5歲的Eric，升上小主管還不到3個月，下班卻一天比一天時間晚，有時甚至忙到晚上8、9點鐘才能離開公司，好友納悶地問：「你底下不是有好幾個部屬嗎？怎麼比他們還晚下班呢？」Eric嘆口氣說道：「沒辦法，我不放心他們的辦事方式啊，倒不如自己做還比較快！」
許多主管都跟Eric有同樣的迷思，擔心將事情交給屬下做成果會不佳，影響團隊效率。「其實，換了位置就應該換腦袋，」中華匯智管理顧問有限公司總經理錢慧如點出癥結，她指出，新手主管最常犯的錯誤，就是對於角色的轉換認知不清，認為自己專業表現好，才能晉升上來當主管，因此心態上仍沿用過往的成功經驗做事，加上對部屬能力還不甚了解，害怕他們把事情搞砸，因此遲遲不敢鬆手。
另一方面，新手主管經常困惑於，「部屬做得好贏得掌聲，那我的工作價值在哪裡？」對自己缺乏自信，以致不願輕易委任職責。
「當上主管的第一件事，就是積極調整自己的心態，幫助其他部屬熟稔這些技能。」錢慧如說，擔任主管的成就，不在於自己做了哪些事，而在於培育團隊裡的部屬有多大能力、能承擔多少任務；況且，當將擅長的工作交辦給部屬，幫助他們提升及發展新技能時，自己反倒可以專心處理更重要的任務，提高身為主管的勝任能力和效率，讓團隊與公司的效益極大化，創造自己、部屬與公司的三贏。
要訣2：避免將同性質的事重複交給固定人選
然而，主管還要深切認知到，交辦不光是單純的「工作分配」，必須將任務與現有人力加以媒合，也就是充分了解此任務的性質，設定預期要達成的目標，並分析部屬中誰具備適當的能力，再慎重地交辦出去。
但要注意的是，最好避免將同性質的任務固定交給某位符合條件的部屬，應該適時讓其他部屬有學習成長的空間，否則容易造成「會的一直做重複的事，不會的永遠不會」，以及「能者做到爆肝，無能者閒著納涼」的扭曲現象，這樣對個人與公司發展前景都是不利的。
交辦後 給予正向回饋
交辦之後，主管還可能面臨到部屬出差錯，該不該出手解救的兩難。救了，部屬無法從中學到教訓，還可能誤認主管搶走光環；不救，又擔心風險大於組織承受的範圍。
錢慧如指出，每個狀況不同，很難用同一標準論斷，但主管可針對幾個面向評估：如出手與不出手的風險分別是什麼？任務搞砸對團隊的傷害有多大？如何盡量降低風險，且適時放手讓部屬有機會修正？從中衡量利益得失，做出最有利的決定。
最後，錢慧如提醒，任務完成後，要給予部屬正向的回饋，恭喜他的職場實力更上一層樓，傾聽他在過程中自己的收穫與發現，引導其思索「如果重來一次，會有哪些不同作法」，如果類似任務日後仍會出現，不妨辦個成果發表會，讓部屬分享心得，所有成員也能從中學習，如此正向處理交辦這件事，往後主管有新任務時，部屬不但不會退避三舍，還會積極面對，力求最佳表現。
交辦有技巧 4步驟照著做
決定交辦人選後，如何跟部屬溝通，把任務順利交辦出去，也是一門深奧的學問。錢慧如建議，除了要清楚告知任務內容與目標之外，還要多花點心思跟部屬溝通，以下4個步驟，正是任務能否圓滿達成的關鍵！
步驟1：說明雀屏中選的理由
「第一個要跟部屬清楚表達的，就是我為什麼選你，而不是別人。」錢慧如說，一般來說，部屬接到新任務時心中多少會感到害怕，有人甚至開始胡思亂想：「一定是某某人不做，所以主管才找我。」以致心理產生抗拒，還沒交辦，接受新任務的意願就減了一大半。
這個階段，主管必須跟部屬強調一件事：我是經過分析之後，覺得團隊中你是最適合的人選，不是隨便找的！但是要注意，這種強調不能流於空泛，最好要提出具體的事例，比方說，「上回辦活動時，我發現你在場地安排上跟廠商協調得很好，這次任務有類似性質，所以放心交辦給你」，或者「我觀察到你平日跟主管報告時，表達能力相當不錯，很適合站上第一線向客戶提案」等等，來增加部屬的信心，也讓部屬明顯感受到主管平日就在注意他的表現，這種正向激勵，將有助增強其接下新任務的信心與意願。
步驟2：分析益處，激發提升價值動機
「接下來可以告訴部屬，經歷這個交辦任務，對你未來會有什麼樣的Benefit(益處)。」錢慧如指出，主管應向部屬具體分析在接下這個新挑戰後，能夠加深哪方面的技能，對增加與他人在職場上的差異化有什麼幫助，來激發部屬提升工作價值的動機，但請不要用升官、加薪等過於功利的誘導方式，容易失去功效。
步驟3：引導思考，制定關鍵績效指標
主管不妨回到交辦任務本身，詢問部屬打算如何開始進行？接下此任務擔心的是什麼？最需要什麼協助……等。錢慧如說，這個步驟的用意不只是交辦，也是一種coaching（指導），藉此探知部屬對此任務的理解程度，引導其去思考可能面對的問題，若發現有所偏誤可及時導正，並提示必要時可提供後援協助，讓部屬日後執行此任務時更有安全感。
另外，主管還要進一步跟部屬討論，制訂與此交辦事項目標相結合的KPI（關鍵績效指標），好確切掌握執行狀況。錢慧如指出，KPI以客觀明確的量化指標為宜，例如：每月應達到的營業額、每季所屬客戶的滿意度等，倘若不易量化，主管就要跟部屬協調出雙方都清楚其意義的質化指標，以確實發揮效用，圓滿完成該任務。
步驟4： 掌握進度、建立合作模式
最後，主管要跟部屬確認在交辦事項執行過程中，彼此都能接受的進度追蹤模式。
錢慧如表示，很多主管不放心，每天猛盯部屬進度，不但把自己搞得很累，也破壞與部屬之間的信賴感，「人的個性有百百種，最好是根據不同個性順勢而為。」例如，有些部屬自主能力強，不希望有人管，隔一段時間會主動跟主管報告，就不需要干預太多；另一種部屬則是不盯進度就會出狀況，這時主管就必須跟部屬談談該怎麼合作掌握進度，共同把這個任務完成。
當創造一個讓部屬感受到他是受尊重的、被相信的工作環境，交辦任務也就成功了一大半。
