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商用英語電子郵件的五個小提示

商用英語電子郵件的五個小提示

寫商用英文通常比口說還容易,因為你不必擔心發音的問題,而且有足夠時間編輯你的信件內容。但是有一些規則是當你撰寫信件的時候必須記得,這會讓你的信件令人留下深刻的印象。

1. Know your email terms.

英語電子郵件會使用許多特殊術語,在你發信之前,請先確認你已經了解這些術語所代表的意思。

 

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Reply to all
回覆所有人,意思是你的郵件將會回覆給所有原來收到信件的人。

 

Cc (carbon copy)
副本,是將你的郵件寄副本給其他需要了解此內容的相關者。

 

Bcc (blind carbon copy)
密件副本,如果你要寄送郵件給多個收件者,並希望隱藏所有收件者的電子郵件地址,可以選擇使用 bcc。

 

Forward
意思是將此郵件轉發給其他人,有的時候會縮寫為 fw

 

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2. Use the Right Greeting.

 

假如你用 email 寫信給你的朋友時,開頭使用 Hey 來當作問候語並沒有問題,但是最好不要用這種方式寫給你的客戶夥伴。同時,避免用過於正式或傳統的慣用語,例如:Dear Sir,最好是寫Dear Mr./ Ms.加上對方的姓氏。如果你和對方是工作方面的關係,你可以只是寫他們的名字(例如 Dear John)。

 

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3. Keep it Short and Clear.

 

信件內容要簡短有力。如果能將一封英文電子郵件寫得清楚且有組織,不僅可以讓閱讀者快速了解你所要表達的意思,還可以展露出你個人出色的語言及文字能力。

 

首先,你的電子郵件的第一句必須要清楚的說明你來信的目的,之後的每一個段落最好也在第一句就先闡述此段的重點。

 

可以使用一些字像是 first, second, next, and finally 來引導讀者你這段正在說明的論點。

 

最後,在郵件的結尾,可以這樣寫:If you have any other questions, please feel free to contact me. 來引導你的讀者詢問你更多資訊。

 

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4. Be polite and tactful.

 

文字內容要有禮貌且得體。假設你的電子郵件主要目的是要詢問某件事情或某物, 可以用 I am interested in… 來當起始句。最好不要用 I want…,這只會顯得你很無禮。

 

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5. Always end the email correctly.

 

在信件的後面寫上:I am looking forward to your reply, thank you, 或 Sincerely 這些都是很好讓你的讀者留下好印像的方法。

 

本文經EF English Live線上英文授權刊登,原文發表於此

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