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規劃你的時間,讓時間動起來

規劃你的時間,讓時間動起來

7年級創業家-林修禾

教育

2013-01-15 14:34

這天下午,一個從加拿大來台灣的朋友小J,約我喝咖啡,他是個很喜歡學習的人,對我的創業也很好奇,於是小J幫我點了杯熱的焦糖拿鐵,咖啡很香,但香味蓋不住他的好奇心,接著就是一連串關於創業、商業模式、學習等議題的「拷問」。

這天下午,一個從加拿大來台灣的朋友小J,約我喝咖啡,他是個很喜歡學習的人,對我的創業也很好奇,於是小J幫我點了杯熱的焦糖拿鐵,咖啡很香,但香味蓋不住他的好奇心,接著就是一連串關於創業、商業模式、學習等議題的「拷問」。

你是怎麼規劃自己的時間?怎麼能一邊念書,一邊管理公司?」

這是小J對於我每段創業故事,最好奇的一件事,如果你有聽過我的故事,你就會知道我是在念碩士的時候,開始成立自己的第一個事業。當時在學生時代就創業,其實也是替自己買一個「保險」,也就是如果我創業失敗,那麼我還是個唸碩士的學生,聽起來還不算太差!但其實最大的風險反而是在「時間規劃」上,如果沒有做好規劃,事業跟學業可能會同時無法兼顧。

乍看之下,每個人一天都是24小時,都是公平的,事實上,如果你不會分配時間,你的一天的時間其實比人家都短。相反的,如果你懂得利用時間,你的時間自然會大於24小時。

很多人認為時間是固定的、靜態的,但我常說,時間是活的,當你有去規劃你的時間,時間就會活絡起來,「時間」也會變為你最好的學習夥伴。當你的時間有效的運用,我稱這樣的時間叫做「時間動能」

抓出你的「時間動能」三個方案

這裡提出我在用的三個方法給大家做參考:


1.時間分配術,運用168找出一週的時間分配




我們的時間常常會不知不覺的浪費掉,首先要大致了解你的時間分配,都是分配到什麼樣的地方,而我們可以假設生活中每個禮拜的型態都差不多,抓出時間動能的第一個目的,就是要了解你一週的時間都用到哪裡去。

一天有24小時,一個禮拜7天,兩個數字相乘剛好就是168小時,也就是我們一個禮拜有這些時間去做分配,所以第一個功課就是要寫出我這168小時都用在什麼地方,並且要寫出這些時間,都用來「交換」到什麼,例如這個禮拜我睡覺共56小時,我交換到了「隔天的精神」,坐交通車16小時,我交換到了「距離的移動」,陪另一半的時間,我交換到了「愛情的維持」,工作上我可能交換到了「金錢」。

抓出時間動能的第一步,其實就是先了解目前我的時間都怎麼去分配,然後去看看「交換」的東西,是否是我預期想要的?你可以看上個禮拜,你的168小時都怎麼去分配的,寫在紙上,自己檢視,當然你也可以寫下未來時間分配表,督促自己的規劃。


2.找出你的黃金時刻,讓工作、學習更有效率

美國加州大學資訊數學系教授葛洛里亞.馬克(Gloria Mark)的研究顯示,如果我們做一件事情,一旦被打斷,可能是由於外部因素,或是自己分心,要再重新進入狀況,需要花23分鐘的時間。




也就是說,如果我們正在做一份報告,但中途被人打斷了兩次,那麼我們浪費的時間可能就是46分鐘,那這一天,你就少了46分鐘,但也許你在某個時段工作特別有效率,那麼其實你將工作都集中在那個時候,你就會不知不覺的多出時間來運用。

我在念碩士的時候就發現,早上10點前,我唸書的效率會特別好,下午4點~6點,對於工作的效率也會提升,晚上9點後,我的靈感會比較多,當然每個人的狀況都會不一樣,所以要有效的利用時間,就是抓出每天你認為你比較有效率的時刻,把這些時間列下來,然後把重要的事都排在那時來處理,之後你也會發現,這些「時刻」,通常都是在沒有人打擾的時候,會比較專心,其實所謂的黃金時刻,你也可以解釋為專心時刻,如果你是個很早就會起床的人,那麼恭喜你,早上的時間通常都比較少人會打擾你,盡量把重要的事都排在早上處理吧,這樣你的時間會比其他人還更多的!


3.排列你的優先順序,提升自己的動能

有個工具我很喜歡用,事實上我也會要求我的工作夥伴也實行這個工具,就是每天睡覺前,列出明天要做的最重要的六件事,沒錯,只要列出六項就可以,例如我明天要回某某客戶信件、要完成專案報告、或是我跟朋友要去看電影等,睡前5分鐘,列出最重要的六件事(不一定是工作上的),寫在便條紙上,並且分辨每件事情的重要程度,依次排列1~6的序號,1號就是最優先要做的事,如果3號今天沒有完成,那麼3號就會變成明天的1號。

那怎麼分辨事情的重要性呢?以管理學所說的,事情有分為4個等級,分別為:

「重要,且緊急」我稱它為A,A就是要馬上執行的項目。

「重要,不緊急」我稱它為B,B就是平常就要去做的事。

「不重要,緊急」我稱它為C,C就是要選擇性的去做。

「不重要,不緊急」我稱它為D,D就是不要去做。




在上面的六個項目裡,列出他們分別屬於A、B、C、D,排列順序,這樣可以提升隔天的做事效率。

當你開始著手「規劃」時,你的時間已經悄悄動了起來!融合上面三個方案,是我平常運用時間規劃的方法,跟大家做個分享,我們下次見。




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