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休假之前,先寫好Out of office message

世界公民文化中心
2018-05-18
教育
達志

休假之前,先寫好Out of office message

世界公民文化中心
2018-05-18
休假之前,先寫好Out of office message
教育
達志

很多專業人士特別是在外商工作的人,離開辦公室一段時間,像請假或休假之類的,都習慣用out of office message。

 

這樣的message原來是專業體貼的一種表現,但如果犯了些小錯誤,反而會留下壞印象。網路上流傳一個帖子,有個人要休假就寫了一封郵件自動回覆信件,內容是:

 

"I'm taking my compensation leave and will be in South Africa. If it is urgent, you can contact my secretary, Ms. XXX at OOOOOO. If it is non-urgent, you can send it to..... Thank you."

 

(我正在休假,要去南非,如果有急事可聯絡我秘書,如果不那麼急就把郵件傳到我另一個信箱。謝謝)

 

這個訊息的問題是:

 

(1) 說了太私人的訊息,例如compensation leave (補休)或South Africa (南非)這類與公事無關的事不需要在郵件中透露。

(2) if it is urgent/non-urgent語意含糊,這it指的到底為何,讓人摸不著頭緒?

 

寫專業的out-of-office message其實不難,只要記這三個步驟:

 

第1步:禮貌招呼

 

- Thank you for your email. 謝謝來信。

-Thank you for your message. 謝謝你的訊息。

-You have reached the mailbox of Jason Wang. 你已寄件給Jason Wang。

 

第2步:告知不在,何時回來,有急事怎麼辦

 

-I am currently out of the office with limited access to email. 我目前不在,不方便使用郵件。

-I will be back on Nov. 25, 2015.  Please refer all urgent matters to Ms. Jane Chen at the following email address [OOO].  我將於2015年11月25日回來。有急事請找陳小姐,她的郵件是[OOO]。

-Our office is closed today due to a national holiday. I will be back in the office tomorrow and will reply to your email as soon as possible. 因國定假日我們公司今天不上班,我明天進辦公室會儘快回覆您的訊息。

 

第3步:結尾:簡單的sign off

 

-Regards, (your name)

-Kind regards, (your name)

-Thank you for your message. Best regards, (your name) 

-Regards, Kind regards和Best regards意思都差不多,regards是致上問候,有了kind和best或親切的問候、最好的問候。

 

【世界公民文化中心】是一所兩年制英語學院,以獨有的一對一教學,幫助企業人士善用英語整合能力,達成個人和企業國際化的目標,為高科技與跨國公司仰賴的商務英語學習機構。


 

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