在今天看見明天

工作計畫4步驟 目標達陣好簡單

工作計畫4步驟 目標達陣好簡單

當在部門中,每個人的專業能力都差不多時,決勝負的關鍵就是如何讓自己的工作品質更提升,管理好目標計畫,讓自己的效率充分發揮,主管大位就離你不遠了。

目標如同夢想,是引領人向前邁進的動力,無論制定短程計畫或是擘畫中長期藍圖,明確的工作計畫,能讓目標不再是虛無飄渺的空中閣樓,而是轉變成為可以一步一腳印執行的任務。對個人而言,工作目標計畫能清楚掌握流程、控管任務執行時間;對公司來說,這也是掌握每個員工的效率、工作品質的準則之一。《恐怖ㄟ!這樣做也能成交》、《讓錢自己流進來II》等暢銷書作者張秀滿也指出:「當生命中已有明確目標時,就不會浪費時間,每當達成時,自己也會有成就感及喜悅的心」。

 

完善處理上司賦予的工作任務,正是晉升的第一步。至於要如何制定一個有效率的工作目標計畫呢?The Body Shop商品行銷經理陳彥宇以自己的經驗為例,身為行銷部門主管,不僅要策畫所有的行銷活動,更需與其他部門如門市通路、櫥窗設計團隊等密切合作,並時時監督各單位是否有如期執行工作計畫。因此草擬一項可執行、可掌控進度的工作目標計畫,讓眾人有前進的依據是不可或缺的。

 

針對不同主管 採用不同溝通
 


陳彥宇舉例,當公司宣布要推廣某項產品時,首先,他會開始收集資料,像是之前曾做過哪些行銷活動,成效如何、優缺點又有哪些,用數據資料當成規畫的基石,把抽象的「產品銷售成長」這項工作目標,轉化成可執行的概念。


 

在草擬計畫階段時,陳彥宇會開始了解公司的真正需求。他表示,因為自己是念心理科系,喜歡觀察人,因此在與上層溝通時,會針對不同主管,採用各自有別的溝通方式,藉此抓出老闆們內心真正期望的是什麼,這樣也讓規畫方向不走偏,減少重新修正時間,工作效率也會大大提升。

 

草擬出計畫大綱後,陳彥宇會再跟主管、同事彙報,經過集團內部的集思廣益後,針對公司的目標需求進行調整,制定出本次專案的關鍵績效指標(KPI)做為目標依據,將工作目標細分量化,變成如廣告瀏覽數量、銷售額或是吸引到多少顧客等數據,最後才著手設計細部的工作目標規畫。

 

甘特圖+KPI 專案執行不漏接
 

在策畫細部執行計畫時,陳彥宇表示,不妨利用甘特圖做為執行基礎。用甘特圖明確列出大方向與各項細部內容,並條列工作開始及結束時間,這樣不僅讓執行的事項不漏接,各部門的權責劃分也會變得清楚明瞭。遇到突發狀況時,臨時調整計畫內容也會更簡單明瞭。

 

在執行甘特圖的各個細項時,時時留意是否有一步步達成KPI的目標,也是落實工作目標的重要步驟。陳彥宇舉例,在行銷檔期時,他會每周緊盯計畫成效,如果這周銷售數字不如預期,就會立即跟營業端溝通,歸納銷量減弱的原因,下周活動馬上進行修正,補回落後的進度,周而復始的檢討,才能達成最終目標。

 

陳彥宇提醒,在製作工作計畫時,一定要預留緩衝時間,幫計畫買保險,這不僅是因為執行時容易會有突發狀況,而且許多計畫需要時間發酵,才能達到最好的成效。有些職場新鮮人太想表現自己,訂一個太過提前的時間,雖然計畫出爐時,老闆可能會覺得你很有效率,但若是沒達成,更容易造成觀感不好。

 

最後當任務結束後,別忘了要用KPI做為檢討的標準,檢視執行過程的優缺點。但切記,KPI是一開始就會清楚制定的目標,不像甘特圖的計畫表,一邊做一邊調整。

 

便利貼管理術 控管自身工作進度

針對個人工作目標管理的小技巧,張秀滿建議,不妨善用便利貼,寫下今日的各項工作明細,並定期檢視各種小目標。張秀滿指出,可將一天的待辦事項分成3類:最重要事項如成交簽約、售後服務及打電話拜訪客戶,談話內容包括暖身寒暄、邀約拜訪、跟進追蹤、促成訂單……等;次重要事項如與客戶見面、認識新朋友、銀行轉帳等;較不重要事項如採買日常用品、閱讀等,則可利用零碎時間完成。

 

當在部門中,每個人的專業能力都差不多時,決勝負的關鍵就是如何讓自己的工作品質更提升,管理好目標計畫,讓自己的效率充分發揮,主管大位就離你不遠了。

 

 
 
工作目標計畫4步驟
 
1.蒐集相關資料→做為發想執行計畫的基礎,把抽象目標轉成可執行的計畫。
 
2.對公司提報告→報告初步大綱,透過討論,讓方向更具體、可實行。
 
3.製作完整計畫→可利用甘特圖、KPI,讓執行時有所依據。
 
4.任務後的檢討→檢視在執行時是否都有照甘特圖走,用KPI做為檢討準則。
 


天天「10、5、3、1」 業務目標不困難

擅長陌生開發,始終保持業績領先的張秀滿,自創「10、5、3、1」工作法則,每天工作目標設定
 
1. 打10通電話
 
2. 認識5位新朋友
 
3. 與3個客戶見面
 
4. 至少成交1件

張秀滿分析,若每天認識5個新朋友,每月將可認識150個朋友,從中可發展逾30%的有效客戶,約有50位會持續連絡,10個月將累積500位潛在客戶;每天與3個客戶見面,每月可和90位客戶碰面,其中估計約有30%的客戶對產品有興趣,相當於30位客戶有購買意願,每天一件的成交率並不難。
 

延伸閱讀

與部屬共同成長

2018-03-22

殺出奢侈品紅海!Gucci靠3招品牌轉型,締造連續7季成長

2018-03-22

不但是媒體,還入侵電商與人力銀行!看臉書成功稱霸的 4 大關鍵

2018-03-20

韓國軟體實力超驚人!

2018-03-20

頂尖業務會從客戶的「託辭」找到需求

2018-03-19