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事情太多而時間太少,該如何取捨?

事情太多而時間太少,該如何取捨?

2015-08-23 11:30

即便是成年人,平均也只能維持注意力十五到二十分鐘

把事情寫下來本身就是一件充滿力量的事情。加州多明尼克大學教授蓋爾.馬修斯(Gail Matthews)博士的研究發現,把事情寫下來,最後能做到的機率,會提高三成三。

這規則一體適用於大大小小的事情。小至鮮奶沒了要去補貨,大到找工作或跟家人和解,清單都能讓你處於更佳的狀態去面對種種挑戰,你會更知道自己在做什麼,更知道自己想做什麼,你會更有組織,更有動力去衝破難關。另外很棒的一點是,不論遇到什麼樣的事情,清單的好處都不會打折扣,以下就來看看清單可以帶給我們哪些幫助:

1.列清單可以減輕焦慮。

你是不是常對自己說:「事情這麼多,我實在忙不過來!」這樣的擔憂每個人都會有,而要減輕這種焦慮的辦法,就是清單在手。只要開始把事情寫下來(或輸入手機),你就可以暫時把連帶的事情從動態記憶體中刪除,這樣你大腦的運算壓力就會減輕。

再者是人就會忘記事情。我沒騙你:即便是成年人,平均也只能維持注意力十五到二十分鐘,所以偶爾丟三落四不僅正常,而且是一定會發生的事。當然,這是在沒有清單的情況下啦。要避免忘性大發,最好的辦法就是一想到重要的事情,就記下來放在顯眼的地方。用磁鐵壓在冰箱門上,用便利貼黏在辦公桌前,寄E-mail給自己,甚至於輸入到自己的手機裡面都行。我自己則是只要腦中一閃過事情,就一定立刻寫下來,否則「轟」地一聲我腦中又會閃過別的事情,前面的事情就被蓋過去了。只要堅持強迫自己花幾秒鐘把靈感寫下來,你事後就可以省下很多苦思跟煎熬。

2.列清單可以提升腦力。

列清單可以讓你運動到平常少用的大腦「肌肉」。所以列清單不但是一種生活的規畫,也是一種腦力的鍛鍊,列清單的小孩不會變笨。記憶專家辛西亞.葛林(Cynthia Green)博士,曾受邀在我的部落格上寫過一篇文章,談論列清單為何可以拯救我們的思考能力。按照她的說法:「記憶的工具,包括清單,會強迫我們凝聚更多精神,在我們必須記住的資訊上,記憶工具會提供一個組織架構,會賦予資訊座標乃至於意義。」

3.列清單可讓人變專心。

把清單當成導航地圖使用,你便能專心一致朝著目標邁進。而專心有助於提高你做任何一件事情的勝率。一整天下來你會發現自己愈專心,做事情就愈有效率,一旦該做的事情可以提早做完,你就能騰出更多時間去做你想做的事情。

好的、壞的、決定不了的:利弊對照表

你人生中的任何決定,都幾乎可以說是有利有弊。

買房子
換工作
生小孩
度蜜月

這些事情都算重大決定,都需要你深思熟慮。此時應該要跳出來的,就是利弊得失表,不論你是好玩或是認真,這樣的表列出來都可以發揮功能。最能讓利弊表好好表現一下的時候,就是你猶豫不決的時候。不過我一次通常只比較兩件事情,三件以上的選擇拿來比較,可能會比不做比較,還更令人混淆。

亞特蘭大的心理學家兼心理治療師崔西.馬克斯(Tracy Marks)說:「有時候列張利弊得失表,是不得已的,但這樣列是有好處的,因為你會更能把所有的可能性都思考過一遍,不會因為在腦子裡空想而忽視掉一些。」

他舉例說:「我們很容易認定在家工作不用出門很棒,但你可能忘了上班可以有公司幫你付健保、勞保、團保等等的東西。」

接下來,我們來細究一下利弊表可以如何用來幫助我們減輕焦慮,做出決定。

1.手寫或打字?

