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從老闆到祕書 網路衝擊每個角色 P.22

從老闆到祕書 網路衝擊每個角色 P.22

我在業界從家電起家, 已經聽業界談「三 C 」( Computer CommunicatonConsumer )三十年了, 可是前幾年出現「後 PC 」一詞,將家電、通訊及消費者這三個 C 結合,例如人類在明年中就可以把行動電話當成電腦, 這就是最好的證明。這些後 PC 產品將會愈來愈人性化、個人化,它並不只是一個單純的工具而已,例如目前一些手機大廠如諾基亞、易利信的產品,已經開始慢慢接近這個概念,未來還會愈來愈人性化。

要愈來愈接近個人,不只是產品的外形要受到消費者喜愛,而是內容、功能能夠符合消費者的需求,例如可以取得聲音、影音資料,還可以方便地進行電子商務,甚至是上網進入聊天室裡面,所以產品設計上不論是軟體或硬體,一定要與「網路」有關才能算是完整的商品。不過,這些也只是基本的條件,重點是消費能夠以更快速度、更便宜的價格取得這些資料來滿足需求,當然,這個前提是建立在「品質」上,有好的品質、快速的服務加上便宜的價格,才有競爭利基。

在網路時代,「品質」已經是基本條件,如果各位聽到某些公司還在推行「品管圈」,即表示根本還沒將品質納入服務的基本條件,必須用「推行」的方式才能達到。要讓全公司上上下下把「品質」變成一種潛意識反應,必須靠組織再造才行,不論是產品經理、研發、行銷或業務等部門,他們的使命都已經重新改變。

以傳統產品經理為例,他們原來的責任主要視供應商需要而製造最新機器、技術, 但隨著時代改變,以服務為優先考量下,PM 人員也要跑到前線去了解客戶需要什麼,再交給研發人員研發;可是研發人員並不像從前一樣只顧著讓產品實現,現在,他們還要思考這項產品能不能連上網路、考慮內容可不可以壓縮、能不能夠防毒等等,這些都是研發人員必須站在消費者立場來思考的,也許每個產品只多一元成本,但創造出來的價值卻無價。

至於生產, 現在大家不再重視大量生產而是 BTO ( Build to order )||依訂單生產,該部門電腦都和客戶的電腦連線,客戶下訂單、廠商才生產,至於出貨要愈快愈好,最好是直接就到顧客的手上,所以愈來愈多公司走向「行銷導向」,打出自己的名號與品牌,如此一來分布在各個角落的顧客只認商品、商標,就可以利用電子商務下單,加上廠商沒有時差,馬上就有回應,顧客就會滿意,客源就會源源不絕而來。

為了因應源源不絕的客戶,一家經營電子商務的企業與上游供應商的合作關係也會愈來愈緊密,例如康柏電腦原來的合作夥伴只有兩個,可是為了分擔風險,怕其中一個供應商出現問題而不能緊急因應,所以最近康柏增加了不少合作夥伴,而這種情形不只出現在資訊業,任何網路化的公司都會面對同樣的問題。

在網際網路時代中,一家企業的所有資訊都必須全部透明化。以往我們做生意是純粹做生意,當你問到客戶財務資料,通常會被對方拒絕,可是網路時代任何資訊都 Open Book,合作夥伴之間要互相信任, 可是 Open Book 並不是資訊業或網路業首創,其他產業老早就開始運用這個概念來管理,例如今天有位顧客到統一超商消費一顆茶葉蛋,只要庫存量一減少,供應商明天就會自動來補貨,所以我們不需要打電話,供應商的業務就會自動清點,而這個也就是現今的「供應鏈管理」( Supply Chain Management ), 這才是電子商務的重點所在,而不是有交易、購買行為才叫做「商務」。

一個好的網站應該是量身訂做的,例如戴爾電腦,只要客戶超過四百人,戴爾會替這家公司設計一個專門網站, 這就是 VIP 的概念,因為每家公司有不同的定位與走向,不能用相同的一套東西,主要這還牽涉到「知識管理」的概念,因為每家公司都有自己的知識資產,只要一台手提電腦就可以進入公司的資料庫、取得資料,這才能幫助客戶節省時間、創造價值。

