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缺創意、少邏輯、沒架構 3 種圖表幫你搞定工作瓶頸

林雅惠

管理

張柏崧

2019-01-31 11:58

剛開會講了這麼多,有聽沒有懂,接下來怎麼執行啊?」、「長官丟給我這個專案,要我後天就把重點整理給他,這些資料厚厚一大疊像字典一樣,我怎麼可能做得出來?」、「糟糕,明天就要跟客戶開會了,可是我現在還是抓不到重點,不知道該怎麼上台報告⋯⋯。」

如果你也曾經上演過這樣的「心裡小劇場」,別擔心,只要攤開1張紙,拿出紅、藍、黑三種顏色的筆,就能挽救「不知所云」、「不如歸去」的職場窘態。

 

靠圖像式筆記 後段生變成前段班

 

「圖像式的筆記可以幫助人們深化思考、建立獨立思考的能力。甚至,不論在面試、或是想要在職場當中傳遞想法,或是在對數千人的演講,都是一套真正有效整理想法、收斂出觀點、放大溝通效果並創造影響力的方法。」張柏崧說。

 

今年27歲的張柏崧是「筆記術達人」,擅長用樹狀圖、心智圖等方式來記筆記,記筆記的資歷超過5年,寫了至少20萬字的筆記公開分享,也嘗試了市面上超過30種的筆記術,包括曼陀羅、心智圖、九宮格圖、流程圖、PDCA、樹狀圖等。

 

大學時期的張柏崧,因為善用圖像式筆記,在短短半年內就讓他從班上的「後段生」變成「頂標族」,讓自己從班上最後1名進步到班上前3名,也利用樹狀圖筆記讓自己從工學院畢業後,一舉錄取了錄取率不到3%的台大商科研究所。

 

他摸索了5年的時間,終於收斂出一套最有效的圖解筆記方法;不過,對於初學者而言,他建議從「心智圖」開始練習,開會時則可用「黃金三分格」,最後要整理出總架構時,樹狀圖就可派上用場。

 

圖表1 心智圖 化繁為簡、發想創意

 

張柏崧認為心智圖算是入門的圖像式筆記,一來是因為它不用擔心架構的問題,只要掌握住幾個主題,然後根據各個主題去發想數個子題,讓思考的範圍向四面八方散出去,對於想法的串聯比較容易,也可以邊做邊想關係,適合用來創意發想。


《職場五力成功方程式》作者陳國欽強調,心智圖可以幫助工作者在思考事情時化繁為簡,掌握問題的本質,同時還能層次分明的整理出思考的順序,容易溝通和執行。想要畫好一張心智圖,需要注意以下幾個重點:

 

① 紙張大小至少要有A4以上,一個主題就寫在一張紙上,不要分開來寫。

② 將主題畫或寫在紙張的中間。

③ 依順時鐘方向,將從主題想出來的相關子題,一一寫在外圈,形成一個圓,這樣做的好處在於不會偏離主題。

④ 只寫關鍵字,應以一個名詞或動詞為主,並愈來愈具體,而不要交代細節。

⑤ 每個子題都可以再向外以放射狀延伸其他子題,繼續寫下第二層、第三層的關鍵字,讓思考架構更有邏輯。

⑥ 在需要強調的關鍵字旁,可加上特殊的圖畫或記號,作為加強重點的記號。

⑦ 最後,再將互有關聯的子題用箭頭連接起來,讓子題與子題之間發揮連結,也能夠用更客觀的角度來看主題,加深加廣對於主題的思考。

 

圖表2 黃金三分格 幫助思考、建立邏輯

 

《為什麼聰明人都用方格筆記本》作者高橋政史強調,東大生、美國名校大學生、麥肯錫等外商顧問公司的顧問都在使用方格筆記本,那是因為方格筆記本的直橫線可以作為輔助線,方便繪製圖表,做出來的筆記有視覺效果,看一眼馬上就可以理解。視覺上「易於閱讀」的筆記,應用於商場上也有很大的助益。

在做筆記之前,先在紙張的上方寫下筆記的標題,接著將標題下方的空白處劃分為三大格,從左至右分別以「事實→解釋→行動」順序書寫筆記。

 

要注意的是,「標題」要簡潔有力、直接點出結論;「事實」則是迅速記下現場所聽到的重點或數據;「解釋」則是拿來解釋跟整理重點,若有疑問也可在此註記;「行動」則是自行消化過後得出來的解決方案以及可行動的目標。

 

張柏崧強調「切記不要用抄的」,最重要的是,在做筆記的時候要先看一眼以後記在腦內,再用自己可以理解的文字寫在筆記中。「剛開始可能會有點辛苦,因為看完就忘記了,但是運用這個方式,長期來說會讓你在瞬間內化知識的能力進步,也有辦法在很短的時間內用自己的方式輸出知識,簡單來說,就是你大腦的神經元運作的速度提升了。」他說。

 

此外,不要有聞必錄、有字就抄,多運用圖像的方式來幫助思考,例如用箭頭將不同子區塊連接起來,建立清楚的邏輯關係。因為根據研究,人腦更習慣用圖像來吸收並且記憶知識。

 

圖表3 樹狀圖 建構系統、見樹又見林

 

「這裡是整個學習最關鍵的一個步驟,你必須要完成了這一步,才能把它在你學習旅途中收納的眾多知識,變成一棵知識的大樹種在你的腦中,方便你隨時取用。」張柏崧說。

很多人常常讀了一堆書,要用時卻半點也想不起來;又或是考試範圍小的時候都考得很好,但一旦範圍擴大時,就會抓不到重點、失分;會發生以上的狀況,往往就是少做了樹狀圖。

 

「畫樹狀圖之前,觀念一定要釐清、架構一定要清楚,因為樹狀圖是去蕪存菁、橫向連結,將所有相關聯的資訊都搭好橋梁,方便你隨時運用。」張柏崧說。

 

張柏崧認為,一個能夠幫助思考的樹狀圖必須掌握以下3個原則:

原則一個主題用一張紙

版面要夠大,紙張要可以全覽整棵樹狀圖,這樣思考才能連續不中斷,且能夠看清楚各子題之間的連結。

原則2 架構獨立不遺漏

樹狀圖顧名思義,其主幹就是主題,枝幹則是子題,樹狀圖的分支可大可小,重點在於每個子題之間是獨立且不重複的,然後每一層的子題都要把握「言簡意賅」的原則,運用自己看得懂的「關鍵字」,讓每個子題都清楚易懂。

 

只寫主題還有關鍵字,而不要鉅細靡遺的交代,過多的細節會讓版面非常雜亂,以至於找不到真正的重點且妨礙思考。讓樹狀圖有清楚的架構,才能夠一目了然。

 

原則3 不同顏色標示

最後,如果想要讓樹狀圖更加一目了然的話,可以用3支不同顏色的筆來標示,例如:黑筆寫出主架構、藍筆寫案例、紅筆則拿來畫圖或標示重點。

 

藉由圖像式的筆記,不但可以幫助釐清觀點、整理思緒、擬定目標,更重要的是,它就像是地圖一樣,讓你在短時間之內掌握方向,透過不斷的摸索與練習,讓圖像式筆記成為你人生中的利器。

 

(本文摘自今周刊特刊<輕筆記的威力>)

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