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年底轉職潮 來自主管的英文慰留信

年底轉職潮 來自主管的英文慰留信

多益職場通

名人專欄

2012-12-19 16:52

文/周強

如果你正打算年底要離職,你會期待收到主管的慰留信嗎?又或者,你是一位主管,你的得力部屬提出辭呈,你要如何慰留呢?

多益測驗﹝www.toeic.com.tw﹞在閱讀的部分,多半是與職場生態有關、性質較「制式」的文章,像是徵才廣告、求職信、備忘錄、會議紀錄、公司內部公文、新聞報導等。雖然辦公室是處理公事的地方,但有感情的「人」是職場裡最主要的元素,在職場往來的文件裡,若是摻入了一些「軟性」的感情因素,就會令人印象深刻。

以下這篇文章,是一名某部門主管,寫給一位提出辭呈女部屬的一封便條信。即使女部屬要辭職,主管在信中第一句話,還是以符合職場禮儀的方式,對她致上感謝:

I wanted to write you a note to thank you.
(我寫這張便條來感謝妳。)


第二句隨即道出這封便條信(note)的主題:

I am sorry that you felt disappointed that your work responsibilities were
not what you expected.


他說:「妳對工作職責非預期而失望,我很遺撼。」很明顯的,這位女部屬是失望而且不快樂的!為什麼?因為她的工作內容或職掌,不是她當初心中期望的樣子。表示「失望」,用“disappointed”是個非常合適的字,後面常接介係詞at / with / in,再接上名詞,或是用that接子句來表達對「某一件事情」感到失望。

值得一提的,是這句主題句在英文商業寫作中擺放的位置。英文寫作與中文寫作很大的不同點之一是:英文每一段的第一句或第二句,就是這段的主題句(theme),然後主題句後面的句子,都會支持與延續主題句的論點,往下續做線性發展。但中文較為不同,許多中文作家喜歡迂迴取勢、旁敲側擊,文章最後才來「畫龍點睛」的講出重點。許多台灣同學受這種中文寫作方法的影響,到美國讀書時寫出的報告,常叫美國教授看得一頭霧水,因為教授們不知道文章段落的重點在哪!

這篇文章的段落主題句非常明確,第一段的一、二句:感謝與遺憾她的失望。第二段的主題句也是第一句,他說:「雖然我們處理的工作,不像你喜歡的那樣富有變化,但請想一想自9月以來妳我所完成的事項。」這句很有感情的話,是用連接詞“although”(雖然)連接兩個子句而成:

→ Although the tasks we handled were not as varied as you would have liked, just think about what you and I have accomplished since September.

句中的“varied”(有變化的)是多益測驗的常用字,因為它是動詞“vary”的過去分詞當作形容詞用,而“vary”和副詞“very”(非常)僅一個字母之差,因此很受出題者青睞,以測試同學分辨兩字的能力。動詞“vary”的意思是「變化、改變、不同」;它的形容詞與名詞在測驗中也很常見,分別是“various”與“variety”,尤其名詞“a variety of⋯”指「各式各樣的」。

例句:
Our marketing team tried to vary the strategy.
(我們的行銷團隊試著改變策略。)
These products vary in price.
(這些產品價格不一。)
This toy store has a variety of toys.
(這家玩具店有各種不同的玩具。)


“vary”有一個非學不可的同義字是“diversify”,它的形容詞與名詞分別是“diverse”與“diversity”,也是多益測驗的常用字。欲求多益測驗高分的同學,這兩個字不可錯過!

接著這句主題句的,是一句職場英文裡較罕見、長達36字的長句。很多人都怕看到長句子,但其實只要句構的觀念清楚,句子的長度不是問題。這位主管只不過是用了這句長句,列出3件他們自9月以來所共同完成的事;簡單來說,這3件事是:

1.organized the annual small business conference(籌辦小企業年會)
2.updated the association's Web site(更新協會網站)
3.answered scores of inquires from business owners who needed advice(為需要建議的企業主回答許多問題)

若你能看出這3個重點,那看懂這36字的長句應是易如反掌,因為它不過就是用了「A, B, and C」的句型:

→We organized the annual small business conference, updated the association's Web site, and answered scores of inquires, many in great detail, from business owners who needed advice on a range of topics: loan, benefits, licensing, etc.

他說道:「我們籌辦小企業年會、更新協會網站、非常詳細地為需要建議的企業主回答許多問題,問題範圍涵蓋借貸、福利、發照等。」其中的“many in great detail”只是插入語,表示「許多問題上,非常詳細地」。

第三段的主題句也是第一句,他說:「我覺得這一年對我們而言,是收穫豐富的。」

→I feel the year has been very productive for both of us.

順著英文寫作的線性發展,這位主管在這一段文字中,美言這位女部屬的優點。其中有「樂意為對方提供推薦」的句子,卻是職場英文中的絕佳好句,同學應該學起來,並加以運用。話說在歐美國家,申請學校或找工作時,學校或公司經常會要求,申請人能提出第三方(師長或前主管)的推薦函(recommendation letter)。這位信中的主管沒等這位女部屬開口,主動地說:「如果你未來的工作需要推薦,歡迎來找我。」

→Please feel free to call upon me for a recommendation if you require one for future employment.

“feel free”是常用片語,是「隨意的、可自由做⋯的」。

“call upon me”也是常用片語,在這裡不是「打電話給我」,而有呼喚、召喚、呼叫之意,可以解釋為「來找我」。

“employment”指「聘僱」,比方說僱用員工的僱主是“employer”,被聘的員工是“employee”,在這句中指「未來的工作」。

為什麼我稱它為「慰留信」?因為員工要離職,公司主管如果不慰留,辭呈上批准即可,又何需要寫這封書信呢!而且還是一封文情並茂、充滿不捨之情的信,因此我稱它為「慰留感謝信」。雖然信中沒有挽留她的字句,但已在不言之中。

職場的書信往來,是多益測驗入題的基本材料。從多益測驗﹝www.toeic.com.tw﹞出題方向指標的《多益測驗官方版全真試題指南II》﹝http://www.englishok.com.tw/public/product.php?pid=P103250001﹞中這篇文情並茂的慰留信,可以學到很好的職場書信模式、用字、語法、句型等。你以後如果需要寫一封這類的職場書信或e-mail 時,它也是很好的範本。

【更多英文資訊請至多益情報誌www.toeicok.com.tw


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