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如何克服拖延惡習&增加工作效率?

如何克服拖延惡習&增加工作效率?

客戶吸引力教練-ZOE

國際總經

2013-07-30 13:53

你是否有過看著行事曆上的待辦清單後,一度有想逃開的感覺?有時候,拖拖拉拉的惡習更是大大影響身為業務員、專業工作室或小型企業主的你。意即,如果你的工作是以績效表現為主的話,你的行動力及生產力(或稱效率)將是決定你成敗的主因。

似乎每一件事都是重要事、每一件事都是第一優先,而你一時拿不定主意,深怕下錯了決定事後又後悔,所以就先將它暫擱在一旁。結果,如果你的待辦清單上的事項影響著你的行銷及「客戶吸引力」的話,那你不想也不可能忽略得了它。(如果是的話,你的客戶吸引力水管會在6個月內乾涸)

拖拖拉拉曾一度侵蝕我的職涯。我個人認為與其說是拖拖拉拉,倒不如說是「事情太多讓我不知所措」的淹沒感,讓我想避開來爭取喘息的空間,而變成逃避模式。(你是否也體驗過?)

事實上,你無法忽略行銷你自己,有時你必須要提起勇氣,刻意地去行動,盡管恐懼感佔據你的心… 我的建議如下:

1.列出輕重緩急:你的To-Do List(待辦清單)也許有一公里那麼長或只有半頁而已,不論如何,最好的行動方案就是先將它們分類,並以「ROI(投資報酬率)」為判斷依據(例如:財務面、時間管理面、人脈/資源面…等),再依利益比來分類(例如:客戶數量、收入數字),判斷哪一項是最「事半功倍」的一項,那就是你的第一優先順序。

2.完美主義:經常,我從訓練學員的過程中發現阻擋他們的最大阻力想要將事事做到100分完美。也許你想著我要等到學完所有一切知識後,再來開始行動;也許你會認為等到有足夠資金預算後,再開始著手進行;也許你會等到夥伴點頭答應後,才能開始新計劃…也許你會等到熟練了,再將自己推到市場上…我們被「分數主義」限制了許多年,這個「沒有100分就是不好」的枷鎖也是綁住許多人的前進的阻因(主因),然而,不論你的阻因是什麼,你必須當下開始放下那些自我批判,不去責怪你自己,否則,世上沒有人代替得了你去行動。

3.真實計算時間成本:我發現大部份的人在說出想要的事項時,都只是一個模糊的概念,卻沒有花功夫去計算到底要花多久才能達到。例如:你想要的新願望是「今年增加100位客戶數」,但卻沒寫下在幾個月內達到。建議你寫下「2012年10月前達到100位」,那麼現在是4月,你有6個的時間,請將100除以6=17位(每月平均增加數量),再將17除以4=5位(每週平均增加數量),請將這個數字計在心裡,再計算出每天要花2小時打電話?還是1小時寫eMail?還是花1小時與準客戶談話?如此一來,你會很清楚每週的目標,你在每一天行動時也會更有方向。

4.善用行事曆:你不能看著你的行事曆再找出空檔,相反的,要依著上述原則,刻意規劃出空檔來執行上述事項。就像管理個人財務時,你不是等到收入花到差不多了再來存錢,而是每個月依比例先將該存的錢提出來,再將剩下的金錢做好規劃。否則,你會忙得老半天,但是最重要的大目標卻始終沒時間也沒有金錢去支持。

5.規劃慶功宴:很妙的是,玩樂也是需要規劃的。因為當你想放鬆就放鬆的話,你會一放鬆就無止盡地玩下去而收不了心。為了防止「專案一忙就是1個月然後再大肆玩樂」這種雲宵飛車的極端模式,不如事先在行事曆上規劃放鬆時間。不論你是每週規劃一天做按摩SPA,或是每兩週日喝下午茶或全家郊外踏青,你都需要把休閒時間平均分散至行事曆中。如果你是一年才放鬆一兩次的人,經年累月地屯積緊蹦感,疲憊指數逐漸增高,你的身體會在你該衝刺時漸漸不聽使喚;嚴重者,工作壓力長期累積成慢性疾病(如偏頭痛或胃痛),反而得不償失。

【本週行動方案】
當你開始行銷自己時(開始將自己放到市場上),觀察自己何時開始會進入拖延模式(相信我,不會只有發生在你一個人身上,人人都有)。列出優先順序,再判斷哪一項最能直接影響你的最終成效,覺察阻擋內心的那個完美主義是什麼?再一項一項地去面對並解決,寫下每一項所花費的時間成本,再刻意規劃進你的行事曆,而不是等到想做時再開始做。如此一來,你不會再為自己找藉口。

記得,在行銷的過程中,沒有一個階段點會讓你說:「我行銷完了,我再也不用做了。」如果你觀察國內外成功的行銷大師,他們時時刻刻不停地行銷自己。事實上,他們總是在增加新事物在既有的行銷計劃中。你也可以仿效這些模式。承認你的拖延模式並開始建立你的客戶吸引力系統。將「行銷自己」自然地融入在生活當中,那你就會擁有源源不斷的客戶。

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