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你一定要會的職場Email 寫作重點 英文E-MAIL常見四大問題

你一定要會的職場Email 寫作重點   英文E-MAIL常見四大問題

多益職場通

名人專欄

2013-03-20 16:42

作者/ Alisa Tu

Email 是目前職場上最常被使用的溝通往來工具,人人都會寫,但卻非人人都可抓到其中的竅門,進而寫出一篇能為自己及公司建立專業形象、又能讓收件人想立即回信的email。到底台灣人的英文email 都犯了什麼樣的錯誤呢?

問題一:Email 主旨要簡短有力,才會讓人一看就懂?

首先,Alisa 老師有幾個問題:
1. 你有沒有曾經因為想不出標題,而讓email 主旨欄空白呢?
2. 你有沒有曾經懶得改主旨,而一直沿用同一封信的標題繼續和對方聯繫,就算討論的議題已經和原主旨毫無關聯了呢?
3. 你有沒有曾經將email 內容或是問題,一股腦兒全打在主旨欄,再複製一遍在信件內容欄,或是讓內容乾脆一片空白呢?

若是以上的答案都是YES,那你就要好檢討了。同學們可能會認為:email 的主旨有這麼重要嗎?收件人往往只會花1、2 秒的時間來看標題吧?主旨只要用簡單的一、兩個字把信件關鍵字寫出來不就好了嗎? Alisa 老師要告訴你,email 主旨欄真的很重要!

首先,主旨欄千萬不可以空白,否則可能會導致email 被當成垃圾信件。再來,若信件內容經雙方一再的往來答覆,內文的討論事項已脫離原主旨,那麼請務必刪除先前的信件內文,並換上一個新的主旨,一來是讓收件人更清楚信件內容,二來是方便日後搜尋信件和資料歸檔。而最後,不可將信件所有內容放在信件主旨欄,那只會讓對方對你有亂無章法的壞印象,更別談對方對你會有後續的聯繫和回應了。

其實寫一封商業英文書信一點也不難,要記住:忙碌的商務人士每天收到的email 至少約20 封,而主管們甚至會收到上百封的email,因此想吸引收信人的目光或是贏得對方秘書的注意,來獲得快速回信,秘訣在於你的email 是否下了個好主旨。

一個好的email 主旨,要有三個大原則:條理分明、目標明確、符合內容。Alisa 老師就來告訴大家幾個email 常見的問題,讓同學們一起來比較錯誤及正確的用法。

錯誤一:主旨不夠清楚明白
Subject: Request主旨:請求
v.s
Subject: Quotation Request for Gift Bags主旨:贈品袋的詢價請求

第一個主旨雖然易讀也與內容相關,但卻一點也不明確。忙碌的商務人士看到這封信的主旨時,怎麼會有快速點開處理我們請求的念頭呢?

第二個主旨把Request( 請求) 更明確化為Quotation Request(詢價請求),又再進一步加上for Gift Bags(關於贈品袋),雖然還沒看完信件全文,但這主旨已夠明確易讀,讓收件人只要一眼瞥過,就可以馬上對應到相關資訊和流程,並且快速地回覆這封要求信件。

錯誤二:主旨沒有詳細時間說明
Subject: Sales Promotion主旨:促銷活動
v.s
Subject: Sales Promotion for 2012 A/W Collection主旨:2012 秋冬新品上市的促銷活動

第一個主旨雖然比Sales 來得明確,但到底是哪種的促銷活動呢?過季特賣?週年慶?品牌日?還是新品上市?

第二個主旨多了for 2012 A/ W Collection,幫助收件人更明確點出信件內文是關於新品上市的,這樣的主旨才能快速帶到重點。

問題二:Email 的開頭該直呼名字還是用Dear Sir/Madam ?

同學們在寫英文信件時,是否曾對公式化的Dear Sir/Madam 感到陳腔濫調?而也會有多人會問Alisa老師,Dear 翻成中文是「親愛的」的意思,我明明和對方不太熟,這樣稱呼會不會太親暱了呢? Alisa老師現在一次為你解開這兩個疑問。
在英文email 規則中,Dear 是一種表示禮貌、尊敬對方的意思,Dear Sir/Madam 是使用在寫信給不知其名的人,亦即我們所謂的「敬啟者」。我們也可以將Dear 解釋為「致~」,例如Dear Alisa 就是致Alisa 的信;當然你有其他更輕鬆的信件抬頭選擇,其實大部份的人都可以接受在信件抬頭上直接稱呼名字,例如:Hi Alisa, 或是Good morning Alisa, 而該如何拿捏就在於你和收件人的關係、以及你們溝通的頻率。

從信末署名可以看出你與對方想建立什麼樣子的關係,想較親近一點,你就可以署名Alisa;若想與對方保持距離,就可以連名帶姓的署名Alisa Tu。同樣地,對方也會從中嗅出你的署名密碼,而和你維繫你所預設的雙方關係。另外,Alisa 老師告訴同學一個小技巧,就是當你收到對方回覆時,觀察對方如何稱呼你,以及如何在信末署名,你就知道下一次寫信時,你也能怎麼稱呼對方。

問題三:Email 的用詞口氣越正式就越專業嗎

很多人都認為要寫好一封email 就是要使用正式的措辭和口氣,而且還要公事公辦、就事論事,才能呈現出自己在工作上的專業度。但,這絕對是個錯誤的大迷思!

