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30年後,你會疑惑為什麼需要辦公室

30年後,你會疑惑為什麼需要辦公室

大師輕鬆讀

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2014-01-03 13:24

數百萬工作者和數以千計的企業,都已經發現遠距工作的樂趣與好處。現在是時候讓員工採行更合理、更有效的工作方式,而不是繼續集中在辦公室監督他們。

遠距工作正夯,誰還需要辦公室?

傳統思惟認為應當提供員工最好的工作環境,讓員工全心生產。 然而,數位科技改變了一切,遠距工作隨著雲端應用與行動載具的普及逐漸盛行。但多數習慣進辦公室監督員工的經理人,仍舊認為遠距工作:不容易隨時與人溝通;不容易激盪創新想法;員工在家工作容易偷懶;或企業文化蕩然無存。然而這一切都回歸到一個根本問題,就是人們的心態也必須跟上時代腳步升級。

《工作大解放》(Remote: Office Not Required)一本就是提供這種升級,從心態到實際運作,層層揭露許多雇主不願面對的真相。並且闡明遠距工作的諸多好處:容易接觸到世界最優秀的人才、減少通勤時間的損耗、把時間用在提升工作品質上、以信任取代監督,創造勞資雙贏的局面等等。最重要的是,這些論述絕非空談理論,而是來自實際執行的經驗。

37 signals 是一家成長快速、備受全球矚目的軟體公司。他們引領網路時代新型態工作的趨勢卓見,也透過出版持續與全球分享。2010 年出版的《工作大解放》一上市便立刻受到各界高度重視。這家公司在創業時期僅有 2 人,一人在哥本哈根,另一個在芝加哥,經過 10 年努力,發展成今日 36 人遠距工作的規模,服務全世界數百萬名使用者。他們的成就充分說明遠距工作如何開展了一個自由奢侈的新世代,一個超越工業時代相信辦公室的美麗新世界。

「誰還需要辦公室?」不是未來的概念,而是現在進行式。借用維珍集團創辦人理查.布蘭森的話:「等 30 年後科技更加進步時,人們回顧歷史將百思不解為什麼會有辦公室這種東西存在。」 現在開始啟動遠距工作,整個世界就是你的辦公室!

要讓遠距工作行得通,首先你必須讓每個人對於你想要完成的事情看法一致。因此一開始要花點時間調整好心態。當每個人都同意遠距工作的時機成熟時,你就更有條件讓這件事情發生。以下10個心態是必須調整的:

心態 1 零干擾
辦公室有太多干擾!人們無法進行有創意或有意義的工作,因為他們在辦公室一直被干擾。人們遠距工作時,干擾較少,才有更多機會真正完成最佳表現。

心態 2 零通勤時間
研究已經明確顯示通勤不但會浪費生產時間,還會讓你感到肥胖、壓力大,而且難受。在你喜歡的地方工作而不是集中在一間辦公室,就可以完全避免這種損耗。如果你不必通勤,那些時間就可以用來做更多事。如果你遠距工作,就很有機會大大提升你的產出。

心態 3 運用通訊科技
有了今日的通訊科技,人在西伯利亞與人在隔壁辦公室,溝通效果可以一樣好。更好的是,學習如何運用這些工具不是難事,每個人都做得到。而且頻寬更大之後,未來只會更加美好。

心態 4 逃離朝九晚五
分散勞動力的好處之一是合作可以從同步(每個人必須在上班時間都在辦公室)變成不同步(隨時隨地)。遠距工作讓人們可以在最適合自己的時間工作。這件事的好處是人們可以住在任何他們選擇的地方,然後依舊可以得到發揮自身才華的工作,不需要搬到大城市才能找到好工作。

心態 5 取得全球人才庫
在今天,不只你可以在任何地方完成最佳表現,企業也可以取得全球人才庫。透過雇用遠距工作者,你可以運用全世界最優秀的人才,不論他們身在何處。遠距工作概念最棒的一件事是各種安排都行得通。工作環境可以配合員工需求變動,而不是局限於一體適用的模式。

心態 6 零分心
雖然家裡確實有許多讓人分心的東西,事實上你的辦公室也是。 優秀人才會非常自動自發地做好自己的工作,不論他們身在何處,你都能看到他們的工作成果。讓他們有動力工作是你的責任,你要讓他們發揮長處,讓他們得到激勵而且有成就感。不論他們在哪裡工作,這項挑戰不會改變。

心態 7 保障資訊更安全
想在員工遠距工作時,依舊可以保障公司資訊安全,你可以:
■ 務必將所有筆電硬碟加密。
■ 取消自動登入,要求大家都要輸入密碼。
■ 所有服務都要加密,例如 Gmail。
■ 確認所有智慧型手機與平板電腦在必要的時候,都能夠從遠端清除資料。
■ 為每個你造訪的網站設定獨一無二的加長型密碼。
■ 使用 Gmail 時,啟動雙重認證,亦即你必須透過手機得到認證碼才能登入。

心態 8 更多、而非更少控制
要成功地與人共事,你必須彼此信任。其中很重要的一點是,相信員工無論在哪裡都可以在無人監督的情況下,做好他們的工作。你可以每年舉行 2、3 次現場聚會輔助視訊會議,讓它成為員工期待而非害怕的活動。

心態 9 更好的文化養成
最好的文化源自人們為了達成重要目標採取的行動,而不是半夜醉酒狂歡。讓員工遠距工作可以強化而非減弱「工作成果才重要」的認知。每個人都可以做好該完成的工作。

心態 10 所有產業皆適用
不論是光譜的哪一端,每個產業的大公司與小企業都已經在採用遠距工作。如果你不趕緊動起來,你就脫節了。遠距工作早已應用於目前每種產業。就連聯合利華、美國莊臣、維珍航空、美國賓士等消費性產品公司,都允許員工遠距工作。


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