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小祕書變大老 闆的6堂課 P.104

小祕書變大老 闆的6堂課 P.104

2004-04-22 16:22

小祕書,在很多人眼裡或許只是「誰都可以勝任」的助理角色。然而卻有許多祕書勇於抓住夢想的青鳥,進一步積極培養自己,成為老闆。紐約人壽台灣總經理任醒怡,以及台灣宇喬總經理羅月秋,原本都是祕書,憑藉著超乎尋常的努力,她們改變了自己的一生。

當跟了十九年的老闆宣布退休時,任醒怡也不知哪兒來的衝動,突然向家人宣布:「老娘我要換工作。」

第一堂課:勇氣 / 除了改變,承擔後果也需要勇氣


或許是過了十九年平淡無奇的祕書生活,再也受不了上班、下班、照顧小孩的枯燥。也或許是因為任醒怡自恃祕書工作的出色表現,下班後還去上公關、程式設計課,學了一身武藝,她毅然想跨出祕書這一行,向世界證明自己的能耐。當然家人都快昏倒了,尤其是和她同公司的老公,「再做六年就可以退休啦」、「每天跟老公同進同出多好」、「四十多歲的女人還能找到什麼更好的工作?「先找到新工作再辭職」……,家人的嘴都說酸了,任醒怡還是依然故我,寄出一封封的履歷表。

幾個月過去了,沒有一位雇主願意給她祕書工作以外的機會,所以,任醒怡只好無奈回鍋,成為紐約人壽總經理的祕書。望著履歷表上只有一行的經歷,任醒怡明白別人如果不認識妳,只能從過去的學歷和經驗了解妳。

到了這時候,她才真正領悟改變不是簡單的事,要有勇氣勇於改變,但是要有更大的勇氣承擔改變的後果。

第二堂課:自知 /面對優缺點,努力加碼投資自己


「我的個性就是一定要贏。」任醒怡說。雖說還是做祕書,「但總算是另一個領域,也許我有機會嘗試跳脫。」懷著不放棄的念頭,她終於在進紐約人壽的第二年,美國調來一位新的總經理林東茂之後找到了機會。

由於她一直努力學習保險專業,忽然發現直效行銷(Direct Marketing)有很大的潛力,便向林東茂大力建議開拓這個傳統賣保險以外的行銷管道。不過,公司沒有多餘人力投入這個「實驗」,她便自告奮勇要做。在市場上沒有成功經營模式可借鏡下,仍然身兼總經理特助的任醒怡帶著一位助理開始嘗試。

至此任醒怡終於可以綻放才華,三年後,她成立的「專案行銷」部門為公司挹注了二○%的業績,再兩年後,達到六○%。看著亮麗的成績,很少人看到她背後付出的努力。「了解自己的優點和缺點並非易事,因為很多人不願意面對。不過,因為我知道自己不是精算師,也沒有超級業務員的輝煌資歷,所以我必須非常努力,花很多時間金錢投資自己。」

「我每天工作起碼十二小時,回家之後繼續K書。為了考美國壽險管理師,十科專業我規定自己要在兩年內考完。結果我每一科都考很高分,還多考了一科Customer Service(客戶服務)。這對我是很重要的里程碑,因為我認為既然身在保險業,而且很有興趣,就必須對它有很深的認識。」

第三堂課:失敗 /不能只往前衝,腳步偶爾要放慢

隨著業務蒸蒸日上,任醒怡奉派到美國參訪總公司的服務中心(Service Center),興起她在台灣改造服務中心的念頭。卻令她嘗到職場生涯的最大挫敗。「這是我人生最痛苦、最痛苦的時刻」連續重複說了兩次痛苦,任醒怡原本平靜的臉上,皺起了眉頭。「三十年的工作歷練中沒這麼挫折過,因為不管你規畫得再好、溝通得再周全,最後呈現的還是跟原來設想的有很大差距。」

