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找工作 先看懂英文錄取通知書

找工作 先看懂英文錄取通知書

2012-12-26 16:51

文/周強

在多益測驗﹝www.toeic.com.tw﹞的閱讀中,入題內容來自於人力資源(尤其與求職有關)的文章,佔了很大的比例,比方說徵人廣告、求職信、面試前後的書信往來、錄取通知書等。準備參加多益測驗的同學,應該要對這方面的職場議題多加熟悉。

在一些制度完善、作業流程上軌道的公司裡,人事聘僱的程序是很嚴謹周到的。求職者經過公司人事室初步篩選後,得以到公司進行面試。有時候對一些較為重要的職務而言,會由較高階的主管進行笫二次,乃至第三次的面試。一旦在公司的相關部門做成了聘用決定之後,一個制度完善的公司,會由其人事室發給錄取的求職者一封正式的「錄取通知書」。

這種「錄取通知書」的內容不外乎有3大主題:

(1)通知或確認求職者得到這份工作(job offer)與工作生效日。
(2)工作內容與職掌。
(3)公司提供的福利。
(4)期待這位求職者加入。

以下這封信是某公司在做成了聘用決定之後, 由該公司的人事室經理(Personnel Manager)發出的錄取通知信。在英文裡,「人」是“person”,「人事」則是“personnel”,重音在後,讀作[ ͵pɝsnˋɛl ] 。「人事部門」除了稱為“personnel department”之外,也可稱為“Human Resource department”,也就是時下所謂的「人力資源部」。

這位經理在信中的第一句話,就是我們前述「錄取通知信」的4大重點之一:通知或確認。

→ I am happy to confirm your employment as a full-time Network Systems Specialist with International Investment, Inc., effective Monday, October 17.

錄取的確認通知雖然可以用電話上口頭告知,但是制度完善的公司會以書信的方式通知,以示慎重。這位人事經理說:「很高興確認通知你自10月17日星期一開始,International Investment公司聘請你為全職的網絡系統專門人員。」求職者收到信後,便知道自己錄取該份工作,而且10月17日就要開始上班了!

這位人事經理用了“confirm”(確認)這個字。職場上常常需要做「確認」的動作,比方說確認對方收到傳真或付款、確認報價可以接受,或是確認會議時間地點等。諸般種種的職場「確認」,以“confirm”最好用也最常用。

例句:
Please confirm that you have received the payment we sent you last week.
(請確認你收到了我們上週寄去的付款。)


句中「自某月某日開始生效」用“effective”。“effective”常用於「有效的」,比方說「這個止痛藥很有效」→“This painkiller is effective.”。法律上「生效的」也用此字。

信中接著下一句,就是前述這類錄取通知書的第二個重點:工作內容與職掌。

→ In this position, you will be reporting to Steve Warrick, the head of our technology, and your responsibility will include maintenance of and upgrades to the company's computer network.

人事經理不但概略列出新職位的工作內容,還告知新人這個職位的主管是誰。可見這應該是一個分工很細的大公司。這位人事經理說:「這份工作的主管是Steve Warrick,他是技術部門的負責人。你的工作職責包括維修與升級公司的電腦網路。」

句中的“maintain”(維修、維持)與“upgrade”(升級),都是職場常用的好字,多益測驗﹝www.toeic.com.tw﹞裡也經常出現,尤其“maintain”裡的字根“main”,在英文裡是「手」的意思,古代維修要用「手」;字根的main/manu/man 都是「手」,所以「手冊」就是“manual”。此外,句中的“the head of our technology”前面省略了一個關係代名詞“who”,這個who指的就是新人的主管Steve Warrick。如果把句子還原,同學就可以較為理解:

… you will be reporting to Steve Warrick, who is the head of our technology, and …

這份通知書的第二段,是前述「錄取通知信」的4大重點之3:公司提供的福利。

依據新人的工作表現與年資,可以得到加薪:
→ As an employee, you will be eligible for salary increases based upon your performance and length of service.

新人還有不扣薪的病假、支薪的年假,以及可參加公司的退休計畫。
→ You are eligible for paid sick leave, paid vacation, and participation in the company retirement plan.

這兩句都用了一個職埸重要字:“eligible”。拆解這個字:→“e-”+ “ lig”+“ ible”。字首的“e-”就是“ex-”,是out(出去)的意思,比方說「出口」是“export”。中間的字根“lig”在英文裡是「選擇」的意思,lig/leg/lect都是這個意思。字尾的“-ible”表示「可以⋯的」,組合起來就是「可以被選擇出來的」,所以就是它的字彙義:「合格的、合適的」。

例句:
David is eligible for that position.
(David有資格擔任那個職位。)


這真是一家令人嚮往的公司啊!因為人事經理說:「你如果對公司福利的細節有問題,可在新進人員訓練時,詢問人力資源部的人員。」我說這是一家制度很上軌道的公司,所言不假吧?因為它還有新進人員訓練!「新進人員訓練」是“orientation”,這是多益測驗的高頻字,在一般公司它是指「新進人員訓練」,在學校它是指「新生訓練」。一個一定要學起來的字!

一家公司透過面試,花了一番功夫,在茫茫人海中找到適才適所的人,當然很高興。但如今的就業市場既是公司找人,也是人找公司;搶手的人才也可能手上有好幾個職缺供他選擇。因此,這位人事經理在信尾很客氣地表示「期待在本公司與你共事,並且歡迎你加入我們的團隊。」

→ We look forward to working with you here at International Investment, Inc., and we are pleased to welcome you to our team.

“look forward to”是一個職場書信往來中,極常用的片語。當你表示期望某某事時,都可以用這個片語,比方說期望收到對方的回覆、期望對方的來訪、或是期望儘快收到對方的付款等等。很重要的是,這個片語後面若是接動詞時,動詞要加ing而成為動名詞,常考!!

這篇取自多益測驗出題方向指標《多益測驗官方版全真試題指南II 》﹝http://www.englishok.com.tw/public/product.php?pid=P103250001﹞的「錄取通知書」, 短短約六個英文句子,可以稱得上是這類職場書信的「範本」。同學可以從中學到很多相當不錯的職場求職、人力資源與公司福利的英文遣詞用字。附帶一提,要想取得多益測驗高分的同學,需注意時間上的分配,這樣的速度才來得及做後面的題目。

祝求職順利、多益測驗高分!!

【更多英文資訊請至多益情報誌  www.toeicok.com.tw


本官網專欄內容及言論觀點僅為作者個人立場,不代表今周刊立場


 

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