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工作時,你可以建立自己的工作秩序

工作時,你可以建立自己的工作秩序

時報出版

職場

2017-01-03 17:57

如果你想增加內在力量,務必避免混亂;具備內在力量的人,一次只做一件事情。

秩序不是自由之敵。——挪威教育家安娜.瑟絲(Anna Sethne)

舉世聞名的日本作家村上春樹寫下一本有關跑步的書,書名是《關於跑步,我說的其實是……》,書中有一段提到:除了很年輕的時候以外,你實在有必要替人生裡的事情設定優先順序,排出時間與精力的分配比例。如果你不在某個年齡之前建立這種系統的話,人生會缺乏焦點,失去平衡。

秩序當然跟壓力有關。設定順序能帶來秩序,是防止壓力的最佳方式。許多人以為秩序會造成無趣,一切井井有條缺乏驚奇,但以我個人的經驗來說,做好時間等規劃有助發揮最大成效,工作時事半功倍,休閒時多采多姿,不必花時間精力亡羊補牢。

貫徹番茄工作法 效率倍增

秩序來自建立待做清單,做好年度計畫與每日計畫,還有一個重點是心態要對。你在工作前可以先列出最重要的待做事項,率先著手處理,藉此避開一個常見通病,那就是一直處理緊急而非重要的事情。此外,做好計畫能帶來掌控感,在順利實行時促進正向心態,還會有更多時間做想做的事情。全盤衡量待做事項與處理時間。當有新事情冒出來,可以寫在待做清單上,不必花太多心力記在腦中。在替明天做計畫時,把清單上的事項加進行事曆,好讓清單恢復空白。

番茄工作法(Pomodoro Technique)有助面對工作或學校上的繁雜事項。這名稱來自義大利人在廚房裡用的番茄計時器(「pomodoro」 是義大利文的「 番茄」﹝tomato﹞),基本上就是把鬧鐘擺到桌上,設定在二十五分鐘後響起。在這二十五分鐘裡,你該只專心做一件事情。你不該起身拿咖啡,不該打開收件匣,不該讓思緒飄走,要是有同事來找你,就說你之後會再主動找他。

相信我:二十五分鐘比你想像得久。只要你能利用這段時間專心工作,處理量會多得驚人。當二十五分鐘結束之後,休息五分鐘,再進行下一輪,等經過三或四趟循環,則可以好好休息久一點。只要貫徹番茄工作法,絕對可以比平時多完成許多工作。

你還要學會拒絕。這對我來說是一大挑戰。我是個愛說「好」的人,怕錯過某些好事,而且會想說「沒關係啦」,所以往往把太多事情攬在身上。可是,總有要拒絕的時候。這不代表不著重解法或拚命工作,而是要真正意識到自己時間有限,畢竟每個人的一天都只有二十四小時。

一次只做一件事,才能把事情做好

如果你想把事情做好,重點是一次只做一件事情。持續分心與中斷十分有害。我想在此介紹兩個觀念給你:單工任務(monotasking)與單工處理(monocapacity)。

人腦不是設計來因應現今日常生活的各種干擾打斷,在打斷後要花很長時間才能恢復專注。艾格妮絲.拉凡(Agnes Ravatn)在精采著作《自律作業》(Operation Selfdiscipline)提出如下建議:做完一項任務,再做下一項任務,絕對不要多工處理。我在此稍微解釋一下多工處理為何行不通:人腦一次只能處理一件事情。注意力如同一束強光,照在你所專注的那件事情上,要移動這束強光很花力氣。由於人腦的工作記憶體非常差,先前在做的事情跟遭受打斷的想法會迅速遺忘,每項任務都形同重新開始。

「多工任務」與「多工處理」長年屬於正面詞彙,但現在風向絕對開始變了,我們發覺人腦不適合這種模式,而是適合單工處理,所以你該訓練當下的專注力,有意識的屏除干擾,提升大腦的單工處理能力。
 
如果你想增加內在力量,務必避免混亂;具備內在力量的人,一次只做一件事情。


(本文選自全書,張若儀整理)

作者:艾瑞克.伯特蘭.拉森 (Erik Bertrand Larssen )

出版:時報出版

書名:我,跟自己拚了!3 當下!

 
 

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