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熬夜作簡報 上台卻變三腳貓—謝文憲教你職場大躍進的秘密武器

唐祖湘

行銷

吳東岳 攝影

2015-08-13 09:40

上台簡報是現代職場人士都必須面臨的工作,許多人都曾有過熬夜寫了講稿,準備了充實的投影片,但上台沒幾分鐘,就發現底下的聽眾開始打呵欠、玩手機,就算內容再怎麼紮實、產品再怎麼好,若缺乏正確的簡報技巧,還是引不起別人的注意,無法傳達想要的訊息,白白錯失難得的機會。

「簡報力雖然某些部分來自天賦,但透過不斷訓練,後天也可以養成。」每年有上百場演講與課程,在台上口若懸河,舉手投足都引人注目的職場訓練大師謝文憲表示,自己也不是天生就有簡報力,但在學生時期發現自己有這方面的潛質,像是同學報告前準備個老半天,上台後仍說得結結巴巴,害怕得要命;但輪到他上台講話時,不但不緊張,一開口就能侃侃而談,而且表情超自然。

 

進入職場後,他接連從事房仲業、銀行及高科技業務主管的工作,不斷有機會跟客戶提案及簡報,持續磨練自己的表達能力,簡報能力更加精熟 ;後來更自立門戶當起企業講師,將平生絕學傳授給更多職場人士。

 

自信語氣+適度走位

20分鐘簡報,拿下整年合約

 

謝文憲回憶,印象最深刻的一次簡報,是剛出來創業不久,某家企業管理顧問公司找上門來討論合作開課事宜,邀請他做一場簡報。

 

當時台下從總經理到一級主管,一字排開約有20多人,會議室裡一片靜默,眾人目不轉睛地看著他。謝文憲神情自若、不慌不忙地一邊講解,一邊用一張張投影片,出示自己過去3年擔任業餘講師時的教學成果,例如授課時數、開課類型、學生人數、產業性質等數據分析,分別用圓餅圖、曲線圖、折線圖等統計圖表呈現;並將每一年度成績以逐段呈現方式秀出來,一一清楚呈現各資料的相對性,以及開課的成長趨勢,果然立即吸引台下觀眾的目光。

 

報告時,謝文憲不是在台上盯著講稿或電腦,而是直接離開講台,更接近聽眾一點,並多次和觀眾眼神交會,傳遞給人真摯、有自信的印象。由於當天簡報的會議室不大,他沒有採取大幅度的移動,或者用一些花俏與誇張的肢體語言,而是適度地從左到右走位,搭配精心設計的手勢,增強簡報的說服力和感染力。

 

「才報告20分鐘,總經理就叫了暫停,把我叫進辦公室,表明希望明年一整年把我『全包』下來,接著跟我談時數與價碼」。就這樣,靠著一場簡報,謝文憲簽下生平第一張職業講師的經紀約,為自己的職涯開闢一條新路。

 

謝文憲分析,那場簡報從頭到尾的核心價值,就是端出了對方要的「牛肉」,也就是看到他未來當專任講師的潛力;因為從分段呈現的統計圖表就能看出,還在當業餘講師的他,就能面對很多學生,教許多不同類型的課程,轉任職業講師之後,成績必然更加亮眼。而簡報時他從容不迫的表現,堅定誠懇的談話語氣,更獲總經理讚賞,當下立即表明合作意願。

 

口語表達

三點全露法,建立簡報架構

 

雖然是簡報常勝軍,但謝文憲頗有所感地指出,「簡報,其實是職場中不公平的競賽。」例如A與B兩位業務員,前者平時努力認真,但簡報內容辭不達意,造成高層對其印象打折扣;B的工作績效普通,卻因口條清晰、簡報能力出色,大大提升了主管心中對他的評價。雖然有些現實,卻也說明簡報力在現代職場不可或缺的重要性。

 

那麼,究竟怎樣才能做出具有魅力、讓人印象深刻的簡報呢?謝文憲認為,簡報可分成3個部分:口語表達、投影片製作與現場呈現。而口語表達的準備得先從簡報的架構做起,如果能先將主體架構建立好,那麼就成功了一半。他自創一套三段論的簡報架構,該架構可分成「切點、爆點、放點」,統稱為「三點全露法」。

 

切點:就是要一開始就要用有特色的破題,吸引聽眾注意。可向台下觀眾拋出問題的「問答法」;或用投影片秀某項統計數據,讓聽眾參與今日簡報主題關聯性的「數字法」;以及效法蘋果創辦人賈伯斯,直接亮出某產品的「實體法」,皆可讓聽眾產生好奇心,接下來要傳達的訊息才較能被接受。

 

