在今天看見明天

為何團隊溝通常常無效?簡單必學的3個改善技巧

為何團隊溝通常常無效?簡單必學的3個改善技巧

2018-01-18 17:22

現代人已經習慣使用LINE或Messenger等通訊軟體,但在工作場合中,仍有許多時候必須和他人「當面溝通」。

文/SmartM/林孟嫻


時間太少、事情太多,如何做到有效率又有效果的溝通?對此,數位行銷機構MWI Veterinary Supply的創辦人Josh Steimle,特別分享三個在辦公室可使用的實用技巧。

 

一、傳達要求務必「簡單具體」

 

工作中,難免有需要他人協助的時刻。多數人可能因為不好意思對他人下達要求,會用曖昧模糊的話如,「有沒有人可以幫我一下?」「大家可以找時間一起討論某個東西嗎?」詢問他人。結果通常是沒有人回應,需要再重新找人幫忙。


為了避免問題發生,傳達要求時務必「簡單具體」


.需要誰幫忙
.做什麼
.大概需要花費多少時間


舉例而言,若想請同事協助檢查某份報告,預估會花同事5分鐘的時間,建議問「可以借你5分鐘,請你幫我檢查這份報告嗎?」若對方時間及安排上能配合,通常會願意答應;反之,不行配合也能快速回應,替雙方節省許多溝通成本。

 

二、溝通任務時,先解釋這件事的「價值」

 

團隊合作時,要「做完」一件事很簡單,要「做好」卻不容易。而困難的原因常在於成員「不知道做這件事的價值」,或是認為「這件事就算成功,對自己也沒有直接影響」的心態。


該如何解決這個問題?Steimle建議,進行團隊合作前,清楚傳達「把事情做好,能為公司、部門和成員各自帶來什麼價值」。這麼做不僅能讓團隊成員對任務和團隊產生連結、提升努力的動力,也能對自己「站在對方立場思考」的舉動產生好感。


或許有人會質疑,「這麼做有必要嗎?很少人會刻意在工作上擺爛。」但若我們換位思考,「做一件對自己有價值的事」及「必須要做,但結果跟自己不太有關係的事」,我們為此付出的心力和專注力絕對有很大的差異,結果也會因而不同。

 

三、不對非專業的業務發表評論

 

工作場合中,十分忌諱「亂說話」和「說錯話」。當他人或別的部門犯了錯,其工作內容也並非自己的專業時;千萬別「馬後炮」地下指導棋,或指指點點地討論他人。


亂說八卦或討論他人的行為,不僅會影響他人對自己的評價,更可能豎立敵人、為自己招來麻煩。如果真的想與他人討論公司發生的事情,也應盡量「對事不對人」,不給他人挑撥的空間。學會適當地保持沉默,在該表達意見時才傳達想法,才是在辦公室長久工作的生存之道。

 

原文連結

首圖來源:達志

延伸閱讀:為何你簡報時都沒人專心聽?可能出了這三個問題

參考資料:Entrepreneur

 

延伸閱讀

英語溝通技巧》背起來,不傷和氣又讓人服氣的英文好句

2018-01-12

電競戰神沈昌賢:要即時和隊友溝通只能打英文

2018-01-05

溝通技巧》講英文一時語塞該怎麼辦?

2017-12-15

不懂「溝通」也別放在心上

2017-10-18

如何讓老公主動做家事?太太必學的溝通方法

2017-09-15