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豐田汽車都在用的「紙一張」整理技術

提到麥肯錫會想到「方格筆記本」,而提到豐田汽車(TOYOTA)就會想到「A3紙一張」筆記術。在豐田汽車,無論你蒐集的內容再多、資料再厚,都必須將重點呈現在一張A3大小的紙張上,所有的新進員工也都必須學習如何將工作日誌、專案報告、會議紀錄等用A3的紙來呈現,也因此成就了豐田汽車「紙一張」的文化。

這個做法的起源來自於以前豐田汽車各廠主要是靠傳真機彼此聯繫,而A3的紙正好就是傳真機的最適尺寸,因此,所有的豐田人都必須學會把資訊去蕪存菁到一張A3的紙上,用最精簡的文字、易懂的圖表,讓看過這份報告的人,都能立即掌握重點。

《在TOYOTA學到的只要紙一張的整理技術》作者淺田卓曾經在豐田汽車服務多年,他說豐田汽車的員工經常手拿著一張文件,無論是每週一次各團隊召開的工作進度會議,或是和主管做簡單的討論;更不管會議形式大或小、時間長或短,人手都是一張A3紙張。

「大半這種解決問題的『紙一張』樣式,依目的不同,內容也有所不同。但無論是哪一種工作的基礎,必定有『紙一張』。」淺田卓說,其主要包括3大特徵:

● 一覽性:一眼即可看到整體

● 架構:有框格

● 主題:每個框格都有主題

A3紙一張 請遵循8步驟

「A3紙思考能讓大腦思路變得條理清晰,只要改變思考順序,就能明白自己該做的事情,並且繳出驚人的成果。」《為什麼豐田人都愛用『A3紙』思考》作者石井住枝說,他在書中提到,用這種思考模式考量問題,問題點會變得明確;並且,豐田員工在進入公司後,因為經常要撰寫A3報告書,自然能夠訓練出用「A3紙」思考就能解決問題的優異能力。

他進一步提出「A3紙」思考須包含以下8個要點:

舉例來說,當主管突然命令「請製作開會通知給我時」,許多人在第一時間可能慌了手腳,因為不知道該用什麼樣的立場來寫?或是如何安排工作的優先順序?以至於亂了陣腳。因此,接下來就用石井住枝所提出的「A3紙」思考模式來作為範例:

 

STEP1主題

首先,拿一張A3大小的紙張,將它橫放,然後在紙張中間,填上「主題」、也就是「目標」的意思,在這裡填上「製作開會通知的資料」。

STEP2設定主題的背景

充分了解主管的想法、以及與會的人員,開會的目的以及工作分配的狀況,最重要的是了解自己所處的立場,這樣在開會通知的溝通上,比較能夠謹守分寸。

STEP3掌握現況

認清「為什麼由你來擔任會議通知及記錄」的工作?主管對於之前的人在做同樣這份工作的時候、有過什麼樣的要求?這場主題的會議開過幾次了?這次又將進行什麼樣的討論?

STEP4設定目標

會議即將在1個半月後召開,為了在會議召開的前1個月發出通知,現在只剩下2週的工作時間;所以首先將這2週該做的事情列表,記錄於進度表中,為了能順利召開會議,開始反推思考,擬定計畫。

STEP5分析原因

要讓所有接到會議通知的人都了解開會的目的,並且願意出席;所以在發出會議通知

前,自己一定要對開會的目的有通盤的了解,才能夠精準的傳達。

STEP6對策與執行

安排好「召開會議的相關工作」與「日常事務」的優先順序,並且擬定進度,確保在會議召開之前,能夠同時處理好兩邊的工作;如果發生緊急狀況耽誤原先排定好的進度,也一定要立刻找出改善的方法。

STEP7執行結果與橫向發展

比較開會前自己所設定的目標以及開會後實際實行的成果,看兩者有沒有需要改進的地方,例如,參與開會人數的人數不到二分之一或是與會人員不了解開會目的等等。

STEP8 反省與未來的課題

針對執行結果提出改善方案,例如:開會人數不如預期,則可以在開會前兩天再用電話做確認,或是再以email寄送書面資料給對方等等,並作為下一次的參考依據。

「遵循這些步驟製作的報告書,不僅可以成為決策時的資料依據,也是解決各種問題的方針,讓你管理企畫時能夠更加得心應手。」石井住枝說,也因為如此,「A3紙思考」現在不只是豐田人的特色,在其他行業也都有愛用人士。

(本文摘自:今周刊特刊《激速圖表工作術》)

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