小女子我一方面是個輕微紙筆控,一方面對app或科技也完全不排斥。我的狀況大致是看手邊的紙張質感我喜不喜歡,若喜歡,則我有可能即便面對難關,也一樣找個地方坐下來把表寫完。

KnockKnockStuff.com網站上有現成的利弊表我用過幾回,還滿好玩,但你當然也可以隨便拿張紙從中間摺一半,一邊寫贊成,一邊寫反對的理由,無論哪種,效果是一樣的。當然你想用打字的也完全沒有問題。

2.著手列清單。

遇到需要比較事情利弊的時候,我的第一步都是把腦中的直覺統統寫下來,不論大小,也不論感覺重不重要。要不要接受一份工作,我會把這個職位的辦公室牆壁是綠色也列成利弊的「利」,只因為綠色是我最喜歡的顏色。當然,稍後你可以把它篩選掉,但是在「海選」階段你應該廣納百川。

這個步驟需要你換上一個記者的腦袋,我記得我高中上第一堂新聞課的時候,老師告訴我們五件事情,那就是很多人都知道的五個「W」。

一、誰?(Who)
二、什麼?(What)
三、何處?(Where)
四、何時?(When)
五、何以?(Why)

列表之初就要想著這些細節。你得盡量客觀地去檢視這些事實,不要才剛開始列清單就加入自己的主觀。反正就是先把想得到的事情都寫下來,之後再來慢慢地評估優先順序與孰重孰輕。

3.編輯清單。

所有的想法都寫下來以後,下一步就是要一項項「給分」。你考慮要買的房子在繁忙的大馬路邊,你會在意嗎?會的話,那就不用客氣,把這點列成「弊」就對了。不重要的事項,比方說辦公室牆壁的顏色,就把它劃掉。透過這樣的分類跟取捨,你可以編輯出一張有用的清單。說到編輯,類似的觀點可以加以整合,這樣你的清單才不會過長。

4.沉澱一夜。

最終版的利弊比較表出爐後,先擱在一旁,讓你的大腦休息一下。一直盯著一樣東西看,你會沒辦法把事情想清楚。睡一覺,隔天再回來面對這張表,相信你一定能以嶄新的角度,把不同選擇的利弊得失看得更清晰。

5.輕重與緩急。

並不是清單上有五個利,三個弊,利就贏了。帶著批判性去思考每個選項,設想不同選項會為你生活帶來的改變。需要的話可以做點功課,研究一下問題的背景,找人問問也行。別忘了你覺得天大的事情,在別人眼裡可能還好而已。實際一點,忠於自己一點。

你可以試試登入網站Proconlists.com,輸入你腦袋中所有的利弊得失,然後再分別從理性與感性出發,給予這些正反因素不同的權重。輸入完畢後,網站就會自動演算出你的正確選擇。你當然不是非得使用這個網站不可,但你可以去上面練習一下,怎麼樣細細思量一個一個正反因素。

6.把事情說開。

如果還是猶豫不決,你可以找朋友、另一半或同事聊聊。三個臭皮匠勝過個諸葛亮。別人說不定可以點出你沒有看到的好處或壞處,讓你茅塞頓開,豁然開朗。

〈本文選自全書 李幸臻 整理〉

作者:
寶拉‧里佐(Paula Rizzo)

美國知名電視節目製作人,任職於福斯新聞頻道,曾經得過艾美獎。同時也是知名部落客的她,自承有愛列清單的「強迫症」,從工作任務、辦活動、找房子到買內衣,都會用不同的清單來幫忙,而這個習慣是她工作傑出、生活愜意的關鍵。她創辦了「清單製作人」(ListProducer.com)網站,推廣「清單式思考」,傳授列清單的技巧與好處,成為美國知名的「清單女王」。

書名:為什麼菁英都是清單控?
: 紓解焦慮,提升效率,輕鬆管理工作、家庭



出版:三采文化

目錄:

推薦序:你跟自由的距離,只有薄薄一張清單而已
作者引言:我的清單人生
第一章 清單可以做什麼?
第二章 清單都一樣嗎?
第三章 基本的清單列法
第四章 工作清單:讓你工作不怕沒進展
第五章 居家清單:讓你家庭幸福又美滿
第六章 社交清單:讓你生活多姿又多采
第七章 生活委外,自由全開
第八章 清單數位化

 

 

 

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