許多現代人覺得自己健忘，這時候應該改善用腦的方式。例如忙到腦中一團混亂的時候，不妨先收拾書桌，營造出容易集中精神的環境，就能提高工作效率。
其實，這並不是真的因為記憶力不好，而是他們在整理時，並不是有意識地進行。「這些資料經常要使用，所以放在好拿的地方」、「這方面的文件很重要，先分類後再收在這裡」、「這些文件不會再用到，可以處理掉了」。若是日常生活中經常用這樣的方式整理，一問哪裡有什麼時，理當可以馬上回答；如果只是漫不經心地隨手一放，後來當然怎麼想都想不出來。
這種人在工作時會陷入混亂，也是理所當然的了。
當我們被交付重大的任務時，整理思考這件事，就變得不可或缺。人類的腦部有其極限，被要求要記下一百個問題，絕對無法全部記起來。
但，如把一百個問題分成五類：Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ，就能概略地記住。接下來再把Ａ大類中的a小類問題，分成a1、a2、a3、a4等要素，如此系統化分類下去，便可以把一百個問題都想起來了；這就是「思考的檔案化」。
訂出工作優先順序
在檔案化這個動作之後，便是要訂定出工作的優先順序。如果我們能夠完美地把一百個問題全部解決，當然是再好不過，但是時間有限，一定有些問題是怎麼也無法解決的，這也是無可奈何的事。
所以，重點是盡可能留下小問題以後再說，先解決重要問題。為此就必須懂得判斷工作的重要性，並思考解決方案的優先順序。
一個人是否具有活用檔案化的能力，清楚反映在他能否整理日常生活的周遭事物上。如果能將一百個問題，依數個等級檔案化，Ａ大類與Ｂ大類的相關資料，就理當會整理在不同的地方。或者，關於a小類的問題收放在這個檔案裡，但其中a1是最優先的課題，相關資料一定會放在最顯眼的地方。桌面上的整理，自然也應該按照這套整理術收拾好。
又例如，如果本周必須解決問題b1的問題，就應該只把相關的資料收在公事包裡，那麼會放在公事包裡的文件，應該是有限的。然而，很多人都做不到這點，自然也就不知道什麼東西放在哪裡了。
在思考的基礎階段，不開始做檔案化，就難以進行更高層級的整理。如果有人因為小看這原則而引發混亂，我通常會建議他們：「越忙時，請越優先整理日常身邊的東西。」
混亂就是來自沒有好好地整理思緒，所以當被交付了抽象的指示，就搞不清楚到底該怎麼做。但如果我們能經常努力，好好整理身邊的東西，思考也會因此被強制進行整理。
像主管般地管理工作
我會告訴這類型患者：「請把書桌或公事包，依機能性做整理，就想像是擁有一位好主管一樣。當工作很多時，主管會告訴你『今天請集中精力做這件工作』、『現在只要想這件事就好了』，然後把彙整好的資料交給你，好讓你能安心致力於這項工作，不是嗎？那請將這份主管的工作，視為自己的習慣。營造出讓自己容易集中精神在每項工作的環境。光是養成這個好習慣，就能避免不少工作上的混亂。」
更具體的提議是，從準備檔案夾或收納箱，從文件分類開始做起。但這時請注意，不是用「自己懂就好了」的感覺來整理、歸檔、貼註標籤，而要用某種程度上別人也能一目了然的方式。如果連整理也是馬馬虎虎，最終也不會有什麼效果。
事物的整理與思考的整理是相通的，越忙時，越要先整理收納。確實地分類，可以幫助我們在實體文件歸檔的同時，也進行了腦中思考的歸檔。
做完這個動作之後，接下來要做的便是訂出優先順序，將書桌依其機能做整理。如此一來，自然能夠平息混亂的思考。
（本文摘自第六章）
