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每週多出5小時的時間管理法

每週多出5小時的時間管理法

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名人專欄

2017-03-17 18:20

「我真的沒有時間!」這是每個人都有過的口頭禪。無論是要開始一個新計畫,將現有的工作有效的完成,抑或想在正職以外賺點小錢,時間永遠是最大的障礙。許多時候人們傾向提高工作效率,想在更短的時間內完成工作,然而有些事情需要的時間固定,又或者縮短時間後的成果時常不如預期。

文/SmartM/彭書耘

因此,為了在有限的時間內撥出更多的時間,必須放下一些現有的喜好或休閒,例如少看一集韓劇、把遛狗的工作交給別人或者減少一些睡眠(當然,這個非常不建議);而有些被委託的工作,或許他人的執行效果與自己沒有差別,便可以選擇交給別人,或是乾脆刪除一些不必要的工作。
Mirasee公司的創辦人以及CEO,Danny Iny建議跟著以下的步驟做,將讓一周多出至少五小時的工作時間。

一、行事曆排固定空檔

實踐這個步驟的的第一步,是開始用筆寫下固定的空檔時間,真正的「空檔」,用像是跟牙醫或律師有約一般的對待這個行程,只需要「空下」這個特定的時間即可,甚至不該寫在待辦清單上。

若每周行程並沒有太大變化,便更該留下固定的空檔,例如星期一到五都提早一個小時起床,思考待辦事項或執行工作。知名創業家Brian Creager便是靠著這個習慣成為年收入7位數的富豪,並打造了美國Amazon平台上男性奢侈品的首席品牌。

而若每周行程計畫較不固定,嘗試在各式各樣的活動附近圈出空檔,直到圈滿五個小時,盡力留下完整的時間。雖然較難執行,但預先規劃的目的就是為了跟上工作節奏。

二、巧用鬧鐘提醒功能

要使排定行程的習慣維持,可以將手機設置固定鬧鐘,例如每周星期日的晚上九點,坐在書桌前排定下周行程,如此就可以確定行程有被妥善安排。設定鬧鐘有更多方面的用途,在每天的工作結束前15分鐘也能設置一個鬧鐘,讓自己靜下來想想:「今天有計畫不順利嗎?明天上班時,能夠持續進行嗎?」若仔細衡量後發現需要協助,並能立刻尋求同事或上司支援,不會延宕日後行程。每個月結束時也同樣能設置鬧鐘提醒自己,排定每個月的初步流程,讓規劃由大到小,由概略至細節,如此一來,留下空檔時間的習慣成功率會大大提升。

三、不讓變化打亂心情

「天不從人願」、「計畫趕不上變化」,皆是表示無論如何縝密的思考、排定行程,總會有突如其來的事件打破你的美好行程,而那些惱人小事永遠使人煩躁發怒。

此時,別急著對一團混亂的計畫生氣,當趕不上約定的牙醫會診時間該怎麼辦?重新排定就好了!現今方便的手機軟體提供輕鬆更動時間的功能,只要拖曳會議至另一個時段就好;同理,會議、工作和行程也是,總有得以轉圜的空間,只要將錯過的會議移到其他時間就沒問題了!若這些行程非常難以變動,便退一步思考:「為什麼這件事情在第一順位?能夠如何處理現在的情況?」認真思考過後,說不定也會發現事情並沒有如此迫在眉睫。

四、不把「沒有時間」掛嘴邊

工作時,會需要更多的時間執行一些重要企劃,那麼清除行事曆上的行程便成為首要任務。別再讓這句口頭禪綁住自己,試著執行以上的步驟,讓自己有更多時間和自己相處,處理這些項目。

執行這些簡單而有效的步驟,每周都可以「找到」 5小時,甚至更多。當作這是一個和自己的約定,像對待任何其他約會,尊重他並勤快地執行吧!

時間,是一定能找到的,接下來的問題便是,要如何運用它?
 
 

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