時間管理的技巧

7年級創業家-林修禾

2013-11-05 13:33

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時時檢討自我管理的不足，這四個步驟還差了幾個？

有鑑於近來的公務繁忙，對於時間管理此區塊的謹慎，更是深感必要。剛出社會的年青人都明白，工作向來是無可預期的，突發性的狀況常會比定期交接的任務來得繁雜、瑣碎，加上一個個必須如期的參與，往往在期許自己能力更上一層樓的同時，反倒是更希望自己擁有無窮無盡的好體力，以從容處理公務。在連日工作堆積如山的壓力下，筆者盡心盡力完善所有事項後，開始逐一檢討自己是否哪些部分沒有安排妥當，以至於必須動用到彌足珍貴的私人時間，大幅刪減睡眠，才能指派各項工作的情況顯然是透支體力的。

其實管理時間有些技巧的，以下有四個步驟。

首先在於──辨認什麼是重要的事件。今天這件事是緊急、重要、還是緊急且重要？把時間點明確的標示出來，各個重要的細節貼上便條貼、立刻隨手記入手機裡的待辦事項、別忘了設定提醒自己的鬧鐘，三個步驟的細節千萬不得疏忽大意，否則一但忙起要事忘了該辦的細節處，那可是得不償失了。在外工作就是該處處留心，如果碰到前輩的大日子無法親自到場給予祝賀，那再怎麼的也該抽出時間，捎聲遠方的問候。

其次則是列出可如何解決的方案。把每件事情都當成應該達到的目標，如何又快又有效率的達成目標，則是這個階段最應該處理的事。達成目標的方法千千萬萬種，找對人辦對事，有些工作能不能妥善的交付給合適的人選？需要每件事都親自操刀嗎？公事上的電話是否應該本人或是可由行政祕書代理？把每個目標都按照步驟一個個訂定好，按表操課可以省下不少的時間成本。

第三，分析各方案的優缺點並擇一執行。許多人，包括我，在處理一件緊急的事情總是想著：「誰能在什麼時間立刻交呈上來？」當時間已經緊迫或者已經延遲了，腦海中只會浮現這一句話。雖然這是可以立刻的解決問題，但是並不屬一個恆長永久、兩全其美的方法。最好的方法是客觀的評估優點與缺點，實際照著流程嘗試過一遍，確定不容易出現差錯時，找出合適的人選培訓，讓員工訓練員工，自動化既有流程。

第四，事後必須定期檢討方案、並隨時微調。正是因為公務繁忙，才應該把所需要花費的時間一次性的交代完成，把訓練的過程文件化，放上雲端隨時供員工存取、修改，不必造成一來一往的耗費時間、人力成本，以期達到理想目標，進而把人事時地物納入考量。一但發現問題立刻撰寫成文稿，任何情況都能留存資料，即使是短訊息式的便條貼，如能拍照留存紀錄日期，一但有需要時，小幫手都會發揮意想不到的妙用。

這是近來的生活中的體悟，今天就分享到這，我們下周見！

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