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開會開會 開了還是不會?

開會開會 開了還是不會?

個人成長

2012-10-24 17:29

開會開會 開了還是不會?

不少上班族提到開會,要不是感到四肢無力,總覺得會議一點意義也沒有,既耽誤時間、又討論不出結論,要不就是根本無法落實決議,由於「會無好會」,導致大家益發不喜歡開會、厭倦開會、逃避開會。

但是,難道開會一定得這麼痛苦不可?沒有開會的好辦法嗎?富軒達管理顧問總經理葉作建直指問題的核心在於:「弄不清楚會議的目的,沒有周詳的會議策略」。

關鍵祕訣一:
先確定要「決」還是「議」

什麼是「會議的目的」?簡單地說,開會到底是為了「議」?還是「決」?葉作建解釋, 「議」就是有討論的空間,開會的目的,是徵詢大家的意見,作為決策前的參考;「決」則是由上到下的布達,政令宣導,命令交代下來後,務必貫徹執行,沒有太多商量的餘地。

「就是因為常常搞錯開會到底是為了『議』還是『決』,很多會議明明只是單方面的『決』,卻讓其他人造成錯誤的期待,結果就會產生『反正上面都決定了,不聽我們的意見,那還開什麼會』的不滿聲浪。」如果開會的目的是為了「議」,葉作建提醒,搞清楚問題的關鍵,將左右會議的成敗。

召開會議不外乎為了解決問題,但參加會議的人可曾真的想過,提出的問題到底是「真問題」還是「假問題」?葉作建舉例,「業績不好,大家討論的方向是怎樣激勵夥伴,怎樣增加拜訪,但根本沒想到,或不願意承認真正的問題在於產品賣相差。」問題問錯了,開會當然沒有效果。

關鍵祕訣二:
研擬策略 提高實踐效率

「會議策略」則是有心開好會的人都應該學習的技巧。所謂的「會議」,從字面上可以解釋為「眾人集會決議」,要怎麼讓其他人同意、接受你的意見,事先策略的擬定與沙盤推演絕對不可少。會議是難得的舞台,若把握時機,在平日難以直接接觸的上級長官、大老闆面前好好表現一番,在公司的地位可望不同凡響;然而水能載舟亦能覆舟,該如何在會議上提案、建言?學問相當大!

葉作建祭出六字真言「天時、地利、人和」。「天時」、「地利」是指在正確的時間講正確的話,「人和」則是重視、尊重他人以獲得支持。「新進員工往往急於表現,疏忽了『人和』的部分」,葉作建觀察到,未經會前的溝通協調,常常會發生得不到財務、人事、行政等其他部門的支持,甚至自己部門的配合,即使有再好的提案也是枉然。

「你是不是應該先與部門主管取得共識,藉由他的嘴巴把想法提出來,一方面公信力比較夠,一方面把功勞歸給你的主管,一旦你的主管獲得提拔,他當然不會忘了你。」葉作建提醒,「如果你今天的成就是因為你在會議上幹掉某某人,其他人對你的防備心絕對會升級,也有可能你的中階主管會在更高層的主管面前捅你一刀,『某某人辦事不牢,只會說不會做』,何必犯下損人不利己的行為呢?」

關鍵祕訣三:
完善會後管理 畫下漂亮休止符

開完了會,若不持續追蹤決議事項是否明確傳達,交辦事項是否確實執行,執行進度是否充分 掌控,就算開再多的會也只是浪費時間。日本人對於會後管理的極高效率,讓葉作建印象深刻。

他回憶, 日方在會前會時,就會明確要求當日參與會議的人必須擁有決策權,不必向上回報,以免之後花費過多的時間在等候回應;會議上直接分配指派任務,也會要求在場人士當下畫押執行的進度與時間。

葉作建強調,日本人的開會方式有許多值得我們借鏡、學習之處;一場流暢、成功的會議,與會人必須了解自己的溝通目標,進行充分的計畫和準備工作,最後持續不斷地追蹤、落實會議決策,才能讓會議畫下完美的休止符。

劉必榮的四點談判小技巧

在會議上,除了討論決議某些事項,有時候也免不了會遇到與合作對象談判的機會。東吳大學政治系教授、和風談判學院主持人劉必榮表示,談判大致上區分為「術」、「藝」、「道」三個階層;談判的「術」,泛指一般說話技巧;談判的「藝」重點在於說話的節奏,關鍵在於什麼時候該快?該慢?什麼時候應該讓步?什麼時候又該堅持?談判的「道」,則是利用人、時、事三大要素,抓住解決衝突的機會。

劉必榮解釋,談判與辯論的重點十分不一樣,「談判,是賺對方的心;辯論,是封對方的口。」談判時不能光想著駁倒對方,否則不可能建立長久關係;務必用問問題的方式,觸碰到對方感覺,引導出真實感受。

想要透過談判達成協議,而非讓關係破裂,劉必榮提出4點值得學習的小技巧:

第1點 支撐立場
當你說出:「我認為比較『公平』的解決方案是……」意味著你的決策後面有「公平」兩字支撐,對方不認同你的看法時,就必須拿出另一個「公平」的解決辦法。

第2點 引導思緒
引導對方的思考,你可以說:「你有沒有想過,我們可以一起把餅做大……」意思是指:「如果你想過,那我聽聽你的意見,如果沒有,那不妨聽聽我的意見。」

第3點 模糊空間
當你想拒絕別人,又不願把話說死,保留轉圜的空間,不妨說:「以目前的情形來說,答案是No。」但以後仍有機會變Yes。

第4點 做出小結
為了掌握談判的節奏,避免超出控制,不管談判是否已經有了結果,你都可以說:「雖然目前沒達成共識,但大家都很清楚彼此的立場了,相信再給我們一點時間,一定可以找到讓大家都滿意的方案,不妨在某某時間,我們再談如何?」
 

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