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讓你成為主管最信任的辦公室紅人

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商周出版

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2013-07-03 11:18

在職場上,大家覺得最麻煩的「報告?連絡?相談」=「報連相」。要如何做好「報連相」呢?13撇步穩紮穩打,讓你成為主管最信任的辦公室紅人。

作者:濱田秀彥(Hamada Hidehiko) 出處:商周出版

在職場上,大家覺得最麻煩的「報告・連絡・相談」=「報連相」。要如何做好「報連相」呢?13撇步穩紮穩打,讓你成為主管最信任的辦公室紅人。

要是被主管念:「你都沒有做到『報連相』。」心裡一定很不是滋味吧?感覺自己好像被當成職場菜鳥看待,何況總覺得「報連相」只是費時費力的做白工,從中得到的好處幾乎是零。但嚴格要求下屬做到「報連相」的主管現在卻有增加的趨勢,原因很簡單,因為主管們越來越無法掌握下屬的工作狀況。

而罪魁禍首就是手機與電子郵件。我甚至聽過有主管抱怨:「手機和電子郵件根本是主管們的大敵。」在從前的職場,主管只要旁聽下屬在公司講電話的內容,就能夠大致掌握下屬與客戶的關係、企劃案的執行進度以及公司內部同事間的溝通狀況。

然而現代的下屬都是悶不吭聲地面對電腦工作,加上公事上的連絡有時會直接透過手機,主管無從得知下屬和誰連絡了什麼,要掌握工作狀況變得難如登天。但無法掌握狀況就無法管理下屬,因此對主管而言,唯一的訊息來源管道,就是等著下屬做好「報告、連絡、相談」的動作。

當期望得到「報連相」的主管,遇上懶得「報連相」的下屬,彼此的認知落差對工作和人際關係都會造成不良影響。要是輕忽其重要性,很可能導致意想不到的重大損失。

13撇步讓主管放心把工作交代給你

01.希望你在被關切狀況之前便主動報告

「報告」就是面對主管所做的「自我宣傳簡報」。

看準主管重要會議的三天前報告自己目前的工作狀況,讓主管覺得你是個機伶的下屬。

02.希望你交代現況

報告時要清楚區分「現況」與「個人建議」。

把現況數字化,敘述中不摻雜個人感想或臆測等抽象修飾,據實以報。

03.希望你發言時以「我」開頭

發言時以「我」當主詞開頭。

清楚明確、強而有力地說出你的意見。

04.希望你講實話

向主管報告壞消息的正確流程:

道歉、報告目前狀況、解釋發生經過。

05.希望你壞消息要早點講

隱瞞壞消息不讓任何人知道, 是相當痛苦的。

盡早告訴主管,是為了你自己好。

06.希望你做到「中途回報」

不必長篇大論,不用花太多時間,大約寫二十個字左右的報告就好。

記得不時中途回報給你的主管,讓他安心。

07.希望你講重點

透過習慣性「統整文書內容」與常說「簡單講就是……」,

提升自己的統整能力。

08.希望你先講結論

簡報或報告時,以一句「我先講結論」開頭。

只是這樣的小動作,主管就會很滿意你的報告。

09.希望你不要擅自下決策

依照重要程度,把需要做決策的狀況分為A、B、C三個等級。

A是一定要問過主管,B是姑且通知主管一聲即可,C是可自行下決策。

10.希望你和我商量過的事,能讓我知道後續

如果事情尚未得到結果,記得給對方中途回報;

如果事情結果不如預期,更應該委婉告知對方,讓對方願意日後繼續給你建議。包括主管在內,曾經給過你建議的人都是非常重要的人脈,務必珍惜待之。

11.希望你的電子郵件主旨明確,重要的事寫在最前面

郵件主旨盡量使用專有名詞,並加上特殊符號。

把主要需求等重要事項在本文開頭的五行之內寫完,以避免主管忽略了你的重要訊息。

12.希望你CC過來的電子郵件副本,偶爾能夠加上一、兩句自己的意見

偶爾向主管口頭報告CC郵件裡沒提到的構想或期望,

讓雙方隨時擁有共識,以降低風險。

13.希望你同在辦公室裡就多用口頭溝通,不要都透過電子郵件

商量或討論公事時,第一選擇是口頭溝通方式,

不但省時,主管也會很開心。

(本文選自第一章,陳若雲整理)


