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用簡報展現你的競爭力!解讀《麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧》

用簡報展現你的競爭力!解讀《麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧》

胤嚮筆記

行銷

2017-07-18 09:37

最近回台大旁聽一門課程,發覺老師在上課時使用的簡報非常精練,後來得知原來授課老師曾任職國外各大頂尖顧問公司,實務經驗極為豐富,因此所呈現出來的簡報與眾不同,讓我想到了《麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧》這本書。

我大學時期就極為崇拜大前研一先生,有幸身邊有一些曾任職於此的朋友,因此可以間接領教麥肯錫如何迅速教育人才,在此過程中也發現都是以「解決問題」為本質,而「設定問題」也是麥肯錫的超級強項。

在麥肯錫,簡報不只是報告,而是一種說服!簡報就是把禮物送給聽眾!在問答過程中,如果能抓出彼此心中想說卻沒有說出來的話,就是簡報能夠通過的關鍵!坊間並無麥肯錫課程,透過整理麥肯錫簡報重點,讓我們一窺頂尖企業的簡報思維。

 

1.   你希望對方怎麼做?

▲  最終目的:促使對方行動(從原本的狀態A改變成狀態B)

▲  確實瞭解,期望對方聽過簡報後產生什麼變化、採取什麼行動


 

 

2.  你能為對方解決什麼問題?

簡報的基本態度是深入瞭解對方的需求,為他解答切身相關的問題。簡單來說,就是要站在為對方解決問題的角度上,告訴他此提案對解決問題有多少幫助,可以獲得的好處有哪些。

可以從深入分析對方的現況,發現困擾他的問題,然後把希望對方採取的行動規劃成最好的解決方案(因為若只是單方面要求對方改變是沒有用的)。簡單來說,就是從雙贏立場來解決對方的問題

因此,你對眼前困擾的判斷是否符合對方的認知,就顯得非常重要。若簡報發表者對於問題類型的認知跟聽眾完全不同,將大大降低內容的說服力!

那麼,如何運用簡報說服對方「你可以解決他們的問題」呢?不坊在簡報架構中運用「TH法」:

 

TH法(高杉尚孝法)

有效率地發現問題及設定課題的法則。TH法把所有問題都歸納為以下三個種類:

1.) 恢復原狀型

定義:如何從問題所造成的傷害中,恢復到原本的狀態。大多數問題都是在於此。

簡報架構:

a. 掌握現況:掌握到底發生什麼問題。

b. 緊急處置:視情況所需,將危害控制在最小限度。

c. 分析原因:查明原因所在。

d. 原因處理:思考該如何修復。

e. 防止復發:研究對策,避免再度損壞。

 

秘訣:

a. 從已經不好的狀態恢復原狀,也就是從修復損壞的狀況開始描述。

b. 分析原因和原因處理都是描述恢復原狀型問題的要素。

c. 火災時先救火,而非追究為何發生!分析原因是做完緊急處置之後的重要步驟。緊急處置和防止復發的對策,可視需求納入問題描述裡。

 

2.) 防杜潛在型

定義:雖然問題目前並未發生,但必須事先排除將來可能出現的根源

簡報架構:

a. 設定問題:設定一個一旦發生會造成困擾的問題。

b. 查明誘因:查明造成此問題的誘因。

c. 預防對策:思考預防問題發生的對策。

d. 發生時因應對策:思考問題發生時的對策。

 

秘訣:

a. 避免日後可預期發生的問題成真。

b. 預防對策和查明誘因,是防杜潛在型問題描述的重要課題。

c. 事先擬定好因應對策。

 

3.) 追求理想型

定義:維持現況固然很好,但可以追求更高的成效。

簡報架構:

a. 資產盤點:分析問題點的優缺點。

b. 選定理想:選定追求的理想=目標。

c. 行動計畫:思考可達成理想的對策。

 

秘訣:

a. 從彌補現狀和理想間的差距開始。

b. 客觀面對分析對象,擬定合乎現實狀況的理想:要設定一個適當目標,必須先對本身的實力有所認識,再設定可以接受的理想。

c.  若缺少詳細的行動計畫,理想終究只是畫在紙上的大餅。因此要有詳細的行動計畫要素:

 

     ●  設定期限

     ● 擬定實現此目標所不可或區的要件

     ● 學習技能或知識

     ● 制定計劃表

 

其實綜合來看,麥肯錫簡報事先把結論直接點破,勾起聽眾好奇心,讓聽眾心中產生疑問:「為什麼會做出這樣的結論?」之後再根據提出的假說與佐證資料來驗證,如果把上面三個問題類型統合在一起,可以做以下結構的思考:

●  要有簡報希望達到的目標(Ex. 希望總經理答應員工旅遊的地點是日本)

●  達到目標時對方在意的點(Ex. 價錢要好、員工彼此有共識)

●  簡報要傳達的內容(Ex. 日本景點、目前選項、旅行社評比、建議)

●  簡報架構範例

     簡報目的(決定員工旅遊國家)

     結論摘要(日本行最好,原因有哪些)

     員工旅遊的需求

     目前員工嚮往的幾個國家

     評比(國家,旅行社)

     結論(所以員工旅遊日本行最適合,因此我們建議日本)

     後續行動(如果總經理同意,我們下週將著手安排與旅行社簽約,並請採購部門同仁協助議價,兩週後再跟總經理做報告。)

 

3.  如何增加說服力?

說服力,是聽者對我們闡述的理論,產生同感和共鳴的程度,簡單來說,就是聽者對簡報的接受度(需考慮聽眾的知識/立場/經驗)。在簡報者缺乏強制力的情況下,說服力就是激發聽眾採取行動的原動力。

一份有說服力的簡報,能幫對方解決問題,在具階段性/有條理的解說下,聽者會自然而然地轉變觀念,最後接受新的論點。但現實上,世界上沒有對所有人都有說服力的簡報論點,因此聚焦和佐證是重要的。

簡報的基本原則是先闡述結論(也就是最想傳達的事情),然後再說明理由,以佐證結論,並把內容被誤解的可能性降至最低。

 

基本結構:

a. 把你要傳達的訊息放在最上面一行,當作標題。

b. 設定內文頁的主題。

c. 頁面設計的基本原則:金字塔結構,內容不超過7頁。金字塔結構是什麼?由麥肯錫第一批女性顧問的Barbara Minto所發明,在這個金字塔結構內的各個觀點是以為數有限的邏輯方法(往上、往下、橫向)建立關連性,使我們得以界定與它們有關的普遍性原則。因此,文章寫清楚的關鍵在於將你的思維建構成金字塔,並在你開始寫作之前先核對這些原則。(資料參考:《金字塔原理:思考、寫作、解決問題的邏輯方法》)



 

 

 

沒有訊息的頁面不能存在,因為沒有價值!

標題:標題訊息下面需要一個主題,來表達該頁要闡述的事情。因為是主題,所以不必用完整句子來表現,應將語句控制在10個字內為限,要把每張頁面都視為獨立容器,同一主題不能橫跨數張頁面,所有的頁面都要有不同的主題。

佐證訊息最多不超過5個,佐證訊息過多,會使版面顯得擁擠,降低對聽眾的衝擊,難以留下深刻的印象。若只是把佐證訊息羅列出來,不僅不易連貫前後文,內容也難以正確傳達出去,但如果可以在句子開頭使用適當的連接詞,使前後文串連起來,便能提高聽眾理解度及滿意度。


 

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