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好PM有10大關鍵,但最重要的那一點是...

好PM有10大關鍵,但最重要的那一點是...

當好PM的關鍵條件之一,就是「臉皮要夠厚」,把工作上的一切當成戲來看,就算再古怪的事情,也能夠習以為常。

過年期間好友聚聚,聊到他最近當PM(專案管理)的心聲。還好第一次遇到被背叛的事時,日劇《半澤直樹》還沒開播,不然當下被六十多歲的長官當面摔平板在桌上的反應可能會更激烈。

一回生、二回熟,第一次也只能回部門對那些為了自保、臨陣脫逃、背叛的人吼幾聲;第二次被長官電後不久裝沒事,到了下午茶時間問要等一下要吃什麼?

到了第三次,已經習慣一切都是一場戲,演一演就算了,下次遇到時,就當沒事,下班離開公司就放下了。
 
有位比較機車的同事鬧他說:「既然這樣,不如你我各拿100出去萬創業?」想當然爾,也只是唸唸而已,有些同事年薪可拿18個月,少一點也許是16個月,就算每個月嚷著要遞辭呈,最後還是待了下來。日系公司的作風跟《半澤直樹》裡演的還有那麼點像,如果一開始跟的長官不得寵,不只被發配大陸,連本來以為是自己的職缺,都可以被運作掉,因為派系間早就佈局了很久。在日系公司上班,人脈、站對陣營也會影響後來的升遷。
 
勝任PM的條件是什麼?
 
他算是老鳥,擔任PM時不需要再有人帶,邊做、邊被唸,就磨出生存之道了。一度他懷疑是不是自己能力很差,為什麼被唸那麼慘,而前一個PM卻好像都沒事一樣。他跑去問相關人士,才知道不是人家沒被唸,而是已經習慣了,畢竟人家大他5歲,更老練了。

朋友本來以為當PM很威風,結果卻兩邊不是人,因為要服事兩個主管,一個是部門主管,一個是專案的主管,以部門的立場,如果同時有5個專案在進行,每一個專案的資源只能分配到五分之一,但以專案主管的立場來說,專案就是要使命必達,所以事二主的人EQ、談判的藝術就要很厲害了。

剛好在聖誕節回來台灣的美國表弟,就在波音公司擔任PM,派系、種族的問題反而比較不明顯,他要當PM是透過申請、然後有老外寫推薦信,沒想到勝出了(真是激勵呀)!

我也問過在網頁、手機遊戲公司的CEO:「勝任PM的條件是什麼?」最後發現,能力只是最後的考量,最關鍵的因素,大家猜猜…

不是學歷、
不是資歷、

而是…態度。

有一次跟他們的員工一起上課(上課的講師還是這位老闆),我和其中一位年輕的PM助理同桌。因為他才剛畢業,所以要先從PM助理開始做起。他說這麼早就有機會能跟著他的老闆(也是他哥哥的老婆)實在幸運(我很確定這不是狗腿),所以有機會能在假日上她的課,當然要把握機會(有些公司付錢給員工外訓可能還會被嫌)。

《財富原動力》、《天賦原動力》的8個分類中,「積蓄者」是最適合當PM的人,因為最能確保事情在該完成的時間完成。其實每一個類型的人都可以當PM,因為這個分類跟能力沒有關係,只是「積蓄者」深諳在資源整合、人脈整合的藝術,做起來最如魚得水。我們那位朋友誇張了點,說是「騙」的藝術。被罵了幾回後,他發現要當好PM有一個很關鍵的條件,就是臉皮要夠厚,把工作上的一切當成戲來看,就算再古怪的事情,也能夠習以為常。

聽了一些大公司裡的PM經,發現「家家有本難唸的經」,在大公司裡當PM,要有被罵的心理準備,而且能者多勞,要擔任管理一職,PM是很好的訓練。只是像我那朋友的公司是,如果不繼續當PM有兩種可能性:一種是自己不做了,然後接下來也別想升官了;一種是上面主動幫你調職、升官去了。
 
在小公司裡當PM,沒有辦法感受到那種同時有5個專案在進行,每一個專案只能分配到五分之一的資源、然後部門要明爭暗鬥的情況。小公司的PM要面對的可能是要用最少的錢做最大的事。而且在小公司PM可能也不太容易被罵得狗血淋頭,因為可能一罵就跑了,不像在大公司,即使被罵到覺得「為什麼人要被罵成這樣」,看在福利夠好的狀況下,還是忍下來。

在公司創業初期,很多老闆校長兼撞鐘,所以勢必也做過類似PM的事:要能無中生有、員工出包老闆扛、要跟對方賠不是,運氣比較差的,可能背後還要被捅一刀,最後要嘛是那幸運的5%活下來的企業,要嘛是那95%陣亡的企業。

成為成功PM的10大關鍵

「積蓄者」的個性和「明星」型的個性剛好相反,在財富易經的8類型/八卦中,「積蓄者」對應的是「風」(巽),「明星」對應的是「雷」(震)。風給人的感覺是徐徐的,而雷給人的感覺是比較有氣勢的,所以「積蓄者」在管理專案時,雖然會確保事情在對的時間完成,給人的緊迫盯人感相較於「明星型」溫和許多,所以像我是「明星型」類型,在做專案管理時,可能為了使命必達,會讓有些同仁吃不消。
 
不過「明星型」當PM一開始有一定的優勢,因為可以發揮一些品牌的效應來爭取前期的資源投入。然而天生就比較淡定的「積蓄者」如果能接棒來做會更事半功倍。況且像我那朋友說的厚臉皮、EQ高的境界真的需要鍛練,在小的新創公司能有幾個人在被罵得狗血淋頭後,還能對罵你的人表現的若無其事?

不管大公司、小公司,擔任PM一職,基本心態應該是一樣的,只是因為公司規模大小,所需的能力有差,關鍵還是面對難題時的因應態度。

最後附加一個IT產業的PM所整理的《如何成為一個成功的PM之10大關鍵》:

1. Be Organized
要有組織的能力,能排出事情的先後順序。

2. Cutting the cost of the project
要能在最短的時間、用最少的資源完成任務才能降低專案的成本。(我那位朋友說他們公司的一天人事成本上億,所以delay一天差很大。)

3. Be a Leader and Manager
經理是確保他人能完成任務,而領導者是要能去啟發他人完成這些任務。所以專案經理人要同時成為這兩種角色。
 
4. Communication Skill
溝通技巧,好的經理要能透過email、開會或是報告來交換想法。然後依據這些想法來做決策並且讓任務完成。
 
5. Good Project Plan
好的專案計畫,要記得這4件事:
(1)這個專案訴求的問題或是價值是什麼?
(2)這個專案要提供的產品或服務是什麼?
(3)相關人等是誰及各自負責什麼?
(4)專案的時程及里程碑,還有每一項活動是否都有列出時間來?

6. Manage your budget
管理你的預算,專案管理人必須要有財務的知識來控管預算成本。專案計畫的一部分包含所有的花費、成本計畫。

7. Choose a good framework
選擇好的平台,這樣所有成員的相關活動都會統整在一起。

8. Be a motivator
成為一個激勵者,因為你是帶頭的人,所以統整以及激勵團隊成員是你的責任,團隊合作是專案能否成功的重要面向。

9. Training
上面所提到的種種技能是可以透過訓練和練習學會的,所以在你要接下PM前,可以請公司幫你安排相關的訓練。

10. Document
資料建檔: 把過程中的資料保留下來作為日後的參考。
 


祝大家馬年都能成為管理自己這個人生專案最好的PM!

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