作者︰濱田秀彥(Hamada Hidehiko)

HUMAN TEC股份有限公司社長。一九六○年東京出生,畢業於早稻田大學教育學部。曾任職於住宅改建工程公司,為當時最年輕的分店店長。之後轉換跑道,進入知名人力開發公司,在超級業務員的繁忙工作之餘,一邊習得企業教育訓練的know-how。一九九六年成立公司,目前為企業管理與溝通技巧研習營的專門講師,活躍於階層別教育訓練、簡報技巧、口語表達技巧等領域,每年舉辦一百五十多場的演講,截至目前指導過的學員超過一萬七千人。主要著作包括《職場新人教戰手冊:這麼做保證不出錯》、《課長的守則》(以上為河出書房新社出版)以及《主任與課長的教科書》(光文社出版)等書。

出版:商周出版(2013年3月)




目錄:



前言

第1章 讓主管放心把工作交代給你——做好「報連相」

01 希望你在被關切狀況之前便主動報告

02 希望你交代現況

03 希望你發言時以「我」開頭

04 希望你講實話

05 希望你壞消息要早點講

06 希望你做到「中途回報」

07 希望你講重點

08 希望你先講結論

09 希望你不要擅自下決策

10 希望你和我商量過的事,能讓我知道後續

11 希望你的電子郵件主旨明確,重要的事寫在最前面

12 希望你CC過來的電子郵件副本,偶爾能夠加上一、兩句自己的意見

13 希望你同在辦公室裡就多用口頭溝通,不要都透過電子郵件

第2章 讓主管認可你是成熟的工作者——養成「成熟力」

14 希望你講話時看著我的眼睛,把每句話都講得清楚且完整

15 希望你把我的話聽到最後

16 希望你直率地聽命行事

17 希望你多用點腦子

18 希望你上班時總是精神飽滿

19 希望你的穿著打扮能夠合乎職場禮儀

20 希望你的辦公桌桌面能夠整齊乾淨

21 希望你幫忙帶新人

22 希望你被罵的時候要有被罵的樣子

23 希望你同樣的事不要讓我講兩次

24 希望你偶爾和我聊聊公事以外的事

25 希望你能機伶地察覺我的心思

 

第3章 讓你成為主管眼中積極自主的中堅員工——養成「執行力」

26 希望你主動攬工作、主動舉手發言

27 希望你視自己為要角,身先士卒帶領其他同事

28 希望你交出亮眼成績

29 希望你不要跟我解釋為什麼辦不到,而是趕快思考怎樣才辦得到

30 希望你馬上辦

31 希望你做事有計畫性,按部就班來

32 希望你能和其他部門合作,一同創造業績

33 希望你減少加班

34 希望你不只是報告現況,也加上自己的意見

35 希望你的提案至少有三款

36 希望你回話要有回話的樣子

37 希望你的書面報告能夠好好寫

38 希望你多勤第一線,多與工作關係者連絡

第4章 讓主管認為你是具有發展潛力的重要員工——養成「成長力」

39 希望你站在高一層職位的立場思考公事

40 希望你總觀職場整體

41 希望你拓展自己的業務範圍

42 希望你擁有高遠的目標

43 希望你從不滿足於現狀,擁有更大的野心

44 希望你朝專業領域邁進

45 希望你讓我看到絕不輕言放棄的毅力

46 希望你自動自發精進知識與能力

47 希望你不要攬下工作獨自苦幹,要多多善用後輩

48 希望你虛心接納他人的意見,讓我見識你的度量

49 希望你主動挑戰風險,全力一決勝負

50 希望你拿出幹勁來

結語

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