即使是資料信件，例如新聞通知，也按照是否能馬上處理為原則，2~3分鐘能看完的資料就立刻瀏覽，而長篇需要仔細閱讀的內容，就再排定時間完成。
2.如果是2～3分鐘就可以處理完的事情，像是回覆問題、指派工作等，就立刻著手進行，然後刪除信件。
3.如果是內容較複雜而不能馬上處理的信件，像是需要提出企畫案等事項，就擬出計畫排入自己的行事曆，並標上工作截止日期。
4.如果認為信件有保留的必要性，就建立一個「已完成」的資料夾，把處理完的信件移過去，或是利用更簡單的方式，全部直接封存備查。所謂「封存」並非真的刪除，而是由系統移到另一個所有信件資料夾內，如果有需要，還是可以回過頭搜尋被封存的郵件。
5.即使是資料信件，例如新聞通知，也按照是否能馬上處理為原則，2~3分鐘能看完的資料就立刻瀏覽，而長篇需要仔細閱讀的內容，就再排定時間完成。
6.如果信件內容讓人一時無法下決定，還需要再想想，可以設定標示成未讀取，就不會忽略這封信件的存在，留待下一次能再重新思索。
7.某些重要的特定對象或內容信件，記得挑出來勾選為「重要」，每次收信時都優先處理這類信件。
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