爆點:簡報中要安排一些笑話、故事或親身經歷,在當中埋下伏筆,也就是俗稱的「梗」,可搭配投影片的特效動畫或影音,以引人入勝的方式引導聽眾進入情境。謝文憲形容,就像是往平靜湖水一直丟石頭,跑出來一圈圈漣漪,形成共振效果;而一段15分鐘的簡報,至少要埋2至3個梗,才能攫取聽眾注意力。

 

放點:簡報結束前,要把原本熱烈激昂的情緒收回來,為聽眾濃縮整理講過的重點;結束前最後1分鐘,要將說話速度放慢、聲音放軟,留下空白時間思考;最後用關鍵句子做個有力的收尾,激發聽眾行動的決心。

 

製作投影片

先構思細節,文字保持精簡

 

有了吸睛的開場,接著就要需要好的簡報內容讓聽者不會神遊。但謝文憲提醒,「不要急著做投影片!」他認為,投影片只是溝通的工具,許多人卻反客為主,花太多心思在製作投影片上,反而容易被格式受限。

 

因此在製作投影片之前,最好在腦中構思所有的細節,內容包含了圖表、影片及文字;先將它們畫在便利貼上,然後再將其分組,釐清每個群組間的關係。等到完全確認內容後,最後一個流程才是坐在電腦前,將內容化為電子檔。

 

至於投影片的組成,他將其分為純文字、表格、統計圖、半圖半文字、全圖像與大字流6種類型。現在職場多以半圖半文字為主流,也就是先有一個主視覺圖案暗示主題,再逐段出現關鍵文字做解說。這種呈現在排列方式上,只要謹記「主角在左,配角在右」的原則;也就是如果圖片是該張投影片的重點,就排左邊,文字排右邊;反之亦然。

 

然而,由於簡報內容多元,不太可能整份都用半圖半文字呈現,多數時候仍是混搭使用,又有哪些要注意的地方?

 

謝文憲表示,不少人在做簡報時,為了讓資訊完整呈現,往往1張簡報塞入過多不同字體、顏色的文字,但過多重點就是沒有重點;而美國心理學家所做的一項研究表示,一張投影片平均只要出現29個字以上,觀眾就不會想看了。所以無論簡報是文字搭配圖像、表格或統計圖,注意字數不宜太多,只需把重點標出來即可。

 

現場呈現

善用肢體語言,增加吸睛效果

 

接下來是簡報現場時的表現。謝文憲指出,根據加州柏克萊大學的研究,影響人與人之間的第一印象包括以下幾個部分:55%是肢體語言與外型,38%是語調,7%是內容。由此可知,簡報者的肢體動作、目光接觸、手勢、音調與聽眾互動等,對簡報精彩程度有決定性的影響。

 

但多數簡報者最常犯的錯誤,就是眼睛盯著投影片或是手上的小抄,語氣平平的念著他想表達的內容;這樣索然無味的表達,一點也引不起聽眾的興趣。謝文憲建議,不妨參考政論節目裡的來賓,他們在音調運用、手勢與肢體表現上,常創造出一種媒體效果和對觀眾的吸引力,很有吸睛的效果。

 

此外,也可以多看TED的演講影片,觀摩演講者如何在有限的時間傳遞理念。他特別推薦陳畊仲與楊智鈞兩位醫師在TEDxTaipei的演講,前者口才不算流利,但懂得利用心臟按摩與通水管道具相比,形容台灣崩壞的醫療,讓人印象深刻;後者口條流利,將外科醫生比喻成即將絕種的動物,用溫暖情感元素打動人心。

 

最後,也是最關鍵的,那就是「練習、練習再練習」。謝文憲表示,除了少部分天資特別聰敏的人,大部分人都可以透過後天的練習提升簡報力,再透過一次又一次的上台實戰,逐漸克服上台的恐懼,假以時日,一定可以成為簡報高手。

 

 

6字口訣  輕鬆搞定簡報手勢

手勢可增強簡報時的說服力,謝文憲自己發明了一套「吾是衣食父母」(五是一石父母)的口訣,在任何簡報場合皆可派上用場。

「五」是張開手掌,點名台下聽眾或請教意見,例如:「陳經理」、「王經理」、「老闆您的看法是?」「那位穿白色衣服的同學您覺得呢?」增進與台下聽眾的互動。

「一」是伸出食指,重覆搖動,例如:「這個數字非常重要」、「繼續作下去,不然不可能」,用以強調事情的重要性。

「石」就是握緊拳頭,例如:「我們一定要努力!」「這個計劃非做不可!」通常用來表達內心情感;但注意此手勢需搭配堅定的表情,否則不夠到位。

 

 

謝文憲profile

出生:1968年

現職:陸易仕國際顧問公司總經理

學歷:逢甲大學企管系

成績:10年多來,為300家知名企業進行內訓、演講,《富比士》雜誌公布亞洲前50大最佳企業的授課講師。著有《行動的力量》、《說出影響力》等書。

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