英文email 內文的寫作重點是,讓內文如同平常對話的口氣,不打官腔也不咬文嚼字,所以在一般談話中不會用到的措辭,在email 中也不會出現。台灣的英語教育總是要求我們在寫作時,要使用看似厲害專業的用詞遣詞和片語,和高階的文法技巧,才能得到令人滿意的高分成績,但實際上,一封正確適當的email 內容,是要讓人感到一目了然又可以明確的收到所要傳達的意思。

以大家常犯的錯誤舉例來說,請比較兩封信中內文的第一段we spoke earlier(信件一)和 we talked in the morning(信件二),Alisa 老師認為後者是比較適當的。同學們應該會覺得很疑惑,這兩句話看起來都很正確,看不出有甚麼問題,但事實上卻是,we spoke earlier 在信件一裡的意思是:我們剛才講過電話。並沒有明確的提到時間,會讓人摸不著頭緒,不知道我們曾在哪個時間點講過話。而we talked in the morning 明確的指出,我們在早上通過電話,讓收信者一看就能聯想到早上的對話內容。
email 可以展現寄件者的說話口氣,我們知道在職場上與客戶應對的口氣和態度非常重要,這會影響到你的客戶是否有和你建立業務合作關係的意願。所以,Alisa 老師現在就為你改造看起來冷冰冰的信件一,讓它變得更友善、更讓人想閱讀。

Alisa 老師另外補充一點,在信件一的最後有一句:If you need further information or assistance please revert. 句末的please revert(請回覆),請同學拿起螢光筆畫線註記,這句話簡短又明確,建議同學們可以常用在商業信件上唷!

現在信件二是不是看起來明確許多呢?請大家務必email 的用字遣詞上多花點心思,讓你在工作上不僅能提高辦事效率,更能在職場中打好人際關係喔!

問題四:Email 的信末問候語用Best Regards 最禮貌?

不論是過去在教商業英文時,還是現在在商界工作,Alisa 老師經常被學生和同事問到一個問題:email 的結尾只有Best Regards 才最得體嗎?Best Regards 翻成中文,叫做「致上我最高的問候」,是不是感覺有點咬文嚼字呢?你上一次聽到別人這麼跟你說,應該是某某公司在報紙上夾頁聲明吧?或許你會有著疑問,這句咬文嚼字的問候語,卻常在商業書信出現,竟然還是大家最熟悉的的問候
語?為什麼它會這麼常見呢?因為,商業人士的時間永遠不夠用,只想用最快的時間處理一封email,而這句話因為太常出現,所以容易被大家接受,商業人士們也不用絞盡腦汁,去想出一句漂亮的信末問候語,因此Best Regards 就這樣在你我的周遭生活中活蹦亂跳。

Alisa 老師要告訴同學們,其實當大家都這麼做的時候,不見得代表這就是最好的用法喔!請同學們看到範例一,Alisa 老師要教同學,另外幾個常用的信末問候語。

Alisa 老師提供給同學們的問候語,都是一些好記又簡單的單字,同學們可以挑選幾個熟記,在下一次寫信時使用,收件者一定會感受到你的用心喔!從範例一的表格看來,email 結尾語的選用可是一門大學問呢!信末結尾語的使用必需考量與email 收件人的關係和收件人的互動情況,正因如此我們才能維繫我們與對方的關係,一句好的email 結尾就是再次和對方釋出一個友善的訊號!

(信件一)
Subject: Problem solved!!

Jessie --- we spoke earlier, and glad to note the problem is solved. If you need further information or assistance please revert. Thanks & Regards.

(中譯)
主旨:問題解決了!!
潔西 --- 我們剛才講過電話,很高興知道妳的問題已經解決了。如果妳還需要更多資訊或是協助,請再跟我說。謝謝,並致上我的問候。


(信件二)
Subject: PBG Project Problem Solved

Hi Jessie,
Thank you for your call in the morning.

I’m very glad that we were able to find a solution to the PBG Project. Good luck with your future progress on this.
I’ll still be in the office until 3 p.m. when you decide how I can help you again.

Sara

(中譯)
主旨:PBG專案問題解決了
嗨,潔西,
謝謝妳今天早上打來。
我很高興我們能夠找出PBG專案的解決辦法。祝妳的專案進展順利。
只要妳覺得我們還有機會可以幫上忙,我在下午三點之前都還會在辦公室。

莎拉

(範例一)

 

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