在科技電子應用材料領域深耕超過 30 年的 喬越實業股份有限公司，服務據點橫跨台灣、中國、越南、泰國與印度，專注於接著填縫、灌注封裝、絕緣披覆、熱管理材料與工程塑料的應用，服務市場遍及電力、電子、光學、消費與工業電子、汽車電子及半導體等七大領域。憑藉穩定的材料品質與專業的技術諮詢能力，喬越已成為眾多客戶生產線穩定運作的重要夥伴。
「2019 到 2020 那兩年，那兩年真的很不容易。」負責統籌這次知識管理系統導入專案的賴淑君副總經理回憶道。在全球疫情與中美貿易戰的雙重衝擊下，喬越的台商客戶加速將生產基地轉移至東南亞。所幸喬越早就在海外布局子公司，但新的挑戰隨之浮現：「我們總公司累積了三十多年的經驗、技術知識，這些怎麼快速傳給越南廠、泰國廠？怎麼確保每個據點的服務品質都一樣好？」賴副總坦言，這成為當時最迫切需要解決的課題。
知識散落的代價與系統核心需求
儘管已擁有上萬件客戶成功案例與技術文件，但這些珍貴的知識多年來猶如散落在各處的「隱形寶藏」，分散在各地業務人員的電腦與資料夾中，缺乏統一管理與搜尋機制。賴副總笑著說「有時候越南同事打電話來問台灣有沒有類似案例，得 email 問來問去，光確認版本就要好幾天。」這樣的機制難以建立「知識傳承」的文化。
因此，要將這些隱性知識轉化為可運用的顯性資產，喬越決定啟動數位轉型計畫，其中關鍵步驟便是導入 Vitals ESP 知識管理系統。
在評估知識管理系統時，賴副總與團隊的需求十分明確。她強調，系統必須能將成功案例與技術文件，以一致的格式與分類架構管理，建立起真正有用的知識體系。同時，搜尋功能要支援關鍵字、全文檢索、甚至圖文辨識，「同仁只要輸入幾個字就要能找到想要的資料。」
更重要的是，系統得讓總公司與海外子公司能即時共享最新文件，透過彈性的權限設定，避免版本混亂。最後，考量到企業知識財產的重要性，系統必須具備公正單位的資安認證，軟體公司本身也要符合資安標準，才能用得安心。
賴副總特別強調一個重要原則：知識庫裡只有一份文件，以避免版本混亂問題。
四階段導入策略，讓知識管理融入日常
「說實話，這種全公司性的變革，沒有高層支持根本推不動。」賴副總坦言，知識管理的推動是由董事長親自宣誓的，而且在每次全集團會議都會不厭其煩地強調這件事有多重要。
推動小組的陣容很堅強，從董事長背書、賴副總擔任指揮官，到部門主管跟種子同仁。賴副總說，導入分四階段走：首先由顧問協助種子同仁把系統架構起來；接著全員線上培訓，把教學影片錄下來變成教材，因為做一次絕對不夠，大家要重複看很多次；看也不一定會，所以第三階段舉辦分批檢定考試，通過了才算有 KM 技能；最後把知識文件分類，指派專責管理者，維護責任納入 KPI，確保內容持續更新。
賴副總特別強調一個重要原則：知識庫裡只有一份文件。以 ISO 文件為例，由文管中心統一維護，各部門只能用連結引用，從此沒人再問這是不是最新版。
從案例保存到智慧決策，Vitals ESP 打造轉型典範
目前在 Vitals ESP 運用最廣的包括業務成功案例、法務合約、ISO 文件、人資制度及產品資訊。但賴副總強調，我們不只是把資料存起來而已。
而現在正在執行「職災資料庫」跟「總務維修資料庫」的建立。賴副總舉例，從職災清單可以看出事故都發生在哪裡，如果今年交通事故最多就安排交通安全訓練；從維修紀錄可以知道哪台冷氣修了三次，問題出在哪，下次採購就知道要避開這些問題。這才是知識管理真正的價值，把案例變成決策參考。
下一步則是籌劃著 AI 與知識管理的結合。展望未來，賴副總興奮的說道：「公司正規劃運用 GenAI 智能生成模組，讓同仁用講的就能查資料，不用再打關鍵字。比如問『A、B、C 三種產品的差異比較』，ESP 就能直接給建議。如果能做到這樣，同仁一定會更愛用這套系統。
數位轉型再進化 Vital NetZero 零碳雲落實 ESG 目標
除了知識管理，喬越的數位轉型還延伸到碳盤查領域。因應 ESG 委員會對減碳行動的重視，及未來喬越為申請SBTi目標做準備，公司開始導入 Vital NetZero 零碳雲系統。賴副總說明，2022 年第一次碳盤查時只用 Excel 記錄台灣公司的數據，到了 2023 年擴展到全集團所有子公司，才發現非常費時費工。
更麻煩的是，不同國外客戶要求不同格式的盤查報告，有些要某一個國家的數據，有些要 ISO 標準格式，有些要 GHG 格式。賴副總坦言：「如果只用 Excel 做，很難快速產生客戶需要的報告。」因此決定導入 Vital NetZero 零碳雲這樣的數位化工具來輔助總公司及子公司，同時進行多處據點、多項盤查任務作業，產製排放清冊與報告書，讓碳數據管理更有效率，也能快速回應客戶需求。也因為喬越提早規劃，近期受到國外知名大廠稽核，確認是否有符合供應商碳管理要求時，才能過關順利並成功成為供應商。
讓知識如活水 驅動永續競爭力
透過 Vitals ESP 的導入，喬越成功實現了知識管理的三大突破：將散落各地的上萬件案例集中管理，徹底解決「找不到」、「版本亂」的痛點；建立 PDCA 循環從台灣總公司複製到海外子公司，真正做到知識無國界；將知識從被動保存轉化為實戰利器，從職災預防到設備採購都能提前洞察問題。而隨著 GenAI 功能的規劃導入，知識管理將持續進化，讓三十多年累積的經驗以更智慧的方式強化組織。
同時，透過 Vital NetZero 零碳雲的導入，喬越成功將碳盤查從費時費工的 Excel 作業，轉型為系統化、可快速回應客戶需求的數位管理工具，為 ESG 永續目標奠定堅實基礎。
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