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循環經濟、數位轉型雙軌並進,40歲海陸家赫要打造百年企業根基

循環經濟、數位轉型雙軌並進,40歲海陸家赫要打造百年企業根基
海陸家赫股份有限公司總經理曾煥龍表示,「企業如果無法跟上迭代轉型的腳步,未來很可能會被淘汰。」

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科技

今周刊攝影組

2024-01-23 15:16

面對激烈的市場競爭,從事工業油製造及銷售的海陸家赫股份有限公司,一方面朝循環經濟邁進,另一方面藉由導入數位工具加速營運流程,打造學習型組織,為百年傳承奠基。

二代接班,往往是企業轉型的契機,海陸家赫就是一個典型的例子

 

「老企業要有一些新元素注入,才能在市場上有新的競爭力。」2015年海陸家赫總經理曾煥龍接班,提升數位能力成為營運新主軸,「油品產業相對競爭,最後比的是競爭力和速度,還有服務能力和整合能力。」當持續改善達到極致,必須應用數位工具來加速整個營運流程。

 

隨著數位化導入,海陸家赫從產品技術、營運流程到組織文化,進行全面轉型。石化業因為ESG趨勢備受關注,海陸家赫除了優化產品製程,也著重減廢。曾煥龍現已整合合法清運處理商與廢潤滑油回收廠商,接下來打算申請回收處理廠,提供客戶從製造到廢油處理的一站式服務,朝循環經濟發展。

 

海陸家赫品保人員對於油品的製程優化,並針對品質嚴格把關。

 

在企業營運方面,海陸家赫從2016年陸續導入客戶關係管理系統,在油桶上加裝感測器,連結公司系統提供用量預警通知,提醒客戶預先下單。將所有產品功能及服務整合在同一介面,提供客戶更好的購物體驗。

 

「我們生產、行銷的數位能力已經滿強了,現在要解決是,整個流程從接到訂單到貨物的資訊流動。」曾煥龍指出,在不同部門間有許多情報需要溝通,這幾年海陸家赫致力於讓情報傳遞更快速並產生紀錄。

 

組織行為先改變,「小目標,小贏」

 

在數位轉型的過程中,很多企業都以為,只要系統導入就會有成果,卻忽略了轉型的前提是,組織行為要先改變。為了讓組織行為可以慢慢做出改變,海陸家赫團隊透過重新梳理流程,思考如何讓大家的行為產生改變。另一方面,面對數位工具應用對組織所帶來的文化衝擊,曾煥龍說:「抗力一定會有。」海陸家赫內部有個口訣:「小目標,小贏」,先從示範單位導入,有了成果之後再擴散到其他部門,慢慢建構一個更快速反應的核心系統。

 

總經理特助范斯閔則以叡揚Vital BizForm智慧表單導入為例,財務單位是使用內部文件最多的部門,還有許多帳款需要簽核,「如果由財務先開始使用肯定最有感,還可以提供量化數據去跟同仁去說明,導入後可以節省多少時間或紙張。」這幾年,團隊面臨的大多數問題是,「同事不知道為什麼要導入?或者為什麼要使用這樣的工具?」然而,透過小範圍測試及持續溝通,從早期電話訂購延續到客戶的使用場景,海陸家赫逐步導入數位化工具持續改善,現在已成為一種企業文化。

 

海陸家赫攜手叡揚Vital雲端服務加速營運流程,因應市場與時俱進!海陸家赫總經理曾煥龍(中)、特助范斯閔(右一)、人資專員盧晏臻(右二)、財務專員吳嘉鈴(左一)與叡揚資訊 業務處長賴俊仁(左二)合影。

 

Vital雲端服務定期改版敏捷更新,記名追蹤更便利

 

目前海陸家赫應用Vital BizForm設計多種線上表單,包括招募需求、教育訓練紀錄、費用支出申請、會議紀錄、用印申請、合約報價單簽核,以及外部客戶滿意度的問卷調查。財務專員吳嘉鈴表示,Vital BizForm導入後,透過系統很快就能找到所需文件,不必再翻找大量紙本資料,而且簽核也可追溯流程和紀錄,節省不少反覆確認的時間。之前如果遇到總經理出差,簽核至少需要5到7個工作天,但現在即使人在國外也能線上簽核,不但縮短了作業流程,也大幅減少紙張使用約70%。

 

此外,叡揚還會定期改版或新增功能,例如簽核成功發送通知,讓負責同仁即時掌握進度;或是記名問卷調查,可以同時選擇Email、手機兩階段驗證身份才能填寫,並可從後台追蹤回覆狀況、檢視調查結果的數據比例,都讓使用上更加便利。

 

打造學習型組織,導入知識管理系統

 

「我們公司裡已經有一個共識,未來要發展成學習型組織,讓新進員工可以自我學習,不需要每次都由資深員工來帶領。」曾煥龍認為,藉由導入叡揚資訊的Vital Knowledge協同知識管理系統,海陸家赫得以將員工的知識與經驗完善的留存在公司裡,當新進員工或其他單位需要學習時,就可以直接在知識管理系統裡尋找。

 

知識文件資料檢索快速,流程縮短至3分鐘

 

人資專員盧晏臻進一步說明關於知識文件的分享,由於Vital Knowledge可依照部門或職務層級控管權限,因此依據公司組織架構繪製知識管理地圖,並給予各部門及知識類型不同的編碼,讓大家明確知道哪些資料屬於共用文件,哪些資料要放在自己所屬部門裡,日後透過編碼搜尋也更容易。在檢索資料方面,以往業務在外查詢油品資料,必須打電話給助理,再由助理向相關主管索取,過程至少要花費30-40分鐘。可是在導入Vital Knowledge後,業務只要透過手機就能登入頁面查詢,只需3分鐘就能找到檔案,而且相較於過去用LINE傳送檔案,現在有系統記錄檔案使用歷程,資安更有保障。

 

盧晏臻也提到,以往外部訓練的課程講義很容易遺失,現在同時利用Vital Knowledge管理講義及Vital BizForm填寫心得及滿意度的問卷調查,人資部門可藉此建立學習地圖及講師名單,也方便對議題感興趣的人學習。「有些和自己職務不相關的內容,比如外語,在看到其他同仁學習之後,他反而也會自己點進去學習,發揮了知識擴散的作用。」

 

因應市場與時俱進,開創新商機

 

企業營運持續改善永無止境,但如果硬要說出一個終極目標,曾煥龍認為是「與時俱進」,因應市場環境的改變並提升競爭力,為海陸家赫傳承百年打下根基。「我們應該算是台灣第一個完整串連上下游的企業,每個商業模式的設計,都來自於客戶的痛點,我們相信這個商業模式一定會成功,目前亞洲也還沒有出現相同的商業模式。」

 

疫情加速企業數位轉型,但仍有許多中小企業還沒開始行動,曾煥龍提醒,「企業如果無法跟上迭代轉型的腳步,未來很可能會被淘汰。」現在必須全面評估,數位工具如何為公司帶來更多價值?「叡揚資訊提供不同類型雲端服務,涵蓋公司營運流程的不同項目,是很適合中小企業的選擇。」

 

海陸家赫股份有限公司:https://www.hai-lu-oil.com/zh-TW

叡揚資訊Vital雲端服務:https://www.gsscloud.com/tw/

 

海陸家赫自行生產製造的Will系列工業潤滑油

 

海陸家赫同時也是日本MORESCO松村石油的台灣獨家總代理商。

 

 

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