當我們談起KPI（關鍵績效指標），許多人聯想到的畫面是年初被老闆要求設定一個數字，年末再逐項檢討是否達成。但大多時候「憑感覺」設定數字及規劃後續行動，達成率自然不高，也成為壓力來源與噩夢。究竟如何設定KPI，才能有效管理？
OKR比KPI更好？ 策略性思考才是重點！
近年來，企業管理方法從KPI關鍵績效指標，逐漸轉向使用OKR目標與關鍵結果，在鉑澈行銷顧問執行長劉奕酉眼中看來，是由於大家對於KPI管理方法出現誤解：「其實KPI跟OKR是一樣的東西！」他指出，KPI並非只是數字管理工具，而是目標達成的指南針。
劉奕酉觀察，許多人對KPI的誤解在於，認為它僅僅是數字的羅列與管理，忽視了背後的策略性思考，過度強調數字會導致目標流於形式化。例如有些人設定每天要在社群網站更新一篇文章，最終卻僅為了做到日更，而忽略內容品質與創新，背後更大的問題是：「成功關鍵是什麼？寫完這30篇，能幹嘛?」
訂定數字目標之前 務必先釐清「這點」！
倘若是為了獲得出版社注意，或爭取被企業、客戶看見，就是明確目標，因此關鍵行動是專注在職場生產力、或跟簡報相關文章，每天產出一篇，就能對應到最終目標。否則「寫壞或是亂寫，都可以30篇。」他也分享自己的經驗，曾計劃一年撰寫52篇跟簡報、閱讀心得相關文章，結果僅寫了10篇，就吸引2家出版社注意並簽約，所以「不要為了寫而寫！」他提醒。
劉奕酉進一步以閱讀50本書籍目標為例，應先確認閱讀書籍最終目標為何？例如：希望增加管理類的知識含量，接著再將閱讀50本書的目標（稱為KGI，即最終目標數值）拆解為具體行動計畫：
1.確認落差
目標與現況差距。例如：過去一年只讀了5本書，要達到50本目標，需要新增45本。
2.確認流程
為縮小差距，需改善閱讀效率，挑選合適書籍，並安排穩定閱讀時間。
3.鎖定範圍
篩選出最重要的關鍵行動（CSF），例如每天至少閱讀30分鐘、每月讀5本書、選擇符合興趣與學習需求的書籍，「但你要確認這些方法是可行、做得到的。」
4.設定目標
將關鍵行動量化為具體的KPI，便於追蹤和管理。
這種將最終目標拆解為具體步驟的過程，不僅讓目標更易達成，也讓行動變得有條不紊，如此一來，所設定的目標數值才有意義、可被管理。劉奕酉引用管理大師彼得．杜拉克曾說過的話：「你無法管理你無法衡量的事物。」畢竟如果無法用數據衡量，就無從知曉行動的成效。
2大盲點阻礙KPI發揮功效 動態管理成神助攻
從設定KPI流程來說，篩選關鍵行動時，經常出現兩個盲點：一是設定過多行動，容易導致效果分散，看不出真正的關鍵成效，務必把有限資源投入在最重要活動上；另一則是擔憂過多，遲遲無法行動。劉奕酉提醒，不必追求一開始就找到最正確的關鍵行動，而是應該在實踐中不斷調整。例如，若發現某個KPI達成了，卻對最終目標沒有明顯貢獻，就需要回頭檢視並修改策略。
這種動態管理的方式，讓KPI成為一種靈活工具，而非僵化枷鎖，好比減重方式有很多種，但可透過嘗試後，再根據效果選擇最適合自己的方法。KPI管理也是如此，唯有透過行動和數據分析，才能真正找到推動成功的關鍵。
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