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聰明授權屬下 發揮1+1>2效果

聰明授權屬下 發揮1+1>2效果

授權是每位主管都必須學習的功課,尤其當你的職位越來越高,懂得授權才能讓組織運作更有效率,主管的個人績效也才會跟著升高。因此,從你當主管的第一天起,就應該學會下放權力,當個授權好上司。

從5人小公司,只有代理CAMPER一個品牌,到公司員工100多人、代理70多個國際精品與設計師品牌,對喜事國際時尚集團執行長馮亞敏而言,授權是刻不容緩的課題,也是她成就事業的重要關鍵。

授權與領導其實是同等重要,既然已升為主管,就不應該又搶做部屬做的事,主管不是做事之人,而是管事之人,並透過激勵,讓部屬樂意做事。主管凡事親力親為固然好,但過度掌權,不僅容易累壞自己,對組織與員工成長更無助益。

對此,馮亞敏很有體會。她不諱言,創業之初,她因為太喜歡CAMPER,加上當時公司規模還小,所以她從商品採購、品牌行銷、營業銷售等不同層面,幾乎是她說了、做了才算數。雖然自己做得很開心,但隨著營業據點增加與組織擴大,馮亞敏發現這樣做事的效益並不高。


 

下放權力 訓練部屬責任感

 

於是,馮亞敏開始下放權力,成立兩個主要核心單位,分別是是商品採購與營業銷售。剛開始馮亞敏採取營採合一方式,也就是一條龍作業,從商品採購,到現場銷售,由同一位主管負責,後來因應組織擴大,馮亞敏便把採購與銷售分開管理,最後發現這種作法在時尚產業行不通。

關鍵在於時尚產業非常講求感覺,有些管理層面很難用理性溝通,於是營採分離的結果是,導致兩位主管因難以理解彼此,而產生歧見,最後馮亞敏決定改回營採合一,只設一位主管,由這位主管負責達成營業目標。

經過修正後,馮亞敏體會到,授權要做得好的關鍵之一是,被授權的人要能有權力負起全責,也就是要讓部屬清楚知道自己的工作職責是什麼,而且面對難關,要有想辦法解決問題的責任感。


 

層級過多 影響主管掌控性

同時,馮亞敏也發現,「授權是建立在組織架構上。」如果沒有組織架構,就不會有授權,而且層級分得太多,反而也會影響授權,不如針對個別的公司需求與營運狀況,設計層級制度,主管才會更具掌控性。

授權要做得好的另一項關鍵是,給員工與組織明確的目標。如同管理大師彼得.杜拉克(Peter F. Drucker)曾經談到,擁有明確的目標,才能讓員工控管好自己的績效,並引發員工想要做到最好的動機,而不是只求及格就好。

因此,馮亞敏每年都會幫不同的部門、主管設定明確的工作目標,以及一整年的工作計畫表,而這項計劃表是跨部門整合的。如此一來,所有人都能明確知道公司未來的走向與規劃,在不同時間點,每一個人該負責哪些工作,才會有章法與輕重緩急。


 

明確規章 選用人才有準則

除了工作計畫表,還要有明確的制度規章。過去馮亞敏幾乎都親自面試員工,直到公司已成長到上百位員工的組織規模,馮亞敏才漸漸授權給主管面試,由主管自己挑選他要用的人才。但主管不能只憑感覺選才,為了公司整體發展,馮亞敏仍訂下了明確的徵才條件,主管才會有所依歸。

譬如馮亞敏以前認為:「喜歡CAMPER,就可以進CAMPER工作。」後來她發現太多人因為懷著對時尚產業的美夢而進來,但其實這是辛苦的銷售工作,導致這些人往往又因為破滅而離開。於是馮亞敏更覺得設立具體的工作條件,才能真正選出適合公司的人才,包括溝通、自我打理能力等。

懂得為他人著想,則是一般主管容易忽略的授權細節,好的主管應該把你的眼睛與耳朵都打開,用心去思考員工的長處,理解員工的難處,這樣才能做出最好的安排與決策。如此一來,授權給員工才能產生1+1>2的效果。

而在為他人著想同時,馮亞敏認為面對錯誤的授權,「主管也要勇於承擔。」這對於激勵員工做事,與增加員工向心力很有幫助。

譬如,每次辦活動的標準工作流程是,活動結束後,主管立刻清點商品,再打包運回公司。但某次活動結束後,運回公司的商品竟然缺了100多件衣服,查問之下,才發現當天負責的主管沒有當場清點,追究細節時,這位主管還是一問三不知,完全不想解決問題。

最後,馮亞敏只好自負虧損,但她也忍痛請那位主管離職。她認為,這是一個嚴重的工作失誤,她授權錯誤,所以她負起金錢損失,但主管也要為自己的行為負起責任。面對錯誤絕不閃躲,部屬才會有遵循的依歸。

學會下放權力,當個授權好上司並不難,只要懂得發掘部屬的長處,理解部屬的難處,並幫組織與部屬設定明確的工作目標,同時面對授權錯誤也不推諉,相信你也能從授權當中,獲得輕鬆管理的好處。


 

馮亞敏小檔案
 

現職:喜事國際時尚集團執行長

學歷:新加坡國立大學EMBA

經歷:中興百貨(前身芝麻百貨)櫥窗設計

代理品牌:以代理CAMPER獲得國際認可,後來陸續代理BALENCIAGA、COMME des GARCONS、MAISON MARTIN MARGIELA等國際知名品牌,並成立多品牌複合式精品店團團精品。


 

有效授權5大步驟
 

1. 事前準備:明確告訴員工,公司/部門的短中長期的規畫與目標,以及主管希望員工做什麼,期待看到什麼成果,這樣員工才有明確的工作方向。
 

2. 明確定義:確定每個人知道自己的工作範圍與職責,但也要鼓勵員工抬頭看看其它人的所做所為,才能符合整體組織的成長需求。
 

3. 確認進度:設立不同階段的查核點,並定期召開會議確認員工進度,若有超前與落後都要了解原因,並適時整合資源,之後可慢慢減少會議,但仍要適時監督員工進度。
 

4. 確實查核:員工未必能夠完全理解主管或公司的經營重點,主管要適時讓部屬知道現在你最在意的工作項目為何,以及員工是否有跟上進度。
 

5. 適時回報:員工定期透過書面報告進度,主管也要給予回饋,明確指出工作品質與需要修正之處。

 

參考資料:《超有效授權術》晨星出版社

 

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