實證數據、提出切身問題、開個玩笑、名言諺語,或是在youtube上找到相關影片,只要能讓聽眾產生興趣就成功了。

 

2、Body:說明過程中眼睛不要一直盯某特定人,視線最好是左中右三點輪流,語高偏慢、音量稍大要有抑揚頓挫,有時適時停頓讓聽眾知道將有重點出現。

 

手勢要有力、有禮及有誠意,例如拍著胸口說「Yes, we can!」這是美國總統歐巴馬4年前競選時的經典動作;豎起大拇指說「You are the best!」也是很安全的手勢。

 

但像是手掌對人叫人閉嘴,或是用食、中指和大拇指比出槍擊姿勢等,英美人士最討厭的手勢動作,就要盡量避免。

 

3、  Conclusion及Q&A:一般結論主要是當天重點的總結,但有時也可安排驚喜,像賈伯斯在介紹完iPhone的尾聲,突然拿出一個牛皮紙袋,結果是全世界最薄的MAC筆電,出人意料之舉現場歡聲雷動,也成為隔天報紙的頭條,等於賺了數以億計的免費廣告。

 

Q&A是與客戶直接互動的最好時間,但也是許多人簡報最擔心的時刻,深怕遇到難纏問題當場出糗。郭易建議Q&A時一定要保持禮貌回應,千萬不要被激怒,如果遇到較難回答的題目,可以先讚美提問者,再邊重述問題以確定問題內容。

 

最後,簡報技巧的是需要不停精進,自我檢討力求改善,才是英文簡報技巧持續進步的保證。

 

一開口就不卡!6種破冰開場的實用英文簡報句型

 

一、主持人介紹主講者

1.     It is a great pleasure to welcome…

2.     It is our pleasure to have…(ID), here today.

3.     I am glad to welcome…

4.     Let’s give our full attention to Mr.Xxx

5.     On behalf of my company

 

二、主講者回應主持人

1.     I am happy to be here.

2.     I appreciate your kind welcome.

3.     Thank you for your welcome.

4.     Thank you for the kind introduction.

5.     It’s an honor to be here.

 

三、準備自我介紹

1.     Before I begin, I’d like to introduce myself.

2.     Before my presentation, I would like to take this opportunity to introduce myself.

3.     Allow me to make a brief self-introduction.

 

四、主講者說明目的

1.     I am here today to present our company’s newest product and how it can help your business!

2.     My purpose today is to …

3.     My goal for this meeting is to…

4.     The aim of this presentation is to …

5.     The reason why I’m here today is to…

 

五、逐項簡介的語法

1.     I’ll start with …Next,…Finally…

2.     First,…Second,…Third…,and last

3.     To begin with,…Moving right along…,I’ll wrap up with…

4.     Step one is to…After that we’ll…And our final step is to

 

六、進入主題的語法

1.     Let’s begin by…

2.     I’d like to start by…

3.     Now, I’ll show you

4.     Now, it’s time to discuss…

5.     Today we will show you …

6.     The purpose of my presentation is to introduce our new range of …

 

讓觀眾繼續聽下去!4種個提升觀眾興趣的英文簡報方法

 

方法

示範句型

提醒法

Remember the old problem that confused everybody?

Well , this next step solves that.

(還記得這令所有人困惑的老問題嗎?下一步就來解決它)

聚焦法

1.Next part is one of the most important topics today.

(接下來是今天最重要的主題之一)

2. You will really want to pay special attention to next slide.

(你一定會特別注意下一張投影片)

引誘法

1. You will benefit a lot from learning this point, because......

(學會這個對你大有好處,因為……)

2. If anyone has ever wanted to know how to do this, here it is.

(如有任何人想知道如何達成的話,現在答案就在這裡)

恐嚇法

If you don’t know this, you might be the next one fired !    

(如果你不懂這東西,你可能是下一個被炒的人)

 

讓現場氣氛更加分的英文簡報字彙

字母

加分字彙

A

awesome/amazing

B

better/best/biggie

C

comfortable/change

D

dramatic/dream

E

excellent/excited/easy

F

fantastic/first

G

great

H

hot

I

incredible

J

just_____

K

knock-out

L

love

M

magic/mind-blowing

N

never/new

O

OMG(Oh!My God)/outstanding

P

professional/perfect

Q

quality

R

remarkable/really

S

super/stunning

T

trust

U

Unbelievable!

V

very______!

W

Wow!

Y

Yes!

 

 

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