任醒怡理想中的服務中心是將核保、保全、理賠諸多功能合一,也就是說,客戶打電話進來,不論任何問題,服務中心的人都必須能解決,這雖然是金融業的服務趨勢,但保險的專業很龐雜,人員的專業養成不是一蹴可幾。於是,在整合過程中,後勤流程混亂至極。不但內部反對聲浪不斷,核保流程嚴重耽誤,理賠狀況也好不到哪裡去,客戶抱怨連連。到了後來,連總經理也勸她放棄。

任醒怡心底又苦又難過,反覆想了良久,覺得為了公司長久之計必須堅持改革,但要放慢腳步,於是繼續努力和外勤溝通,慢慢改變大家的想法。「這次失敗讓我學習到必須step by step(一步一步來),不能自顧自往前衝。」這段寶貴的經驗,讓她學習到如何面對失敗。

後來,任醒怡的堅持終於發揮綜效,紐約人壽許多壽險商品的熱賣。經過她的訓練,後勤人員逐漸成熟,而且提高人員有效利用率,假設一天內湧進約一萬件的保單,也不至於讓整個後勤流程癱瘓。

任醒怡年年升官加薪,在前任總經理赴任大中華區總裁時,她便升任台灣總經理,離她辭去祕書職務,時間相差十年。

任醒怡將自己能從祕書變成總經理,歸功於運氣和努力,巧的是,台灣宇喬的總經理羅月秋也是這樣想。

第四堂課:運氣 /在山窮水盡之際忽見柳暗花明

民國八十四年,羅月秋離開了十五年的祕書崗位,與朋友合資創業,開了一家機器零件出口公司。有人說,命運是開玩笑的高手,身處最絕望的谷底、萬念俱灰時,往往另一條明路竟意外在黑暗中朦朧現身。

樂觀積極,勇於挑戰的她,視創業為一生的夢想,為了圓夢,她渾身是勁宛如正午刺眼的陽光,自己家的客廳迅速改裝成辦公室,指派公務員先生兼任無給職顧問,連國小四年級的兒子放學之後,也要充當工讀生。

白手起家的頭兩年,她沒領過一毛錢薪水,為了維持營運,她四處借錢,另外同時標三個會,十個兄弟姊妹全被拉來入會,最後她連全家的保險費也解約湊錢。然而這樣的拚死努力,公司還是接不到生意。

「你們無法想像,兩年沒有訂單的心情是怎樣的?」羅月秋回想起創業的艱難,有點激動的說。

有一天晚上,她的心情非常沮喪,打了通電話給好友,一接通就放聲痛哭,好友問說:「妳不是很堅強嗎?為什麼哭得這麼傷心?」羅月秋哭著說:「我真的熬不過了,資金已經用罄,未來又不知道是什麼?」好友隨後過來陪伴她,從十點安慰到凌晨三點。

因為好友一定要回家照顧小孩,在一番好言相勸後便離開了。好友一到家又接到她的電話,聽筒那端傳來的聲音竟然很開心,好友以為她想通了,結果不是,羅月秋渾然忘記前一刻的悲傷,興奮無比對好友說:「國外買主的第一張模組訂單進來了!」

靠著這張救命的訂單,羅月秋終於撐住了台灣宇喬。「開公司是我人生的大賭,幸好我的運氣一向不錯。」羅月秋說。如今,台灣宇喬已從負債累累,搖身一變為年營業額六千萬的公司。
如果向前衝刺是成功火車的動力,那麼運氣便是順利彎過崎嶇山路的潤滑劑。

第五與第六 堂課:感恩與分享 / 為感謝貴人知遇,進而提攜後進


回顧攀上高位之前的血淚斑斑,任醒怡和羅月秋異口同聲感謝提拔過她們的貴人,特別是她們的老闆。任醒怡說:「我的老闆對我影響很深。」羅月秋說:「我把當祕書時期所學到的十八般武藝都用在現在的經營管理。」唯有走過苦難的人,方能不斷感恩,為了報答許多人的照顧,她們時常演講,對一些有志成為總經理接班人的祕書,分享自己的心得。

任醒怡衷心建議:「每個人都要想清楚,對自己最重要的是什麼。了解自己,才能做出正確的決定。」

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