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展現專業的第一步,從5個英文電子郵件的寫作技巧開始!

展現專業的第一步,從5個英文電子郵件的寫作技巧開始!

2018-05-15 11:40

對我們多數人來說,電子郵件是工作上最常使用的溝通方式。因為國際商務世界的語言都是以英文為主,因此撰寫英文電子郵件就成為一項必要的技能。雖然電子郵電不比傳統信件正式,但還是可以表現出你的專業能力。寫出正確而清楚的英文電子郵件將可使你的老闆、同事和全世界的客戶對你留下深刻印象。

使用專業的問候語

 

你和收信人熟識的程度將會決定你問候的方式。例如:你可以稱呼收信人的姓氏來開始比較正式的郵件(ex. “Dear Ms Price,” )。但是如果對方是你非常熟識的人,你只需要說“Hi Kelly,” 即可。無論你用哪種方式,都必須要確認收件人姓名是正確的。

 

有時候你也可能不知道如何稱呼收件人,這常會發生在寫求職信的時候。在這種狀況下,最好是先查出對方人事主管或其他可能收件人的姓名。求職網站可能是一個不錯的資源。

 

如果你沒辦法百分百確定收件人的姓名,你還是可以稱呼對方的職銜,例如: “Dear Hiring Manager”,或是對方的公司名稱(ex. “Dear Amazon Innovation Team”) 。這些寫法都比你不具名的寫 “Dear Sir/Madam,” 或 “To Whom it May Concern” 來得更有禮貌而且適當。
 

如果你要回覆一封電子郵件,適度的加上感謝語是很好的做法,例如:“Thank you for getting in touch”。如果對方已經回覆你,你就務必要再回覆 “Thank you for your prompt reply” 或 “Thanks for getting back to me”。 對收件人的感謝語可以使整封電子郵件顯得更親切而專業。

 

表明你的目的

 

你必須在電子郵件中清楚表達你的目的。請記得,一般人常常是在會議中或手機上閱讀電子郵件,所以你的句子務必要簡潔清楚,而且容易理解。“I am writing to enquire about …” 或 “I am writing in reference to…”,這兩句是可以使用的一些說法。

 

如果你需要對方回覆你的郵件內容,那就要把目的表達得更清楚。“Could you please look into this…”、“…at your earliest convenience”、“many thanks in advance for your help” 這幾句都是禮貌地提出商務請求時很實用的一些說法。
 

使用正確商務英文字彙

 

不同產業會有不同或特定的使用字彙,你要寄給科技產業的電子郵件用語就可能和寄給醫療產業的截然不同。為了要確保你了解所屬產業的用語,事先做一些研究並使用適當的英文字彙是很重要的。

 

如果想要快速了解你所屬產業的專業英文字彙,你可以在EF English Live線上英語課程選讀產業英文。我們提供特定產業的英文課程,能夠協助你提升這方面的實力!

 

產業英文內容包括:

 

- 汽車業

- 金融業

- 科學產業

- 旅遊產業

- 法律產業

- 醫療業

- 科技與電信產業

 

在這些線上課程中所學到的字彙,將能幫助你寫出專業的英文電子郵件。你可以在這裡了解更多關於產業英文的課程訊息。

 

郵件內容力求簡潔扼要

 

電子郵件常常是在行動中被迅速閱讀的。所以務必要使你的郵件內容簡單明瞭、句子語意清晰並且主旨明確。一封簡短的郵件也比較容易避免錯誤,尤其是對非母語人士而言。

 

然而,簡潔的訊息並不表示突兀或無禮。請記得,要以有禮貌的結束用語來保持正面而專業的語氣。以下這幾句都是很好的參考說法:“Thank you for your help”、“Thank you for your consideration”、“If you have any questions, please don’t hesitate to ask”、“I look forward to hearing from you”。
 

使用合適的結束敬語

 

如同一封傳統的信件,一封專業的電子郵件也必須要用得體適當的敬語來做結束。 “Kind regards”、“Sincerely”、“Many thanks” 都是常見的專業敬語說法,在敬語之後再加上你的姓名和職稱。

 

 

本文經EF English Live線上英文授權刊登,原文發表於此

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