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萬用金句直接秀 英文簡報技巧再升級

萬用金句直接秀 英文簡報技巧再升級

文/樂墨

教育

2013-12-28 10:01

當世界變平了,不論開拓國際貿易的商機或 跨國企業內部的會議,大都以英語做為溝通橋樑,如何精進英文簡報的能力,將是提升 自己在職場能見度與發展潛力的重要關鍵。 英文企管名師郭易認為,簡報成功的關鍵不僅止於投影片炫目與否,或主講者的服裝、手勢 是否得宜,而是從一般所謂的簡報5P:事前計劃 (Plan)、準備( Prepare)、練習( Practice)、表 演(Perform)到事後檢討(Playback)的完整流 程中,確實執行每一步驟。

事前多準備 應變才不驚 
在事前計劃階段,簡報者一定要先了解Who、 Why、What、When、Where及How的5W1H,也就 是了解聽眾背景、簡報目的、需求內容、適合時間、場地勘察及工作安排,並做好成本評估。此外,充份地練習也是簡報成功的致勝要素,最好能在會場實地彩排並錄影,觀察缺失並改進缺點。如果場地與器材問題難以克服,起碼也要對著鏡子練習並錄音,才能達到練習的效果。


架構完整 重於花俏設計
很多人喜歡把簡報做得很炫,又是彩色又是動畫,弄得投影片比主講者還吸睛。郭易表示,投影片簡潔精準即可,毋需太複雜,像蘋果創辦人賈伯斯以往主持新品上市發表會時,投影片向來簡單到不行,但憑藉個人演說魅力,依然把發表會弄得有聲有色。

不過,投影片具有幫助聽眾掌握重點,以及提醒主講者的功用,特別是英文簡報很重視架構的完整性,因此郭易建議投影片製作時可以掌 握下列7大法則。



好的破冰是成功的第一步 
場地準備好了、投影片準備好了,接下來就是 簡報說明過程,涵蓋了Introduction開場介紹(佔 10%)、Body主要內容(佔 80%)、 Conclusion結 論與Q&A(合佔10%)3大部份。

1、Introduction:包括自我介紹、破冰開頭 (Ice breaker)、大綱介紹( Outline)及好康分享 (Attactions),其中破冰開頭對英文簡報或演 講很重要,往往影響聽眾後續聽講氣氛。 郭易建議破冰設計的3大重點為,令人好奇、 感到震憾及與主題相關,具體方式不拘,可以說個故事、拿出實證數據、提出切身問題、開個玩 笑、名言諺語,或是在youtube上找到相關影片, 只要能讓聽眾產生興趣就成功了。

2、Body:說明過程中眼睛不要一直盯某特定 人,視線最好是左中右三點輪流,語高偏慢、音量稍大要有抑揚頓挫,有時適時停頓讓聽眾知道將有重點出現。手勢要有力、有禮及有誠意, 例如拍著胸口說「Yes, we can!」這是美國總統歐巴馬4年前競選時的經典動作;豎起大拇指說 「You are the best!」也是很安全的手勢。 但像是手掌對人叫人閉嘴,或是用食、中指和大拇指比出槍擊姿勢等,歐美人士最討厭的手勢動作,就要盡量避免。 

3、Conclusion及Q&A:一般結論主要是當天重 點的總結,但有時也可安排驚喜,像賈伯斯在介 紹完iPhone的尾聲,突然拿出一個牛皮紙袋,結 果是全世界最薄的MAC筆電,出人意料之舉現場 歡聲雷動,也成為隔天報紙的頭條,等於賺了數以億計的免費廣告。

Q&A是與客戶直接互動的最好時間,但也是許 多人簡報最擔心的時刻,深怕遇到難纏問題當場出糗。 郭易建議Q&A時一定要保持禮貌回應,千萬不 要被激怒,如果遇到較難回答的題目,可以先讚美提問者,再邊重述問題以確定問題內容。最後,簡報技巧是需要不停精進,自我檢討力求改善,這才是持續進步的保證。




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