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別讓他人佔用你的生命,時間管理從今天做起

別讓他人佔用你的生命,時間管理從今天做起

大師輕鬆讀

職場

2015-07-02 12:05

你的時間就是你的生命。說到時間管理,你做了什麼比你懂得什麼更重要。今天就拿起一本行事曆,開始管理你的時間吧。就從今天開始。

如今最大的挑戰之一是,當你和人們說話時,很容易一不注意就分神。在這個到處都是智慧型手機、網路串流、電視畫面、平板電腦和其他裝置的世界,這是很容易發生的事。而且這種狀況在兩種情況下都會發生──當你和上司說話時,以及你和部屬交談時。

很顯然,分神很有可能讓你浪費大量的時間。要避免這樣的情況發生:

■與他人談話時總是記筆記,因為只要你一不注意就無法做到。

■排除障礙和干擾。別躲在辦公桌後面,走出來和你交談的人坐在一起。

■不要在與他人說話時還偷瞄簡訊或電子郵件,也不要接聽任何電話。

■在團體聚會場合,總是挑選前排的位置,因為只要老闆盯著你看,你就不敢打瞌睡了。

■養成一次專心做一件事的習慣。

■努力成為一位良好的溝通者──這會讓你省下很多時間。

■當你把事情分派出去時,要在你的每日行事曆中追蹤它的進度,如此你才能確定它已經被處理了。

除了分神之外,另一個可能幫你省下大量時間的方法便是開會。只要運作妥當,包括你舉辦的會議和你被別人要求參加的會議,都有可能大大提升個人的生產力。

在你召集的會議中節省時間的方法有:

■提前準備──如此每個人都能很快地抓到任務的重點並向前邁進。如果你的會議能提早結束,每個人都會很開心。

■一定要有會議議程,並好好運用。

■試著以幫助他人把工作做得更好為目標進行每場會議。

■把提供資訊的會議和解決問題的會議分別清楚,只邀請那些能提供貢獻的人參與會議。這會比讓人們坐在那裡納悶:「我為什麼要來這裡?」要好多了。

■直接點出重點,將允諾事項做出總結,在眾人離去時送交到他們手上。有效率地結束會議是你應學習的一項珍貴藝術。

■把你在會議中同意要做的每件事都寫在你的日誌裡,你才能依循處理。

■在你排定一場會議之前,審慎考量你是否無法透過電話或電子郵件來達成所有事情。

其他關於節省時間的實用建議還包括:

■在辦公室裡,總是把需要用到的每件物品擺在觸手可及的地方──這樣你就不會為了找補給品、素材、資源等等而浪費時間團團轉了。將這些物品列成清單並放在手邊。

■當你必須做決定時,邀集該領域的專業人士一起參與。他們會提供你良好又實際的建議和解決方案。

■問問自己:

●我該怎麼做才能把我的報告分配出去?

●我要如何才能培訓其他人來做這件事?

●我該怎麼做才能付費請別人做這件事?

■在你的團隊中營造一種能讓大家暢所欲言的氛圍。明白表示你尊重他人的意見,也很珍惜他們的付出和想法。要花時間傾聽團隊的聲音。

■讓你的團隊成長,幫助他們在各自的職涯中向前邁進,並經常給予讚美。這麼做肯定能讓你在日後達成更多成就。

■改善你的溝通技巧。當你和團隊共事時,指示愈明確,省下的時間就愈多。

■當別人和你說話並且提出很多問題時,要悉心聆聽。

■每天至少花5到30分鐘,好好地規畫如何善用這一天。利用這段時間把焦點擺在「必要的」任務上,你在此花的時間和氣力將得到最好的回報。

■每周找出一件浪費時間的事,並想想該怎麼擺脫它。

■找出做了就能對你的事業或私人生活產生重大回報的事,把它們排進行事曆中。周周都要有進展。

■找出那些完成後會讓你感覺良好的任務,並將它們排進你的行事曆裡。以同樣的方式面對能讓你的上司(或家族成員)覺得開心的事。

■每隔一段時間便停下來思考你運用時間的方式。提醒自己有哪些你明知該做卻沒做的事情。



【以上內容摘自最新出版的《大師輕鬆讀》NO.593 時間管理的魔

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