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偷學總經理的時間管理術— 該努力就努力 該放鬆就放鬆

莊可唯
2013-07-03
話題人物
攝影/吳東岳

偷學總經理的時間管理術— 該努力就努力 該放鬆就放鬆

莊可唯
2013-07-03
偷學總經理的時間管理術— 該努力就努力 該放鬆就放鬆
話題人物
攝影/吳東岳

採訪時間一到,只見美商怡佳執行董事總經理陸瑜民踩著三吋高跟鞋,身段輕盈地像踩著節奏一般迎面走來。優雅的外表與肢體動作,似乎不太適合用「女強人」3個字來形容她,但她卻是在台灣一手掌握9大美妝品牌、擁有1千名員工,更在2010年創下50億元業績的外商企業負責人。

一日之計在於晨 快走2小時才安心

 

在凡事講求「美」的時尚產業裡,維持姣好的身形與外貌,幾乎就像是堅守「工作職責」一樣重要。陸瑜民自然也不例外,在25年的職業生涯裡,不間斷地運動成為她維持身材穠纖合度的妙方。每天清晨6時起床,用完早餐、送女兒出門上學之後,就是她極為重視的晨間運動時間。

 

無論寒流侵襲,還是颳風下雨的天氣,每到7點陸瑜民就會換上運動服裝、戴上耳機,沿著住家附近路線,開始1小時的快走運動。她說,早晨是她一日之中最喜愛的時刻,就連偶爾偷懶一下都捨不得!所以即使下著雨,也要撐著傘進行走路運動,享受難得的獨處時光;到了周末假日,她更是要「放肆」地走上2小時才甘心。

 

對於忙碌的上班族,特別又是身負重擔的高階經理人來說,能夠長年維持同一時間的生活習慣,簡直是一大奢侈。陸瑜民同時身兼母親、主管與員工等各種角色,還想有條不紊地享受生活,只有善加規畫個人與「時間」的關係,再簡單點說,要能主動地掌控時間。

 

「坦白說,我的行程安排看起來,恐怕只能用『很無聊』來形容!」但陸瑜民口中說的無聊,其實根本就是排得毫無空隙、超過2個星期的時程表。許多大型會議與重要活動的日期,甚至還以「1季」為單位,早在翻過好幾頁的行事曆之後畫上記號。

 

提前計畫  才有多餘時間應變

 

雖然行程滿到幾乎沒有喘息空間,但是仔細一看卻有好似無聊、但又頗為重要的規律性:起床、工作、運動、就寢,每天都在固定時間、做固定的事;在同一時段認真工作,也在同一時段盡情享樂。

 

「現在的社會,有誰不忙呢?所以一定要懂得取捨,該努力就努力,該放鬆就放鬆。」陸瑜民的時間管理觀念,就是要完全主導生活的步調,既不會因忙碌而失去生活的品質,也不會成為被時間掌控的奴隸。

 

提前控管時間、安排計畫,還可提高為自己「加分」的機會。從北一女中到政大新聞系,都可說是父母、老師眼裡的高材生,陸瑜民從小就很重視時間管理。「在讀書時,我永遠是放第一本作業在老師桌上的學生。」不僅如此,每次準備考試,陸瑜民也很少臨時「抱佛腳」,總在考試4、5天前就將考題完整複習一遍,幾乎成了同學之中的異類。

 

現在,她則要求自己與同仁,在公司個別的專案截止日期前10天,就要完成所有的企畫內容。若是遇上大型活動,更要在一個月前做好準備、開始進行預演。「對我來說,完成一件事不過只有70分,預留時間才能向上加分。」

 

另外,她認為時間安排絕對必須有優先順序。「每天的工作一定無法全部做完,」但只要上班前先看過1遍行程,特別是針對長期的企畫案,「立刻就會知道哪些事情當天必須收尾。」接著,就要鎖定這些重點事項進行處理。「與其做了50件事都看不出成果,不如把5件事做到令人刮目相看。」

 

對自己了解 時間掌握得當

 

對於大大小小的內外會議行程,或是各種活動邀約,陸瑜民也是盡量能少就少,精簡為要。除非真有必要,否則除了固定周會、月會以及主管會議,陸瑜民認為,「並不需要綁住彼此時間,而要試著放手、相信員工。」

 

在績效導向的外商企業文化之下,她也採用十足的美式作風,充分授權給各部門主管。這麼一來,也給自己更多時間與空間,執行更為重要的決策。

 

陸瑜民強調,做好時間管理有個要點,那就是要「充分了解自己」。尤其是身為專業經理人,又要具有很高的抗壓性。像她正是時間掌控得當,幾乎從來沒有失眠問題,只要累積睡足5個小時就能再度展開新的一天。「找到適合自己的生活節奏,就能享有舒適自在的身心!」

 

 

陸瑜民profile

出生:1964年

現職:美商怡佳執行董事總經理

經歷:美商怡佳雅詩蘭黛品牌總經理

學歷:紐約FIT設計學院

          政大新聞系

 

 

一日行程

06:00    起床、運動

09:30    進公司、檢視業績報告

12:30    在公司用簡餐、回email

14:30    內部或外部會議

19:30    離開公司

22:00    聽音樂或回email

01:00    就寢

 

 

善用時間小撇步:

 

1 檢視業績報告後,發現真的有需要才去關切,不需要開很多會。

2 回email不是越快越好,匆忙回覆可能思慮不周全或語氣不佳,因此有些郵件,必須在有完整的時間時仔細思考後再回覆。

3 由於產業的特性,晚上有一些宴會的邀約,不過自己定位是專業經理人,會視需求才出席。

 

 

陸瑜民依照個人喜好與需求,事先安排好行程計畫,就能同時完成工作目標、又能享受休閒樂趣。攝影.吳東岳

 

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