知識管理分成三個層次,最低一層只是看資料、純粹的 data access,就像上網看券商提供的即時新聞一樣,沒有其他特別用途,頂多下幾個指令買賣而已。慢慢地開始有人走到第二個「資訊管理」層次,這類使用者開始管理手邊的訊息、檔案,和其他人分享資訊等;最高一層的使用者則是將手邊的資訊運用在自己的工作中,如何把這些影音資料變成自己的東西,這才是最高竿的知識管理,端看企業是屬於哪一個層次。

舉個簡單例子,我記得一九八五年在台灣成立英特爾,當時還沒有網際網路,前兩三年年底除了忙印製新年賀卡外,還要忙著印製賀年書送給廠商做紀念,一套十冊,光是宏碁一家公司就送了一五○套,開卡車都送不完,可是現在有了網際網路後,這些資料都在網路上,而且更豐富、即時,如果您沒辦法取得這些資料,只能怪自己為什麼不上網。

一個網路化企業,雖然組織內各部門人員頭銜都不變,但實際的工作內容與使命都不太一樣,例如一個 CEO,必須花更多時間研究公司的經營模式,了解公司在網路環境中的機會, 而他的左右手可會變成 CLO ( Chief Learning Officer)、CTO ( Chief Technology Officer ),因為一個企業改革,需要非常浩大的學習過程以及技術支援,這已經不是單純的策略調整,而是整體的企業再造。

另外我還要提的是 CIO ( Chief Information Officer )。早期提到資訊部門大家都先想到 MIS, 經常幫部門同事修電腦、處理電腦問題, 可是現今的 CIO變成老闆的左右手, 公司內部的網路架構都繫在 CIO 身上,所以該組織下一步成功與否都和 CIO 息息相關,所以現在不少公司的 CIO, 都在企業內部另外成立公司,例如神達電腦、宏碁電腦裡都有 CIO,他負責的是公司全球的物流、資訊流,所涉及的網路架構與企業息息相關,所以 CIO 已經不再是 MIS 經理而已,而是新時代的關鍵人物。

以後的管理不再是「管人」,日後的管理是「吸引人才」,因為這些人不需要管、也不能管,他們有很多創意、資訊,而高級經理人的責任,就是創造一個環境讓這些有創意的人才得以發揮、成長,當然我們也會定期考核,如果他們表現不好我們也會資遣員工,所以管理的另一項重點,在於制定考核管理標準。

一個網路時代的高級經理人,也許經常看不見自己的員工、下屬,而且公司也許有不同的種族、文化的同事一起共事,所以經理人肩上更重要的使命與挑戰,在於平衡公司內部的文化,而且將公司的使命、文化被來自世界各地的同事完全接受,如果每個員工都不認同企業價值、使命,組織便無法運作。舉個簡單例子如果老闆要開會,同一時間內客戶又遇到問題,一個客戶導向的公司理應先解決客戶的問題,萬一該組織是一個中央集權的企業,當然得先與老闆開會,這完全視組織文化來決定。

因為資訊業每個人的時間非常有限,事情非常多,要做好時間管理,就必須建立在這些組織的價值文化上,對公司重要的事先做,如果沒有依此原則排列優先順序,一天四十八個小時也不夠用。如果每個員工都有相同認定,不用管理也知道這些員工來自同一個企業,不論對廠商或客戶表現的態度、品質都相同,這才是現今管理人最大的要務。

現今企業每位員工都有其專業,以英特爾為例,真正屬於我指揮的部屬大概只有二十人左右, 其餘者各司其職,有什麼問題找自己的部門 Leader,而經理人的任務就是將這些專業 Leaders 的創意組合起來, 必須花很多時間協調、溝通,所以溝通的內容會愈來愈多,最好是一封完整的電子郵件、視訊會議來進行,不像以前只能靠越洋電話了。

網路時代來臨,對組織、管理的衝擊非常大,上自老闆下至員工每個人都要有心理準備,以祕書角色為例,以前公司的高階主管都有祕書,他們主要安排行程、文書處理,主要是老闆的助理,可是現在我們公司上下共三個祕書,他們負責的卻是網站管理,幫忙處理 E-Learning 的資料、發展網站架構等等,我反而要花更多時間、力氣教育他們。你看,如果不改變,跟得上時代嗎?

(陳朝益畢業於成大電機系,早年任職通用儀器台灣分公司擔任亞太地區業務經理,一九八五年加入英特爾台灣分公司,先後擔任英特爾在香港、中國、台灣三地分公司總經理,目前為英特爾台灣總經理,在資訊電子產業已有二十餘年的資歷,是英特爾發展中國 OEM 策略及事業先鋒。)

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